Трудовая книжка есть у каждого работника, оформленного официально. Во время исполнения им трудовых обязанностей этот документ находится у работодателя и подлежит учету. Как проводится это мероприятие, и что представляет собой журнал учета трудовых книжек?

Что такое учет трудовых книжек

Есть несколько действий, которые работодатель вправе совершать с трудовыми книжками подчиненных сотрудников:

  1. Прием документа от работника, который вновь принят на работу.
  2. Заведение новой книги при ее отсутствии или потере.
  3. Внесение записи о характере работы, выполняемой сотрудником, а также о переводе, награждении.
  4. Хранение трудовой книжки в специально предназначенном месте в целях предотвращения порчи и хищения.
  5. Написание информации об увольнении сотрудника.
  6. Выдача трудовой бывшему сотруднику или его представителям (если работник умер).

Есть несколько пунктов, которые включает учет движения трудовых книжек на предприятии. Они актуальны даже несмотря на то, что в действующих нормах законодательства четкие определения отсутствуют:

  • регистрация документов, принятых от работников, вновь устроившихся на службу;
  • регистрация вновь заведенных трудовых для молодых специалистов;
  • фиксация факта нахождения книжки на руках у работодателя;
  • отражение того факта, что книжка выдана сотруднику в ходе прекращения действия трудового договора.

Необходимость ведения

Согласно общему порядку, установленному в законодательных нормах, во время прихода сотрудника на рабочее место он отдает трудовую книжку в отдел кадров. После этого работодатель вносит в документ соответствующую запись, подтверждающую факт приема в штат. Если ранее специалист нигде не работал, работодатель заводит на него трудовую книжку, а потом заполняет ее.

В соответствии с действующими законодательными нормами каждый работодатель обязуется учитывать сданные сотрудниками книжки, что прописано в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены в рамках Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Для выполнения этих действий используется специальный журнал. В него и вносятся все сведения по движениям трудовых.

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Нормативные акты

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязуется вести строгий учет трудовых книжек, принадлежащих наемным сотрудникам. В Постановлении Правительства РФ №225 сказано, что немаловажную роль играет изготовление трудовых и снабжение ими работодателей. В соответствии с этими правилами в организации должны вестись следующие документы:

  1. Приходно-расходная книга, в которой осуществляется учет бланков и вкладышей. Ведение осуществляется силами бухгалтерии. В документе прописывается число принятых бланков и отпущенных экземпляров.
  2. Книга учета движения заполняется специалистами отдела кадров предприятия.

Форма, которой должны соответствовать эти документы, установлена в рамках Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Правила и порядок заполнения

Документ должен содержать информацию обо всех перемещениях книжек, принадлежащих специалистам. В настоящее время принято применять унифицированный шаблон этого журнала, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года. В этой же бумаге содержится детальная инструкция по оформлению трудовых.

Типовой шаблон состоит из 13 граф. Именно их должен заполнять работодатель при любом перемещении документа. Стоит рассмотреть порядок внесения информации в них пошагово:

  • графа 1 содержит хронологический (порядковый) номер документа, подлежащего регистрации;
  • графы 2, 3, 4 нужны для указания даты, в которые конкретная книжка поступила к работодателю;
  • в графе 5 специалист по кадрам указывает ФИО работника целиком;
  • в графе 6 фиксируется номер и серия документа;
  • в графе 7 происходит отражение данных о должности владельца трудовой;
  • в графе 8 включена информация о структурном подразделении;
  • в графе 9 отражаются реквизиты документа, свидетельствующего о закреплении сотрудника в штат;
  • в графе 10 проставляется подпись кадрового специалиста;
  • в графе 11 информация указывается только при отсутствии трудового стажа, в ней указана полученная от работника сумма;
  • в графы 12 и 13 вносится информация в случае, если работник решил уволиться, и книжка возвращается владельцу.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец книги учета движения трудовых книжек
  • Форма журнала учета трудовых книжек

Инструкция по заполнению при приеме на работу

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  • титульный лист;
  • основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

ВАЖНО! Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Требования к заполнению

В п. 41 Правил, посвященных заполнению журнала учета трудовых книжек, указано, что листы книжки нумеруются и вкладыши также получают порядковые номера. Все элементы трудовой книжки шнуруются, заверяются подписью руководителя, скрепляются печатью или пломбой.

Ответа на вопрос о прошивке этот документ не содержит. Однако в любом случае кончики шнура должны быть свободными, чтобы провести опломбирование или установить печать.

На 2019 год найти сургучную печать проблематично, поэтому многие организации вместо нее на обратную сторону документа наклеивают листок, содержащий печать предприятия с указанием количества прошитых листов и даты. Но такой подход не гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.

Кто заполняет журнал

Заполнением документа занимается специалист, работающий в кадровой службе. Это может быть главный кадровик, его подчиненный, а также любое уполномоченное лицо.

Заполнение титульного листа

Оформление главного листа документа — функция ответственного за него сотрудника. В связи с длительным сроком эксплуатации документа, рекомендуется оформлять журнал в твердой обложке.

Подготовка журнала учета к эксплуатации предполагает такие процедуры:

  • пронумеровать страницы;
  • прошить журнал;
  • подписать;
  • опломбировать.

На титульном листе журнала указывается наименование предприятия, в точном соответствии с учредительными документами. Там же указывается тип собственности и форма предприятия.

При оформлении титульного листа индивидуальным предпринимателем, в соответствующей графе, вместо наименования предприятия указываются личные данные. Указывается форма собственности Индивидуального Предприятия. Важно полное соответствие указанной информации с паспортными данными и сведениями, указанными в процессе регистрации Индивидуального Предприятия.

На титульном листе необходимо указать срок хранения документа. Обозначить период нахождения журнала в организации можно, издав внутренний указ или акт. Срок хранения документа такого типа составляет от 50 до 75 лет.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки – образец бланка для заполнения вы можете скачать

Как прошить книгу учета

Прошивка книги способствует ее эффективной защите от всевозможного вредительства и изъятия листов со стороны недобросовестных наемных сотрудников. Процедуру должен выполнять строго ответственный и компетентный работник отдела кадров или другой службы, ответственной за ведение документа. Порядок действий следующий.

  1. На книге делаются проколы в количестве 2-3 штук. Для этого может использоваться шило или дырокол.
  2. Действовать нужно аккуратно, слева на книге, на ее полях.
  3. Расположение отверстий должно быть ровным, чтобы они шли как будто в линейку.
  4. Затем в них продевается нить, а листы скрепляются.
  5. Концы нитки при этом выводятся не в область титульного листа, а на обратную сторону, внутрь, к задней обложке.
  6. На них впоследствии ставится пломба или печать.

Дополнительная инструкция по прошивке представлена ниже на видео.

Как зарегистрировать книгу доходов

В Порядке № 579 написано, что предприниматель выбирает, как вести книгу учёта доходов: на бумаге или в электронном виде. По факту доступен только бумажный вариант, сервис для ведения электронной пока не разработан (консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегория 107.07).

Купить книгу можно в канцелярском или интернет-магазине. Стоит она порядка 15 гривен. Перед заполнением книгу обязательно нужно зарегистрировать в налоговой, это бесплатно, но займёт несколько дней.

Перед регистрацией нужно заполнить титульный лист книги и пронумеровать страницы. Сейчас книги продаются уже прошитые, возможно, нужно будет наклеить на нить с обратной стороны прямоугольный лист бумаги — на нём в налоговой распишется начальник ГНИГосударственная налоговая инспекция, поставят количество страниц и печать. Это делают, чтобы нельзя было вырвать листы.

После этих манипуляций отдайте книгу в налоговую вместе с заявлением на имя начальника.

Обычно забрать зарегистрированную книгу можно через день-два, но процесс может затянуться и на неделю — сроки в законодательстве не прописаны, поэтому всё зависит от конкретной налоговой.

Зарегистрировать можно только одну книгу, никаких запасных вариантов.

Как отражать в книге доход в валюте

Если работаете с иностранными контрагентами и получаете выручку в валюте, заполнять книгу надо так:

  • запись делаете на дату поступления денег на валютный счёт;
  • сумму включаете в доход в гривнах по официальному курсу НБУ, который действовал в день поступления денег на валютный счёт.

Даже если продадите эту валюту позже и дороже — положительная разница не будет считаться вашим предпринимательским доходом и в книгу эту сумму записывать не надо.

Валютные операции у ФЛП

Норму об обязательной продаже 30% валютной выручки при поступлении на распределительный счёт, НБУ отменил с 20.06.2019 г.

Как учитывать доход посредника

Если получили деньги по посредническому договору (поручения, комиссии, транспортного экспедирования или агентскому), в книге учёта доходов записать надо всю сумму (письмо ГУ ГФС в Одесской области от 04.04.2018 г. № 1362/ІПК/15-32-13-01-09). Но в декларации по единому налогу отразить только сумму полученного вознаграждения за услугу посредника.

Вознаграждение по договорам комиссии

Вообще лучше избегать посреднических договоров, по которым вы самостоятельно оставляете себе сумму полученного вознаграждения. Такой доход налоговая может признать неденежным (бартером), запрещённым на ЕНЕдиный налог.

Прописывайте в договоре, что получаете только вознаграждение, тогда многие вопросы у налоговиков отпадут.

Как в книге оформлять возвраты

Бывает, что покупатель или заказчик требует вернуть ранее оплаченные деньги за товар или предоплату за услугу. А вы уже зафиксировали эту сумму в книге. Для таких ситуаций предусмотрены графы 3 «Сумма возвращённых денег за товар (работы, услуги) и/или предоплаты» и 4 «Скорректированная сумма дохода».

В день возврата денег внесите в графу 3 эту сумму денег, минус ставить не нужно.

А в графе 4 укажите разницу между суммой выручки за день, в который сделали возврат, и возвращенной покупателю суммой (от суммы в графе 2 отнимают сумму в графе 3).

Сумма возврата превысила выручку. В графе 4 поставьте прочерк, налоговики запрещают заполнять графы 4 и 6 с минусом (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

В день возврата выручки не было. Графу 4 не заполняете. Суммы возвратов учтутся в итогах за месяц, их надо будет вычесть из общей суммы дохода.

Надо вернуть оплату покупателю, которую учли в доходах за прошлый квартал, и уже подали декларацию за этот период, то в квартале, когда вернули деньги, надо уменьшить доход на сумму возврата.

Как оформлять возвраты

Как заполнить КУДиР

Предприниматели на УСН доходы заполняют титульный лист, раздел I и раздел IV. Книга ведётся на русском языке. Все суммы указываются в рублях и копейках.

Титульный лист

  1. Отчётный год
  2. ФИО
  3. Ваш ИНН
  4. Объект УСН
  5. Адрес места жительства
  6. Расчётный счёт и наимено­вание банка
  1. Укажите год, на который заведена книга.
  2. Укажите фамилию, имя и отчество.
  3. Укажите ваш ИНН.
  4. Укажите объект налогообложения — доходы.
  5. Укажите адрес регистрации по месту жительства.
  6. Укажите номер расчётного счёта и наименование банка.

Раздел I

В разделе I указываются все доходы, полученные предпринимателем, в хронологическом порядке. Каждая операция — на отдельной строке, по каждому кварталу заполняется отдельная таблица.

  1. Номер операции
  2. Дата и номер платёжного поручения
  3. Сумма дохода
  4. Общая сумма доходов за квартал
  1. Укажите порядковый номер операции. Нумерация по всем таблицам сквозная (например, если в 1 квартале было 12 операций, то номер первой операции во 2 квартале должен быть 13).
  2. Укажите дату и номер документа, которым подтверждается получение дохода (например, платёжного поручения).
  3. Укажите содержание операции. Обычно содержание совпадает с назначением платежа, указанным в платёжном поручении.
  4. Укажите сумму дохода. Доходы отражаются в КУДиР на дату поступления денег на расчётный счёт.
  5. Укажите общую сумму доходов за квартал.
  6. При заполнении таблицы за второй и последующие кварталы укажите общую сумму доходов за полугодие, 9 месяцев, год (нарастающим итогом).
  7. Справку к разделу I заполнять не нужно.

Раздел IV

В разделе IV указываются страховые взносы, уплаченные в течение года, в хронологическом порядке. Каждый платёж — на отдельной строке.

  1. Отчётный год
  2. Номер операции
  3. Дата и номер платёжного поручения
  4. Период оплаты
  5. Сумма оплаты
  6. Итого по строке
  7. Итого за квартал (отчётный период)
  8. Итого за год
  1. В шапке раздела укажите год.
  2. Укажите порядковый номер операции. Как и при заполнении предыдущего раздела, нумерация по всем кварталам сквозная.
  3. Укажите дату и номер платёжного поручения или квитанции об уплате страховых взносов.
  4. Укажите год, за который были уплачены взносы.
  5. Укажите сумму уплаченных взносов. Для взносов в ПФР — в графе 4, для взносов в ФФОМС — в графе 6.
  6. В графе 10 укажите итоговую сумму по каждой строке.
  7. В строках Итого укажите итоговую сумму за каждый квартал и отчётный период (полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом).
  8. Укажите общую сумму уплаченных взносов за год.

Ответственность за нарушение правил учёта

За отсутствие КУДиР или неправильное отражение в ней операций может быть наложен штраф от 10 до 30 тыс. руб. или, если это привело к занижению налога по УСН, в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 тыс. руб.

За непредставление по требованию налоговой КУДиР для проведения проверки может быть наложен штраф 200 руб.

Как отражать запрещённый на ЕН доход

Графа 7 «Доход, облагаемый по ставке 15 %» заполняется, если нарушили условия пребывания на едином налоге. В графе «вид дохода» нужно указать цифру от 1 до 5:

  • «1» — превысили лимит годового дохода для вашей группы. В эту графу записываете только сумму превышения. Напомним ограничения: 1-я группа — 300 тыс. грн, 2-я — 1,5 млн грн, 3-я — 5 млн грн;
  • «2» — если получили доход по КВЭД, которые не внесли в реестр плательщиков ЕН;
  • «3» — использовали неденежные расчёты, такие как бартер, взаимозачёт и пр. Записываете стоимость товаров или услуг;
  • «4» — доход от запрещённых на упрощёнке видов деятельности;
  • «5» — доход от видов деятельности, которыми запрещено заниматься на 1–2-й группах ЕН.

Такой запрещённый доход облагается ЕН по ставке 15 % (пп.пп. 1–5 п. 293.4 НКУ).

Чем нельзя заниматься на едином налоге

Так выглядит заполненная книга предпринимателя 2-й группы ЕН, который получает оплаты наличными и на счёт.

02.10.2019 — ФЛП получил на счёт оплаты от двух покупателей на 5 тыс. грн и 3,5 тыс. грн, доход за день — 8,5 тыс. грн, его и вносим в книгу;

05.10.2019 — на счёт поступила предоплата 3 тыс. грн, оплата наличными — 2 тыс. грн. Записи делаются отдельными строками.

10.10.2019 — получил 4 тыс. грн за реализацию товара; вернул покупателю 1 тыс. грн, которую получил ранее как предоплату;

18.10.2019 — обнаружил, что забыл внести 500 грн, которые поступили на счёт 03.10;

24.10.2019 — без оплаты получил товары на 2 тыс. грн;

30.10.2019 — на счёт ФЛП получил 1,5 тыс. грн за аренду точки, по коду КВЭД 68.20Предоставление в аренду и эксплуатацию собственного или арендованного недвижимого имущества. Это считается нарушением — доход от осуществления видов деятельности, не внесённых в реестр плательщиков ЕН, с этого дохода придётся уплатить 15 % ЕН.

Ошибки в книге доходов

Заполняйте книгу аккуратно и разборчиво — ручкой c тёмными чернилами, зачеркивать запись нельзя.

А если что-то нужно исправить, сделайте запись в новой строке с минусом или с положительным значением и поставьте рядом подпись (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

Бывает, что предприниматель находит ошибку, когда уже подвёл итоги за месяц или квартал, исправить нужно так.

Неправильную запись и строку с «итого» оставляете как есть и ничего не зачёркиваете.

Делаете правильную запись в новой строке, указываете сумму с положительным или отрицательным значением.

Подбиваете итог ещё раз.

В графы 4 «скорректированная сумма дохода» и 6 «всего» нельзя вносить суммы с минусом, такое требование налоговики аргументируют тем, что записи в книгу вносите по итогам рабочего дня, и эти значения не могут быть с минусом (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07).

Регистрация новой книги учёта

У кого должна находиться книга

Книга учёта доходов хранится у предпринимателя. У вас может быть несколько магазинов или офисов в разных городах, книги там может и не быть, но если к вам пришли с проверкой, по требованию проверяющих вы обязаны её предоставить.

Заполнять книгу учёта предприниматель должен самостоятельно (консультация в ЗІР, подкатегория 107.07). Но по факту ФЛП часто делегирует эту обязанность жене, бухгалтеру или работнику, который отвечает за учёт.

Мы рекомендуем контролировать этот процесс, чтобы избежать ситуаций, когда бухгалтер-аутсорсер возвращает книгу учёта, в которой нет половины записей и в целом заполненную кое-как.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Где приобрести

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

Сколько хранить

Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.

Печать или пломба

Печать является сложной, т. к. в ней присутствуют очевидные недостатки: проблемы в изготовлении, большой объем, хрупкость. Тип пломбы, используемый на практике, с точки зрения законодательства не установлен. Поэтому ответственный специалист может выбрать тот вариант, который подходит ему больше всего. Основная цель применения пломбы заключается в обеспечении защищенности документа от доступа сторонних лиц.

Наиболее простой способ оформления документации – бумажная пломба. Ее использование подразумевает закрепление и приклеивание концов нити посредством маленького листа бумаги, проставление печати. Поскольку книга будет фактически применяться в течение продолжительного времени, можно использовать иные варианты пломбы, например, из пластика, металла, пленки.

Особенности подписания документа

Окончательная (завершающая) подпись проставляется именно силами руководителя организации, а не кадровика. Документ должен включать следующие сведения:

  • количество листов;
  • должность лица, подписавшего документ;
  • его подпись, ФИО.

По окончании нужно отметить, какое количество листов пронумеровано и прошнуровано, а также указать имя ответственного лица – директора.

Ответственность и штрафы за отсутствие журнала учета трудовых книжек и вкладышей

Отсутствие на предприятии используемого документа карается начислением штрафа, которым выражается административная ответственность, предусмотренная ст. 5.27 КоАП РФ.

Государственные инспекторы по труду особое внимание уделяют изучению этого документа. Поэтому если в ходе проверки будут обнаружены погрешности, это станет поводом для начисления штрафа. Во избежание негативных последствий в виде наказаний работодатель должен соблюдать все нормы законодательства РФ и вести книги правильно.

Где происходит регистрация трудовых книжек

В качестве базового инструмента контроля этой документации выступает книга учета. На практике она имеет альтернативное название – регистрационный журнал или реестр. Важность и необходимость ее ведения предусмотрена в п. 49 Правил.

Ознакомиться с особенностями формы документа можно в Приложении №3, оформляемом к Инструкции. Все действия, связанные с трудовыми книжками, должны осуществляться исключительно ответственным лицом, которое назначается для этих целей специально на основании приказа руководителя.

По какой форме ведется документ

Данная учетная книга оформляется и заполняется в соответствии с формой, которая утверждена Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Работодатель имеет право на самостоятельное изготовление журнала учета с использованием собственных предпочтений. Также можно приобрести готовый бланк, распечатанный в типографии.

Наниматель имеет право самостоятельно решать, как организовать учет. Он должен руководствоваться личными возможностями и предпочтениями. Главное, о чем следует помнить – соответствие журнала форме, установленной на законодательном уровне. Немаловажную роль играет соблюдение требований к заполнению, которые установлены нормами действующего законодательства.

Таким образом, ведение журнала учета трудовых книжек – обязательное мероприятие, производимое кадровыми специалистами всех организаций, по определенным правилам.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ — ниже на видео.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *