Вести книгу учета материальных ценностей не сложно. Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль. Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.

С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии, в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.

Общие положения

Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика, назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию.

Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись. Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов. Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

Нормативные акты

Требование, установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено. Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов.

Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

Порядок заполнения

Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница), в которую вносятся следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
  • должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
  • дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности. По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф:

  1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
  2. Стеллаж.
  3. Ячейка.
  4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
  5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
  6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
  7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).

Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала», к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

  1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
  2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
  3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
  4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
  5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
  6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
  7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках. Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф: дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

Состав Книги учета материальных ценностей

Унифицированная форма книги учета материальных ценностей состоит из заголовочной, содержательной и оформляющей частей (п. 1 Приложения N 5 к Приказу Минфина от 30.03.2015 N 52н):

  • Заголовочная часть содержит общие реквизиты – наименование учреждения с указанием его кода ОКПО, наименование структурного подразделения, дату открытия и закрытия книги;
  • В содержательной части указывается информация об объекте ценностей – наименование материала, его характеристики (марка, сорт, профиль, размер), единица измерения, норма запаса, точное местонахождение (склад хранения, стеллаж, ячейка) и цена. Также в содержательной части фиксируются операции по движению материальных ценностей (поступление, выбытие, дата, данные первичного учетного документа, остаток);
  • Оформляющая часть содержит подписи материально-ответственного лица с расшифровкой и указанием его должности.

Также учреждение должно регулярно проводить проверку наличия материальных ценностей, находящихся на складе, правильности и своевременности оформления операций по движению материалов, а также соответствия записей книги данным на счетах бухгалтерского учета, результаты которых отражаются на последнем листе книги (п. 2 Приложения N 5 к Приказу Минфина от 30.03.2015 N 52н).

Форма и образец журнала

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н. По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Обратите внимание! Каждая операция по выдаче имущества в личное пользование и по его возврату должна осуществляться под роспись в форме 0504206 лица, получившего материальные ценности, с проставлением даты фактического произведения действий.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Книга учета материальных ценностей

Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

Обратите внимание! Удалять какие-либо реквизиты из официальных бланков запрещается! Постановление Госкомстата РФ №20 от 1999 года о порядке применения унифицированных форм разрешает предприятиям при необходимости вносить в бланки первичной учетной документации дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты, имеющиеся на утвержденных унифицированных формах, должны оставаться при этом без изменения, в том числе, название документа, номер формы, код.

При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц. Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

Бланк документа: какой использовать

Для учета движения ТМЦ используйте специальный журнал выдачи материальных ценностей, образец можно разработать самостоятельно. Такое право закрепляет закон № 402-ФЗ. Либо используйте унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Например, для отражения поступлений ТМЦ, можно применять форму МХ-5 (ОКУД 0335005).

Для отражения расхода материальных ценностей применяется иной бланк — МХ-6 (ОКУД 0335006).

В военных подразделениях, где ведется строгий учет боеприпасов, оружия и техники, используется специальная форма: журнал учета материальных средств форма 26.

На основании данных унифицированных форм учреждение вправе самостоятельно разработать бланк, который будет отвечать всем специфическим особенностям деятельности. Такой бланк следует утвердить в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении.

Как вести журнал

Ведение учетного регистра имеет свои особенности:

  1. Записи в документ может вносить только ответственный работник.
  2. Регистрации подлежит все имущество предприятия, независимо от количественных, качественных и стоимостных характеристик.
  3. Ответственный работник выдает ценности работникам и(или) материально ответственным лицам под подпись.
  4. При поступлении или выбытии ТМЦ информация отражается в учетном регистре в тот же день.
  5. Итоговые данные журнала на конкретную дату должны совпадать с фактическим наличием ТМЦ.

Как заполнить

Журнал учета материальных ценностей (образец заполнения) по структуре не отличается от обычных учетных регистров. Он состоит из титульного листа и страниц, оформленных в виде таблицы.

Титульный лист заполняется один раз — при создании документа. Здесь указывается следующая информация:

  • наименование учреждения и наименование структурного подразделения;
  • период, за который вносятся записи (месяц, квартал, год, в зависимости от количества операций);
  • указывается информация о должности и Ф.И.О. работника, ответственного за ведение регистра.

Допустимо указать дополнительные сведения. Например, вид деятельности по ОКВЭД, ИНН, ОКПО, КПП и прочие регистрационные данные.

Табличная часть документа заполняется данными о передвижениях ТМЦ:

  1. Проставляется номер по порядку.
  2. Затем вносится дата совершения операции.
  3. Указываются данные первичного документа, на основании которого вносится запись. Например, при поступлении ТМЦ укажите номер и дату товарной накладной. При выбытии — номер и дату акта на списание, передачу.
  4. Укажите получателя. Если это сотрудник учреждения, то пропишите должность и Ф.И.О., если сторонняя компания, то укажите наименование фирмы.
  5. Зарегистрируйте наименование ТМЦ, единицу измерения и стоимость за товар, затем укажите количество и сумму из расчета на выданное (полученное) количество.

Вы можете заполненный журнал учета материальных ценностей скачать бесплатно.

1. Возможности отражения движения ТМЦ в ERP на базе 1С

2. Различные операции управления складом товарно-материальных ценностей в ERP

1. Возможности отражения движения ТМЦ в ERP на базе 1С

Система 1С:ERP 2 позволяет отразить использование товарно-материальных ценностей организации для внутренних нужд компании. Документы по работе с ТМЦ в эксплуатации находятся в одноименном разделе в подсистеме «Склад и доставка».

Рассмотрим оформление использования товарно-материальных ценностей организации для нужд фирмы на примере ситуации: сотруднику выдается специальная обувь для работы. Для каждой категории ТМЦ можно создать группу, в настройках которой указываются параметры эксплуатации. В нашем случае это будет категория «Спецодежда и обувь». На форме группы заполним наименование, срок эксплуатации, порядок погашения стоимости по бухгалтерскому и налоговому учету и счета для проводок. (Для отражения ТМЦ в эксплуатации обычно используются балансовые счета 10.11.1-10.11-3 и забалансовые: МЦ02, МЦ03, МЦ04). Если нам нужно присваивать инвентарные номера, устанавливаем также «галку» Инвентарный учет.

Чтобы отразить в 1С:ERP передачу товара в эксплуатацию, создаем документ «Передача» из раздела «Документы ТМЦ в эксплуатации».

На вкладке «Основное» заполняем Организацию, Склад и подразделение, на нужды которого будут использованы материалы.

На вкладке «Товары» выбираем номенклатуру, характеристику (если, как в нашем случае, для данного товара используется учет по характеристикам), категорию эксплуатации и сотрудника, которому передаем обувь для использования. То есть в колонке «Физическое лицо» не обязательно будет сотрудник, который непосредственно пользуется этим объектом эксплуатации. Здесь указывается лицо, материально ответственное за этот объект. Статья расходов и аналитика заполнятся автоматически.

При проведении документа программа спишет товар со склада, сделает запись в регистр «ТМЦ в эксплуатации» и создаст проводки по регистру бухгалтерии на счет, указанный в карточке категории эксплуатации, создавая отчет ТМЦ.

Если нужного товара на данный момент нет на складе, можно создать «Заказ на внутреннее потребление». Заполняем его аналогично документу передачи в эксплуатацию. Дополнительно в табличной части товары нужно указать плановую дату передачи в эксплуатацию, а в поле «Действия» — статус «К обеспечению». Тогда отдел закупки увидит потребность и обеспечит недостающий товар. Когда товар поступит, из заказа можно будет создать документ внутреннего потребления.

2. Различные операции управления складом товарно-материальных ценностей в ERP

Для передачи ТМЦ в другое подразделение используется документ «Перемещение в эксплуатации». В шапке документа указываем организацию, подразделение-отправитель подразделение-получатель. В табличной части – список материалов для передачи. Для каждого товара указываем физ. лица отправитель и получатель.

Пример ситуации: сотрудник выполнил работу, и специальная обувь ему больше не требуется. Он передает ее сотруднику другого отдела.

Если объект эксплуатации пришел в негодность или закончился срок использования, нужно оформить документ «Списание из эксплуатации».

Из документа списания можно распечатать «Акт о списании малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Для возврата товара на склад, например, для продажи используется документ «Возврат из эксплуатации»

В документе нужно указать склад товарно-материальных ценностей, на который будет оприходован товар, цену и данные возвращаемого товара. После проведения документа товар появится на складе и будет доступен для дальнейшего использования.

Информацию по ТМЦ можно посмотреть с помощью отчета «ТМЦ в эксплуатации». Отчет запускается из раздела «Склад и доставка», подраздел все отчеты. Также можно запустить его из документа передачи в эксплуатацию.

Из отчета мы можем получить сведения по движению определенной номенклатуры за период и посмотреть, какие ТМЦ числятся на сотруднике.

Если нужно отразить операцию использования материалов для производства, используется документ «Передача материалов производство», либо документ «Производство без заказа».

На вкладе Основное заполняем организацию, подразделение и выбираем группировку затрат

На вкладке «Продукция» указываем товар, который должен получиться на выходе. На закладке «Материалы и работы» заполняем ТМЦ, нужные для передачи материалов в производство. Материалы можно указать как вручную, так и заполнить по спецификации.

Для каждой номенклатуры укажем количество, если заполняем вручную, склад, с которого возьмем нужную номенклатуру и подразделение затрат. Проведенный документ произведет списание товарно-материальных ценностей.

Информацию об использовании материалов в производстве можно посмотреть в отчете «Движение ТМЦ и затрат в производстве по организациям»

Особенности заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-2)

Журнал по форме МХ-2 ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

На обложке журнала МХ-2 пишется:

  • полное наименование организации, ее адрес, телефон, факс;
  • наименование структурного подразделения (если имеется), или остается графа не заполненной;
  • в окошки заносятся коды Общероссийского классификатора организаций и предприятий (ОКПО) и вид экономической деятельности продукции и услуг организации по ОКДП.

На четной стороне журнала:

  • Отмечается период времени, за который производится учет ТМЦ, сданных на хранение. В отметке с » » является датой начала ведения журнала, по » » – дата закрытия журнала.
  • Записываются данные лица, ответственного за ведение журнала (должность, Ф.И.О.).

В табличной части в графах с 2-8 заносятся данные на основании документов МХ-1 (Акта о приеме-передаче ТМЦ, сданных на хранение) и МХ-3 (Акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение). В графе 1 порядковый номер сделанной записи в журнале.

На нечетной стороне журнала:

  • В графе 9 указывается место хранения ТМЦ, его наименование, адрес, номер телефона.
  • В 10, 11 графах заносится номер и дата документа о приеме ТМЦ, сданных на хранение (Акта о приеме-передаче ТМЦ форма МХ-1).
  • В графах 13,14 – данные о материально ответственном лице за ТМЦ, его ФИО, подпись и дата принятия им ТМЦ на хранение (графа 12).
  • В графах 15, 16 указывается дата и номер документа о возврате товарно-материальных ценностей (Акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение форма МХ-3).
  • В графах 17, 18 – роспись и ФИО материально ответственного лица, возвратившего ТМЦ.

При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя (графы 19-21).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *