Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.

Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.

Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки

Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.

Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:

  • уход с работы;
  • оформление пенсии – для ее подачи в территориальное отделение ПФР (туда принимают только оригиналы документов);
  • получение загранпаспорта или визы.

Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.

Роль расписки

Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет.

Именно поэтому все действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном журнале учета, а если она передается на руки владельцу, то он обязательно должен написать об этом расписку — таким образом, при помощи данного документа к нему переходит ответственность по содержанию и сохранению трудовой.

Кто пишет расписку

Расписка в получении трудовой книжки должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса.

Основные нюансы составления расписки, образец документа

Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме. Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.

Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя.

Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно.

Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.

Текст расписки обязательно должен включать в себя:

  1. Наименование организации–работодателя.
  2. Место и дату составления документа.
  3. Фамилию-имя-отчество человека, который забирает трудовую книжку, его паспортные данные (в том числе дату рождения), адрес регистрации и место проживания.
  4. Если получение трудовой происходит по доверенности, в бланке расписки следует сделать об этом соответствующую отметку (с указанием даты и места выдачи доверенности). Точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает документ.
  5. Далее указывается номер трудовой книжки и прочие идентификационные характеристики. Здесь же важно отметить и то, для каких целей передается документ.
  6. В завершение расписку следует заверить автографом человека, который забирает трудовую (при этом надо удостовериться в том, что подпись идентична той, что проставлена в его паспорте) и подписью лица, ее выдавшего.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.

Форма заявления

Трудовое законодательство не устанавливает четких правил написания такого заявления. Обычно если человек приходит на новое место работы, он должен указать в заявлении причину отсутствия у него трудовой книжки. Составляется оно на имя директора предприятия, куда устраивается гражданин. Приняв данное заявление, руководитель обязан в течение семи дней выдать работнику новую трудовую книжку.

Выдача трудовых производится тем сотрудникам, которые проработали в данной организации не менее пяти дней, причем эта работа должна быть для них основной. Если же человек, начавший трудовую деятельность на предприятии, ранее нигде не работал, заявление на выдачу книжки писать не обязательно. Хотя специалисты из отдела кадров вправе такое заявление запросить.

Работодатель не может заставлять подчиненных самостоятельно покупать новые бланки трудовых книжек. В пункте 44 Правил о ведении трудовых указано, что у каждого работодателя должны быть в наличии бланки книжек, а также вкладышей к ним.

Оформление дубликата

После предоставления в отдел кадров работником заявления о выдаче ему бланка трудовой книжки этот документ необходимо правильно оформить. В первую очередь на титульной странице нового бланка ее владелец ставит свою подпись. После этого кадровик вносит все записи из старой книжки в новую и указывает суммарный стаж работы ее владельца. Это делается, если трудовая испачкана, порвана или обгорела, но все записи можно прочесть.

Если предыдущая трудовая книжка потеряна или испорчена настолько, что записи в ней нечитабельны, работник должен предоставить с прошлых мест работы соответствующие документы, которые подтверждают факт трудовой деятельности на этих предприятиях.

В случае нахождения старой книжки сведения из нее в новую не переносятся.

Многие беспокоятся о том, что в случае оформления нового бланка старый будет недействителен, а стаж, указанный в нем, не будет учитываться в Пенсионном фонде. Это не так, поскольку закон Российской Федерации не запрещает иметь на руках более одной книжки. Еще одной причиной того, что работник не может написать заявление на получение трудовой книжки в случае нахождения старой, является учет бланков, который ведется на каждом предприятии. Сведения о них записаны в журналах учета каждой организации, где работал владелец найденной книжки.

Заявление на выдачу копии

С целью получения визы, кредита и в некоторых других случаях гражданин России обязан предоставить, кроме других документов, копию своей трудовой книжки или ее дубликата. Копией трудовой является ксерокопия всех имеющихся в ней записанных сведений. Для подтверждения подлинности ксерокопии ее должен заверить директор предприятия либо ответственное лицо, имеющее такие полномочия.

В большинстве российских предприятий копии трудовых книжек выдают только по заявлениям. Кроме него, для получения копии бланка необходимы:

  • приказ, изданный на фирменном бланке организации;
  • трудовая книжка;
  • печать организации на заявлении.

Составление заявления осуществляется в свободной форме. Но, как и в случае с заявлением на выдачу дубликата книжки, необходимо придерживаться определенных норм. Составляют его на имя директора и в содержательной части указывают причину, по которой работнику необходима копия бланка трудовой. После написания заявление на получение копии трудовой книжки будет рассматриваться кадровиками и руководством предприятия.

Заявление на выдачу дубликата на руки

Согласно Трудовому кодексу и другим законам Российской Федерации, выдача трудовой книжки или ее дубликата на руки осуществляется в день увольнения работника. И все же существует несколько нюансов, которые предусматривают выдачу книжки работнику без его увольнения. Одним из поводов является оформление пенсии в Пенсионном фонде, где могут потребовать оригинал бланка.

Работник предприятия может получить на руки свою трудовую книжку после уведомления своего начальства или уполномоченного сотрудника об этом намерении. Заявление о выдаче владельцу трудовой пишется в произвольной форме. В нем необходимо указать следующее:

  • цель получения книжки;
  • срок, в течение которого она будет находиться у владельца;
  • информацию, согласно которой в случае потери работником книжки он не будет предъявлять претензии работодателю.

Несоблюдение правил наказуемо в соответствии с российским законодательством. Одним из нарушений является невыдача расписки сотрудником отделу кадров о получении трудовой. Причем ответственность в данном случае возлагается на кадровика, который выдал бланк без расписки. Кроме данного случая, работник дает расписку также при увольнении, когда ему выдают пакет документов. Благодаря ней работодателю не придется выплачивать денежную компенсацию своему недобросовестному сотруднику.

Для физических и юридических лиц предусмотрен разный размер наказания. Для первых – штраф от 1 до 5 тыс. рублей или прекращение деятельности на 90 суток. Для вторых – штраф от 30 до 50 тыс. рублей или такой же срок приостановления деятельности. Если лицо, которое совершило подобное нарушение, уже несло ранее такое же наказание, его деятельность может быть прекращена на срок от 1 до 3 лет.

Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Нововведения

До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки была возможна лишь в двух случаях:

  • При увольнении сотрудника.
  • При достижении пенсионного возраста, официальном уходе на заслуженный отдых.

При появлении иных причин, требующих подтверждения трудового стажа гражданина или его занятости, на руки выдавалась копия оригинала, заверенная надлежащим образом.

Сегодня ПФР имеет право затребовать оригинал трудовой книжки для подсчета пенсионных выплат в случае приближения пенсионного стажа, даже если сотрудник не собирается увольняться.

В 2015 году в Трудовой кодекс (ТК РФ) были внесены поправки, позволяющие выдавать оригинал трудовой книжки работнику, подошедшему к пенсионному возрасту (на основании ФЗ № 216). Пенсионный фонд может запросить трудовую книжку у гражданина при оформлении пенсии, чтобы подтвердить трудовой стаж.

Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат. Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала. Как поступить в таких обстоятельствах сотруднику, оформляющему пенсию, и кадровику, расскажем подробнее.

Выдача трудовой книжки по заявлению работника

Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.

В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.

Составляем локальный акт

Если в организации предусмотрен факт выдачи на короткое время трудовой книжки работнику для предоставления по требованию в социальные службы, то должен быть составлен регламент данной процедуры. Он утверждается руководством. В локальном акте должна быть предусмотрена инструкция временной выдачи трудового бланка на руки работнику:

  1. Работник должен написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче оригинала на руки для предоставления в социальные службы.
  2. Положительный или отрицательный ответ должен быть дан не позднее 3 дней после обращения.
  3. Если решение положительное, то сотрудник обязан заполнить бланк расписки, где указываются сроки, на которые книжка выдается на руки.
  4. Соответствующая запись вносится в Книгу учета трудовых книжек, что снимает ответственность с кадровика и организации в целом.
  5. Инструкция должна содержать информацию об ответственности работника, который обратился за оригиналом. Сроки возврата и требования к внешнему состоянию, внутреннему содержанию документа (ни один бланк не должен быть испорчен).
  6. Определена ответственность за неисполнение требований по временной выдаче оригинала книжки на руки.

С инструкцией должны быть ознакомлены все участники процедуры: ответственный кадровик и сотрудник, обратившийся с подобной просьбой.

Несмотря на то, что стала возможна выдача трудовой книжки на руки сотруднику вне процесса увольнения, ответственность работодателя за хранение и оформление этого документа остается на прежнем уровне. Все факты передачи документа должны быть подтверждены. Чтобы не возникло непредвиденных обстоятельств, стоит позаботиться о налаживании сотрудничества с Пенсионным фондом (это актуально при большом штате). Возможен и такой вариант: ПФР отправляет запрос на предоставление оригинала трудовой книжки напрямую работодателю. Тогда руководство на основании официального запроса может предоставить документы без передачи их работнику.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Пред. / След. Скачать форму заявления работника на выдачу оригинала трудовой книжки можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Если сотрудник написал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель должен выдать ему трудовую книжку на руки. При этом в трудовую книжку необходимо внести запись о факте подачи физлицом такого заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, далее – Закон № 439-ФЗ).

Записи в трудовой книжке должны иметь следующий вид:

  • в графе 1 – порядковый номер записи;
  • в графе 2 – дату выдачи сотруднику трудовой книжки. (Это дата подачи заявления сотрудником, ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
  • в графе 3 – указать: «Подано письменное заявление (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»;
  • в графе 4 – дату подачи заявления (число, месяц, год).

Такие рекомендации представлены в письмах Минтруда России от 16.03.2020 № 14-2/В-267, от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Специалисты Минтруда России отметили, что сотрудник обязан расписаться в получении на руки трудовой книжки, проставив свою подпись в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Работодатель в этой же графе делает запись вида: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Предположим, сотрудник Петров Алексей Владимирович подал заявление 12 марта 2020 года. Записи в трудовой книжке будут выглядеть следующим образом:

Пример

N
записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Подано письменное заявление Петровым Алексеем Владимировичем о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)

Заявление от 12.03.2020

Напомним, что работодатели до 30 июня 2020 года включительно обязаны уведомить сотрудников в письменной форме о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронную трудовую книжку (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Только после уведомления со стороны работодателя сотрудники вправе подать соответствующие заявления. Предельный срок подачи заявлений – 31 декабря 2020 года включительно (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Если работник не предоставит заявление работодателю, в отношении такого сотрудника нужно вести трудовую книжку на бумажном носителе, как и прежде (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *