Журнал выдачи расчетных листков — это сводный регистр, в котором работодатели могут вести учет выданных расчетных листков и собирать подписи работников, подтверждающие факт получения «расчеток». Расскажем, какую информацию должен содержать этот документ и сколько времени его надо хранить.

Согласно статье 136 ТК РФ, работодатели должны передавать сведения о заработной плате работникам в письменной форме — выдавать работникам расчетные листки. Статья ТК регламентирует и их содержание.

Содержание

Ответственность нанимателя за невыдачу расчетного листка

В связи с тем, что выдача расчетных листков — это обязанность работодателей, то нарушение грозит штрафными санкциями:

  • для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней;
  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей (на основании п.1 ст. 5.27 КоАП).

Если допущено повторное нарушение, то на должностное лицо может быть наложен штраф, который запрещает заниматься предпринимательской деятельностью сроком до трех лет.

Работодатель имеет право не хранить расчетные листки. Но вести журнал выдачи этого документа все же необходимо, ведь его могут потребовать сотрудники трудовой инспекции в случае проверки.

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

ВАЖНО! Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф любые, но эти указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

ВАЖНО! Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

  • экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
  • быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
  • просто: не требуется искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

Что такое расчетный лист по зарплате?

Расчетный лист является документом, в котором работодатель информирует сотрудника о полученной зарплате, а также о произведенных удержаниях с нее. Кроме того, в документе отражают сумму подоходного налога и некоторые другие данные, (например, премии за выслугу лет).

Расчетный лист — это выписка, которая должна быть выдана работнику при получении зарплаты. На основании Трудового кодекса РФ, любая организация или предприятие обязаны сопровождать выдачу заработной платы сотрудникам расчетным листком.

Разъяснения Минтруда в письме от 21.02.2017 № 14–1/ ООГ-1560

В письме от 21.02.2017 № 14–1/ ООГ-1560 Минтруд дает разъяснения относительно выдачи расчетных листков в электронной форме путем рассылки на email-адреса работников организации. Нужно отметить, что чиновники взяли за основу решения судов.

Они посчитали, что работодателю обязательно закрепить порядок выдачи расчетных листков в локальных нормативных актах своей организации. Таким образом, если в нормативном акте организации будет закреплен порядок выдачи расчетных листов в электронной форме, то наниматель может, не боясь штрафа, рассылать документ на электронные адреса работников.

При этом в Минтруде заявили, что расчетные листы отменены. Но если работодатель и работники решат, что бумажная форма документа более удобна, то ее можно использовать.

Пояснения Минтруда об оформлении расчетных листов — в документе № 14–1/ ООГ-1560 от 21.02.2017. с которым можно ознакомиться здесь:

Налоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»

Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

Отделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М

Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

В ПБУ «Учетная политика» внесены изменения

С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Недобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности

Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

Суточные разъездным работникам: начислять ли НДФЛ и взносы

Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, то суммы выдаваемых ему суточных не облагаются ни взносами, ни НДФЛ в полном объеме, а не только в пределах общего лимита.

Затраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль

Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

В целях налога на прибыль дата предъявления «первички» — это дата ее составления

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Расчетный листок по заработной плате: бланк (образец)

Актуально на: 19 мая 2017 г.

Работодатель обязан информировать работника о его заработной плате при ее выплате (абз. 1 ч. 1 ст. 136 ТК РФ ). Делается это путем вручения расчетного листка, о форме которой расскажем в нашей консультации.

Форма расчетного листка

Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка. В ТК РФ указано, что работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ ).

Расчетные листки

Документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:

  • сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
  • сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
  • размер и основания, произведенных удержаний;
  • итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.

Несмотря на то что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно. Существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике.

Уклонение от выдачи «расчеток» может повлечь наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ. Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру грозит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания будет варьироваться в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.

Журнал регистрации выдачи расчетных листков: образец

В связи с тем, что невыдача «расчеток» жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий: они ведут журналы учета выдачи расчетных листов, предназначенные для фиксации факта передачи этого документа работнику.

Законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала не существует. Но есть рекомендации практиков: журнал вести и включить в него сведения, упорядоченные в виде таблицы:

  • порядковый номер сотрудника;
  • ФИО;
  • дата выдачи «расчетки»;
  • должность сотрудника;
  • подпись.

В шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя и период, за который выдаются документы. Внизу учетный регистр заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу.

Рекомендуем готовый журнал учета выдачи расчетных листков (образец) скачать, добавить свои реквизиты и пользоваться им работе.

Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму расчетно-платежной ведомости Т-49 (ОКУД 0301009), в которую вносят недостающие столбцы — дату выдачи «расчетки» и подпись. Иногда для подтверждения факта получения листка работодатели используют бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.

Выдача и хранение «расчеток»

Для оптимизации выдачи этого документа на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. Там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место (например, в бухгалтерию), и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.

Расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  • Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  • Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  • Лицевой счет (форма № Т-54)
  • Лицевой счет (форма № Т-54а)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  • о количестве дней (часов) неявок (явок);
  • о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  • Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  • Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
  • Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

Как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  • Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  • Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого
  • ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  • трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  • расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  • больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
  • приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  • оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
  • исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Заказать услугу

Кто отвечает за организацию бухучета в учреждении

Как определено ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», вопросы организации бухучета на предприятии, в учреждении, организации (далее – учреждение) относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) согласно законодательству и учредительным документам.

Ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее 3 лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство учреждением.

Учреждение самостоятельно разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов. Поэтому в приказе об организации бухучета учреждения нужно предусмотреть (разработать) все необходимые бланки и формы для аналитического учета начисленной и выплаченной зарплаты с обязательным отражением метода, который применяется: ручной или с помощью программного обеспечения (далее – ПО). При наличии компьютерной программы необходимо указать ее название.

Рассмотрим подробнее типовые формы № П-6 и № П-7, ведь именно за их составление отвечает бухгалтер учреждения.

Типовые формы № П-6 и № П-7

В левой части этих форм отражаются суммы начисленной зарплаты по видам оплат, все доплаты, премии, пособия и т. п., а в правой – удержания по их видам (выданный аванс, ЕСВ, НДФЛ, профсоюзные взносы, алименты, авансы в банк и т. п.) и суммы к выплате по каждому табельному номеру и в целом по структурному подразделению или учреждению.

Как было указано выше, учреждение имеет право самостоятельно разработать необходимые формы, утвердив их приказом (распоряжением) руководителя.

Обратите внимание: во время разработки форм, которые будут применяться для начисления зарплаты, нужно соблюдать требования типовых форм № П-6 и № П-7, а именно: отраженная в них информация должна давать возможность идентифицировать каждого работника и содержать данные об осуществленных ему выплатах и удержаниях.

Заметим, что типовая форма № П-6 по содержанию очень похожа на ранее действовавшую типовую форму № П-52, а типовая форма № П-7 – на типовые формы № П-49, № П-50, № П-51.

Итак, эти формы можно принять за основу для разработки собственной, назовем ее, например, расчетной ведомостью. Каким бы методом вы не рассчитывали зарплату, ручным или с помощью ПО, вы все равно используете для этого одну и ту же информацию, но фиксируете ее разным путем.

Информация, которая подлежит отражению при начислении зарплаты

Прежде всего для идентификации работников мы заносим следующие данные:

  • управление, отдел, подразделение;
  • идентификационный номер;
  • табельный номер;
  • Ф. И. О.;
  • должность, категория.

В части начисления отражению подлежит следующая информация по каждому работнику отдельно (см. таблицу).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/44796-0

Фонд
основной зарплаты

Фонд
дополнительной зарплаты

Прочие
поощрительные
и компенсацион-
ные выплаты

Прочие выплаты, которые
не относятся
к фонду
оплаты труда

1. Тарифная ставка, должностной оклад.

2. Комиссионные
от реализации продукции.

3. Гонорар, авторское вознаграждение штатным работникам.

4. Оплата труда за время пребывания
в командировке.

5. Оплата за профессиональное обучение других работников.

6. Стоимость продукции, выданной работникам при натуральной форме оплаты труда.

7. Прочие виды начислений

1. Процентные или комиссионные вознаграждения.

2. Оплата работы в сверхурочное время, праздничные и нерабочие дни.

3. Оплата дней отдыха.

4. Индексация заработной платы.

5. Компенсации работникам в связи с нарушением сроков выплаты зарплаты.

6. Расходы на бесплатный проезд.

7. Стоимость форменной одежды.

8. Отпускные за текущий месяц.

9. Отпускные за следующий период.

10. Другие начисления за неотработанное время (простой, медосмотр и пр.).

11. Доплата за совмещение профессий.

12. Доплата за расширение зоны обслуживания или увеличение объема работ.

13. Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

14. Доплата за работу в тяжелых и вредных и особо тяжелых и особо вредных условиях труда.

15. Доплата за интенсивность труда.

16. Доплата за работу в ночное время.

17. Доплата за руководство бригадой.

1. Вознаграждения и поощрения, имеющие разовый характер.

2. Материальная помощь, имеющая систематический характер.

3. Выплаты социального характера.

4. Прочие поощрительные
и компенсационные выплаты

1. Пособия и другие выплаты, которые осуществляются за счет средств фондов государственного соцстрахования.

2. Оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет средств предприятия.

3. Дивиденды, проценты, выплаты по паям.

4. Расходы на командировку.

5. Материальная помощь разового характера.

6. Взносы предприятий на медицинское и пенсионное страхование работ-
ников.

7. Прочие виды начислений

18. Доплата за высокое профессиональное мастерство.

19. Доплата за классность водителям транспортных средств.

20. Доплата за высокие достижения в труде.

21. Доплата за выполнение особо важной работы на определенный срок.

22. Доплата за знания и использование в работе иностранного языка.

23. Доплата за допуск к государственной тайне.

24. Доплата за дипломатические ранги, персональные звания служебных лиц, ранги госслужащих, квалификационные классы судей.

25. Доплата за ученую степень.

26. Доплата за нормативное время передвижения в шахте.

27. Доплата за работу на территориях радиоактивного загрязнения.

28. Прочие надбавки и доплаты.

29. Прочие виды начислений

Как видим, в части начислений отражается большой объем информации, поэтому для упрощения формы каждое учреждение должно оставить в ней те виды начислений, которые применяются в этом учреждении.

В части удержаний отражению подлежит следующая информация:

1. Выдано за первую половину месяца (аванс).

2. Взносы на общеобязательное государственное социальное страхование:

  • в Пенсионный фонд;
  • в Фонд занятости;
  • в ФСС;
  • НДФЛ;
  • профсоюзные взносы;
  • алименты;
  • аванс в банк;
  • касса (подлежит выдаче).

Получив типовую форму № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», бухгалтер переносит указанные в ней данные в расчетную ведомость и на их основании начисляет зарплату работникам учреждения.

Выплата зарплаты

Сроки выплаты

Сроки и периодичность выплаты зарплаты работникам определены в ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда».

Зарплата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором или нормативным актом работодателя, согласованным с профсоюзной организацией или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Срок выплаты зарплаты – не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позже 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата.

Итак, предельные сроки выплаты зарплаты – нe позже 22-го числа за первую половину текущего месяца и не позже 7-го чиcла следующего месяца – за вторую половину.

Важно: если день выплаты зарплаты совпадает с выходным, праздничным или нерабочим днем, зарплата выплачивается накануне.

Обратите внимание: размер зарплаты за первую половину месяца определяется колдоговором или нормативным актом работодателя, согласованным с профсоюзом, и не может быть меньше, чем оплата за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника. То есть аванс должен составлять не менее 50 % ставки (оклада) работника за этот месяц. При начислении аванса не учитываются надбавки, премии и другие доплаты, предусмот­ренные законодательством, выплата которых может осуществляться в сроки, установленные для выплаты зарплаты по итогам месяца.

Выплата зарплаты на банковские платежные карточки

Бюджетные учреждения и организации могут выплачивать зарплату как через кассу учреждения, так и с помощью личных банковских карточных счетов работников. Второй способ более удобный и выгодный и для бюджетного учреждения, и для работников, ведь:

  • учреждение отказывается от инкассации средств в части зарплаты, очередей возле кассы в дни ее выдачи и не несет расходов, связанных с выдачей зарплаты;
  • работники могут не выходить на работу в дни выдачи зарплаты (находясь, например, в отпуске, на больничном, имея выходной), с помощью карточки могут осуществлять покупки в магазине и использовать средства по собственному усмотрению.

На текущие счета в национальной валюте физ­лиц-резидентов зачисляются следующие средства (п. 7.10 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, далее – Инструкция № 492):

  • оплата труда, государственная помощь и социальные выплаты, которые осуществляются за счет средств фондов общеобязательного государственного социального страхования, материальная помощь работникам, возмещение расходов собственных средств в командировке, авторские гонорары, премии, призы, полученные от юрлица-резидента и представительства юрлица-нерезидента (в том числе наличные средства, полученные в Украине как авторское вознаграждение, при условии предъявления авторского договора (договора о передаче права на использование произведения), заключенного согласно ст. 33 Закона от 23.12.93 г. № 3792-XII «Об авторском праве и смежных правах», и свидетельства о регистрации авторского права на произведение согласно ч. 5 ст. 11 этого Закона, копии которых уполномоченный работник банка должен направить в документы дня банка);
  • доход (прибыль), полученный от осуществления предпринимательской деятельности на территории Украины, перечисленный с собственного текущего счета, открытого для осуществления предпринимательской деятельности, после уплаты налогов, сборов и других платежей, предусмотренных законодательством;
  • возмещенные/направленные Фондом гарантирования вкладов физических лиц при осуществлении процедуры ликвидации банка;
  • возмещение ущерба, причиненного работникам вследствие увечья;
  • за реализованное собственное имущество, за исключением средств, полученных от осуществления инвестиций в Украину;
  • полученные в порядке наследования;
  • полученные на основании решений судов или решений других органов (должностных лиц), которые подлежат принудительному испол­нению;
  • возвращенные излишне уплаченные суммы налогов и сборов;
  • возмещение страховых сумм;
  • за погашенные именные сберегательные (депозитные) сертификаты банка, в котором открыт этот счет;
  • с собственных текущих и вкладных (депозитных) счетов, открытых для собственных нужд;
  • перечисленные с собственных инвестиционных счетов;
  • от продажи на МВРУ инвалюты с собственного текущего валютного счета;
  • средства, которые были ранее сняты наличностью владельцем со счетов и не использованы. Такие средства могут быть зачислены на этот счет в сумме, не превышающей ранее снятой, и только до окончания действия открытой визы, а в случае безвизового въезда в Украину – до окончания срока законного пребывания в Ук­раине;
  • средства, которые были ранее ошибочно (излишне) перечислены с этого счета. Указанные средства зачисляются на этот счет в сумме, не превышающей ранее перечисленной;
  • возвращенные согласно договору, которые были ранее размещены в банках на условиях субординированного долга;
  • сумма процентов, начисленных по остатку средств на собственном текущем и вкладном (депозитном) счетах.

Обратите внимание: наличность зачисляется на счет при наличии подтверждения источников происхождения этих средств (копии подтверждающих документов остаются в документах дня банка).

С текущих счетов в национальной валюте физ­лиц-резидентов по распоряжению владельца или по его поручению проводятся следующие операции (п. 7.11 Инструкции № 492):

  • выдача средств наличностью;
  • выдача платежных документов для осуществления безналичных расчетов;
  • перечисление с целью осуществления расчетов за покупку товара, получение услуг на территории Украины;
  • уплата налогов и сборов;
  • уплата страховых и членских взносов;
  • осуществление платежей по возмещению расходов судебным, следственным, нотариальным и другим полномочным органам;
  • перечисление на текущий или вкладной (депозитный) счет другого физлица;
  • перечисление на собственные текущие (в т. ч. инвестиционные) и вкладные (депозитные) счета;
  • перечисление за покупку инвалюты на МВРУ с целью ее перевода за границу согласно нормативно-правовому акту НБУ, регулирующему осуществление за пределы Украины переводов физлиц по текущим валютным неторговым операциям;
  • перечисление для осуществления расчетов за именные сберегательные (депозитные) сертификаты этого банка;
  • возврат ошибочно (излишне) полученных средств. Указанные средства перечисляются с этого счета в сумме, не превышающей ранее полученную;
  • перечисление средств для размещения в банках Украины на условиях субординированного долга с дальнейшим учетом этих средств в капитал банка;
  • перечисление благотворительного взноса на текущий счет благотворительной организации.

Выбор банка для зарплатного проекта

Согласно Порядку проведения конкурсного отбора банков, через которые осуществляется выплата пенсий, денежной помощи и заработной платы работникам бюджетных учреждений, утвержденному постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1231, Минфин проводит заседание конкурсной комиссии по определению уполномоченных банков, через которые будут выплачиваться пенсии, денежная помощь и зарплата бюджетникам.

Итак, бюджетному учреждению необходимо выбрать банк, с которым оно заключит договор на обслуживание зарплатного проекта. При этом следует учесть:

  • стоимость обслуживания этого проекта;
  • стоимость услуг за обслуживание карточных счетов работников;
  • количество отделений и банкоматов и их расположение в местности, где находится учреждение;
  • желание работников доверять тому или иному банковскому учреждению.

Чтобы предотвратить возникновение конфликтных ситуаций, рекомендуем вам проанализировать вышеперечисленные показатели наиболее удобных, на ваш взгляд, банков и на общем собрании путем голосования выбрать именно тот банк, который устроит большинство работников. Результаты голосования необходимо отразить в протоколе общего собрания.

Определенное количество работников все-таки может настаивать на выборе другого банка, и на это они имеют право. Однако они должны выбрать банк лишь из перечня победителей конкурса, определенного Минфином на соответствующий период.

После выбора банка учреждению надо подготовить и подать пакет документов для заключения договора о расчетном кассовом обслуживании при выдаче зарплаты с использованием пластиковых карточек (зарплатный проект). В договоре прописываются права, обязанности и ответственность сторон, в том числе и порядок выдачи зарплаты работникам с использованием карточек.

Требования к пакету документов и порядок обслуживания собственных клиентов банки разрабатывают самостоятельно на основании действующего законодательства, поэтому они могут отличаться в зависимости от выбранного банка.

Условия получения работниками пластиковых карточек тоже разные, поэтому при подписании зарплатного проекта нужно указать удобный способ их получения. Главное – предоставить банку корректную информацию о работниках: Ф. И. О., идентификационный и табельный номера.

Обслуживание зарплатного проекта

В сроки, определенные договором между банком и учреждением, на основании платежного поручения орган Госказначейства зачисляет на банковский счет наличность для выплаты зарплаты.

В согласованные с банком сроки учреждение передает банку ведомость распределения зарплаты, которая должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать работников (это может быть Ф. И. О., табельный номер, идентификационный номер, номера пластиковых карточек). На основании полученной ведомости и средств банк зачисляет зарплату на индивидуальные карточные счета работников.

Контроль за объемом начисленной зарплаты

Согласно ст. 23 Бюджетного кодекса (далее – БК) какие-либо бюджетные обязательства и платежи из бюджета осуществляются только при наличии соответствующего бюджетного назначения, если иное не предусмотрено законом о Госбюджете Украины.

Внимание! Руководители бюджетных учреждений содержат численность работников, военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава, полицейских и осуществляют фактические расходы на зарплату (денежное обеспечение), включая расходы на премии и другие виды поощрений или вознаграждений, материальную помощь, только в пределах фонда зарплаты (денежного обеспечения), утвержденного для бюджетных учреждений в сметах (ст. 51 БК).

Поэтому нужно тщательно отслеживать объем начисленных обязательств по зарплате и при необходимости вносить предложения относительно сметы учреждения с учетом требований ст. 23 и 52 БК.

Согласно ст. 55 БК расходы на оплату труда работников бюджетных учреждений и начисления на зарплату относятся к защищенным расходам, объем которых не может изменяться при сокращении утвержденных бюджетных назначений.

Казначейское обслуживание бюджетных средств

Обслуживание государственного и местных бюджетов проводит Госказначейство (ст. 43 БК).

Казначейское обслуживание бюджетных средств предусматривает:

  • расчетно-кассовое обслуживание распорядителей и получателей бюджетных средств, а также других клиентов согласно законодательству;
  • контроль за осуществлением бюджетных полномочий при зачислении поступлений бюджета, взятии бюджетных обязательств распорядителями бюджетных средств и осуществлении платежей по этим обязательствам;
  • ведение бухучета и составление отчетности об исполнении бюджетов с соблюдением НП(С)БУ и других нормативно-правовых актов Минфина;
  • осуществление других операций с бюджетными средствами.

В органах, осуществляющих казначейское обслуживание бюджетных средств, бюджетным учреждениям открываются счета в установленном законодательством порядке.

Чтобы работники бюджетного учреждения получили зарплату, важно не только ее начислить, но и надлежащим образом составить документы, которые применяются в процессе казначейского обслуживания распорядителей средств государственного и местных бюджетов. Ведь в случае неправильного оформления платежных документов органы Госказначейства обязаны отказать в проведении платежей, а это приведет к задержке в осуществлении указанных расходов.

Общие положения о взятии, регистрации и учете бюджетных обязательств распорядителей и получателей бюджетных средств в органах Госказначейства определены БК, а процедуры:

  • Порядком регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденным приказом Минфина от 02.03.12 г. № 309 (далее – Порядок № 309);
  • Порядком казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденным приказом Минфина от 24.12.12 г. № 1407.

Итак, для выплаты зарплаты работникам в Госказначейство следует представить (п. 2.4 Порядка № 309):

  • Реестр бюджетных финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств на бумажных (в двух экземплярах) и электронных носителях по форме приложения 2 к Порядку № 309;
  • удостоверенные в установленном порядке оригиналы документов (или их копии), подтверждающие факт взятия бюджетного и бюджетного финансового обязательств.

Важно: в случае применения системы дистанционного обслуживания «Клиент казначейства – Казначейство» между распорядителями (получателями) бюджетных средств и органами Казначейства осуществляется обмен документами в электронном виде, в том числе электронными документами.

То есть регистрация бюджетных обязательств в электронной форме осуществляется путем внесения данных о бюджетных обязательствах и бюджетных финансовых обязательствах распорядителей (получателей) бюджетных средств в систему Госказначейства средствами элект­ронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи согласно Законам от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 22.05.03 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».

При начислении и выплате зарплаты необходимо соблюдать действующее законодательство, постоянно проводить мониторинг изменений и нововведений в нормативные документы.

Работодатель должен выплатить зарплату работнику за выполненную работу согласно условиям трудового и коллективного договоров, но вместе с тем он должен уберечь себя от ошибок при исполнении своих обязанностей. В этом вам помогут наши советы и консультации специалистов министерств и специалистов-практиков, которые так нужны при постоянных изменениях.

Об отражении операций по начислению и выплате зарплаты в бухучете читайте в «Начисление и выплата зарплаты: нюансы учета», а здесь приведем образец Рабочего плана счетов, связанных с зарплатой (каждым учреждением такой план разрабатывается самостоятельно и утверждается как приложение к приказу об организации бухучета). Детализация необходима для проведения анализа расходов на зарплату и составления отчетности).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/44796-3

ОБРАЗЕЦ

Рабочий план счетов бухгалтерского учета
операций по заработной плате КЗ «ДМКСП № 7» ДОР
(согласно Плану счетов, утвержденному
приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203)


п/п

Балансовый счет

Название субсчета

2114 ЗФ / 1

Дебиторская задолженность по расчетам по социальному страхованию по общему фонду (0712100)

2114 СФ / 1

Дебиторская задолженность по расчетам по социальному страхованию по специальному фонду (0712100)

2313 ЗФ / 1

Регистрационные счета общего фонда (0712100)

2313 СФ / 1

Регистрационные счета специального фонда (0712100)

2314 ЗФ / 1

Прочие счета в Казначействе по общему фонду (средства ФСС 0712100)

2314 СФ / 1

Прочие счета в Казначействе по специальному фонду (средства ФСС 0712100)

6311 ЗФ / 1

Расчеты с бюджетом по налогам и сборам по общему фонду (НДФЛ)

6311 СФ / 1

Расчеты с бюджетом по налогам и сборам по специальному фонду (НДФЛ)

6311 ЗФ / 2

Расчеты с бюджетом по налогам и сборам по общему фонду (ВС)

6311 СФ / 2

Расчеты с бюджетом по налогам и сборам по специальному фонду (ВС)

6313 ЗФ / 1

Расчеты по общеобязательному государственному социальному страхованию по общему фонду (22 %)

6313 СФ / 1

Расчеты по общеобязательному государственному социальному страхованию по специальному фонду (22 %)

6313 ЗФ / 2

Расчеты по общеобязательному государственному социальному страхованию по общему фонду (8,41 %)

6313 СФ / 2

Расчеты по общеобязательному государственному социальному страхованию по специальному фонду (8,41%)

6511 ЗФ / 1

Расчеты по заработной плате по общему фонду

6511 СФ / 1

Расчеты по заработной плате по специальному фонду

6511 ЗФ / 2

Расчеты по заработной плате по общему фонду (компенсация среднего заработка мобилизованным работникам)

6511 СФ / 2

Расчеты по заработной плате по специальному фонду (компенсация среднего заработка мобилизованным работникам)

6516 ЗФ

Расчеты с членами профсоюза по безналичным перечислениям сумм членских
профсоюзных взносов по общему фонду

6516 СФ

Расчеты с членами профсоюза по безналичным перечислениям сумм членских
профсоюзных взносов по специальному фонду

6518 ЗФ

Расчеты по исполнительным документам и другие удержания по общему фонду

6518 СФ

Расчеты по исполнительным документам и другие удержания по специальному фонду

7011 / 1

Бюджетные ассигнования (0712100)

7111 / 1

Доходы от реализации продукции (работ, услуг) (0712100)

Расходы на оплату труда

Отчисления на социальные мероприятия

Расходы на оплату труда

Отчисления на социальные мероприятия

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *