Приходные и расходные ордера — это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

  • нумерация должна быть сквозной;
  • нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

Кассовая книга

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

  • касса,
  • для документов,
  • для кассовых документов.

Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

  • 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Нормативные документы:

  • Закон от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996);
  • приказ Минстата от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении форм первичных документов по учету сырья и материалов» (далее – Приказ № 193);
  • Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов, утвержденные приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2 (далее – Методрекомендации № 2);
  • Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Движение товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), то есть их поступление, использование и выбытие, должно оформляться первичными документами. Типовые формы таких документов утверждены Приказом № 193. Хотя предприятие может использовать и самостоятельно разработанные формы, взяв за основу типовые формы. При этом нужно помнить, что самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные для первичного документа ст. 9 Закона № 996, и Положением № 88.

В консультации мы рассмотрим порядок заполнения типовых форм, утвержденных Приказом № 193.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.

Внутреннее перемещение запасов

Внутреннее перемещение запасов также требует соответствующего документального оформления. Для этого используется, в зависимости от ситуации, один из нижеуказанных документов.

1. Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11). Как мы уже отмечали в таблице, накладная предназначена для учета движения запасов внутри предприятия, а также она оформляется в случае отпуска ТМЦ хозяйствам предприятия, расположенным за его территорией. Тогда накладная заполняется на основании нарядов
и других документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов.

2. Лимитно-заборная карточка (типовые формы № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а).

Отметим, что:

  • типовая форма № М-8 применяется при многоразовом отпуске материалов с одним номенклатурным номером на один месяц;
  • типовая форма № М-9 – при четырехразовом отпуске лимитированных материалов, которые относятся на один вид затрат (заказ на один месяц и на разные виды расходов, заказов);
  • типовые формы № М-28 и № М-28а – при отпуске материалов в строительстве.

Лимитно-заборные карточки заполняются отделом поставок или плановым отделом при движении запасов на складе в двух экземплярах: один до начала месяца передается в цех (участок) – потребителю материалов, второй – на склад или в кладовую цеха.

Материалы отпускаются в производство со склада после предъявления представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карточки. Кладовщик указывает в обоих экземплярах карточки дату и количество отпущенных материалов, затем определяет остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. При этом в лимитно-заборной карточке цеха расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карточке склада – представитель цеха.

3. Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (типовая форма № М-10). Составляется отделом поставок или плановым отделом при отпуске материалов сверх установленного лимита или при замене материалов по разрешению директора, главного инженера или других уполномоченных лиц предприятия. Акт заполняется в двух экземплярах: один передается в цех (участок) – получателю материалов, второй – на склад или в кладовую цеха.

Материалы отпускаются в производство со склада после предъявления акта получателем (представителем цеха). Кладовщик указывает в обоих экземплярах акта дату и количество отпущенных запасов и определяет остаток. В акте цеха расписывается кладовщик, в акте склада – представитель цеха.

Будьте внимательны! Сверхлимитный отпуск материалов и замена одного материала другим допускается только с разрешения директора предприятия, главного инженера или уполномоченного лица.

Пример 2

Со склада предприятия ООО «Турист» 25.02.19 г. передано в цех 1 000 м брезента для изготовления палаток из давальческого материала. При выдаче материалов на давальческий заказ открыта лимитно-заборная карточка типовой формы № М-9 (см. фрагмент 4).

После изготовления палаток составлен Отчет о фактическом расходовании давальческого сырья (см. фрагмент 5), в котором отражены результаты пошива изделий (отчет составляется в произвольной форме).

Как заполнить указанные документы – см. в конце консультации.

Другие документы по операциям с запасами

Для регистрации приходных и расходных документов, которые передаются в бухгалтерию, составляется Реестр приемки-сдачи документов (типовая форма № М-13). Реестр заполняется материально ответственным лицом в одном экземпляре и передается в бухгалтерию вместе с документами.

На каждый номенклатурный номер материальных ценностей заполняется Материальный ярлык (типовая форма № М-16), который характеризует материалы каждого номенклатурного номера. Ярлык составляется в одном экземпляре, прикрепляется в месте хранения материальных ценностей и служит для них паспортом.

После окончания месяца материально ответственные лица подают в бухгалтерию Материальный отчет (типовая форма № М-19), к которому прилагаются все первичные документы по приходу и выдаче материалов.

Источник: «Баланс» № 19, который вышел из печати 04.03.19 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *