Трудовая книжка это один самых основных документов каждого работника. Именно она подтверждает наличие официального трудоустройства человека. Довольно часто у людей появляются обстоятельства, когда им требуется ксерокопия трудовой книжки.

Основная информация

Этот документ хранится у отдела кадров по месту труда. Обычно, копия нужна, чтобы подтвердить наличие фактической занятости. Например, чтобы взять кредит или оформить субсидии. Некоторые небольшие организация не требуют писать заявление для предоставления копии. Кадрам достаточно озвучить, что она требуется. Законодательством не установлено обязательство написания такого заявления и уж тем более нет конкретной формы. Но, согласно правилам делопроизводства рекомендуется включить в этот документ некоторые основные пункты.

Копия трудовой книжки

Когда человек принимается на работу, у него забирают трудовую книжку и делают там специальную отметку. Хранится документ у работодателя до момента увольнения сотрудника. В случае перевода сотрудника специалист делает соответствующую запись в трудовую. Уполномоченный сотрудник несет определенную ответственность за сохранность книжки. Когда предприятие не имеет больших объемов, за сохранность документа отвечает другой сотрудник по совместительству.

Трудовая книжка считается основным документом всех работников. Информация из неё может понадобиться во многих случаях. Для большей части структур достаточно предоставления заверенной работодателем копии.

Ксерокопия, это созданный с помощью специального устройства документ. При этом бумага должна быть заполнена правильно. Здесь присутствуют все требуемые:

  • реквизиты;
  • печати;
  • подписи.

Снимает копию документа и заверяет его должным образом специалист отдела кадров, отвечающий за ее хранение. Иногда, если компания маленькая и подобных должностей в ней нет, эти полномочия возлагаются на других людей. Для получения ксерокопии работнику придется написать соответствующее заявление и немного подождать, пока бумага не будет готова.

Как сделать копию трудовой книжки

Как заверить трудовую книжку — образец
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
Оформляем копию трудовой книжки: инструкция для работника: образец, заявление, сроки действия

Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Ваш e-mail не будет опубликован. Как заверить трудовую книжку. Как заверить трудовую для банка. Документы , Право , Трудовое право , Юриспруденция. Как сделать трудовую книжку. Документы , Карьера и Работа , Юриспруденция. Как исправить запись в трудовой книжке. Как оформить вкладыш в трудовую книжку. Как восстановить утерянную трудовую книжку. Как исправить ошибку в трудовой книжке. Как сделать спиннер из дерева. Как посадить клубнику под черный укрывной материал. Образец жалобы в трудовую инспекцию. Как заверить копию документа. Ученический договор — образец. Порядок расторжения трудового договора. Как продлить срочный трудовой договор. Как сделать медицинскую книжку. Приказ об увольнении — образец. Как набрать на клавиатуре римские цифры. Как сплести из резинок фигурку на рогатке. Как устроиться в Яндекс такси. Сайт может содержать контент, не предназначенный для лиц младше ти лет. Дом и быт Психология Отношения Развитие личности Техника Государство Финансы Поиск. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Документы Как исправить запись в трудовой книжке. Документы Как сделать трудовую книжку. Документы Как заверить трудовую книжку. Документы Как оформить вкладыш в трудовую книжку. Документы Как заверить трудовую книжку — образец. Ru разрешено только с предварительного согласия редакции.

Объявление парикмахерской образец
Виды трудовой деятельности в детском саду
Какие картины можно повесить в прихожей

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки


Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
  9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
  10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
  11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Кто оформляет дубликат

Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Принимается заявление от работника.
  2. Собираются сведения о рабочем стаже.
  3. Оформляется приказ о выдаче.
  4. Заполняется бланк.
  5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Как заверяется документ

Для оформления дубликата c трудовой книжки снимают ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее документ заверяют. Такое право имеется у сотрудников отдела кадров. На каждой странице делается запись «Верно. Подлинник документа находится в (сейфе, помещении), наименование организации». Ниже указывают дату, когда документ заверен. Ниже указывают Ф.И.О., должность и подпись специалиста, ставят печать фирмы (если имеется). Оттиск печати разрешено располагать на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка.

На последней странице иногда вносят запись типа: «(Ф.И.О. сотрудника) работает по настоящее время». Но это необязательный реквизит.

Если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Когда требуется ксерокопия

Обычно ксерокопия этого документа требуется при:

  • оформлении займа;
  • трудоустройстве по совместительству в другую компанию;
  • оформлении пенсии;
  • при обращении в посольство;
  • оформлении социальных дотаций.

Здесь перечислены самые распространенные ситуации. В жизни они могут быть намного шире указанных. Например, ксерокопия может пригодиться для восстановления утерянного документа. Поэтому рекомендуется ее хранить дома на всякий случай. По ней легче будет восстановить записи трудовой.

По большому счету этот документ необходим для подтверждения факта трудоустройства. Допустим, банку нужна ксерокопия, чтобы понять насколько давно человек трудится на одном месте. Ведь он дает деньги взаймы и для него это многое значит.

Важно! Существует бумага, похожая на дубликат, это выписка из трудовой книжки. Она создается также как и копия, но содержит только определенные страницы документа, требуемые сотруднику.

Правила составления заявления

Для выдачи ксерокопии имеющей юридическую значимость требуется написать специальное заявление на имя руководителя компании.

Специальной формы подобных документов законом не утверждено, они могут заполняться в свободной форме. Но, рекомендуется включить в заявление основные пункты. Заявление должно содержать:

  • информацию о компании работодателе;
  • Ф. И. О. и должность лица, на чьё имя пишется документ;
  • непосредственная просьба о выдаче ксерокопии;
  • число, месяц и год написания документа;
  • виза заявителя.

По желанию, человек может обозначить причину запроса. Но это не относится к обязательным пунктам.

Заполнять документ рекомендуется на обычном чистом листе бумаги формата A 4. Допускается написать его:

  • ручкой;
  • набрать на компьютере.

Главное, чтобы в документе присутствовал подлинник подписи владельца документа.

Рекомендуется оформлять бумагу в количестве двух штук:

  • работнику;
  • работодателю.

На экземпляре сотрудника специалист отдела кадров поставит отметку о принятии документа. Если в установленный срок ксерокопия не будет предоставлена владельцу, можно подать жалобу на работодателя.

Сейчас все копии делаются на специальных устройствах – ксерокс. Стоит знать, каждый лист дубликата должен нумероваться. Вся информация документа должна быть читабельна и содержать печать работодателя, а также визу заверившего бумагу лица. На последнем листе обязательно должна стоять отметка о том, что по настоящее время человека работает в компании. Именно так удостоверяется подлинность ксерокопии. Иначе она не будет иметь юридической значимости и его просто не примут в нужную инстанцию. Ведь обычную копию может сделать любой человек, это не будет доказательством фактического присутствия места труда в данный период времени.

Какая запись будет в трудовой книжке при увольнении? Подробнее в нашем материале.

Сколько стоит трудовая, можно ли ее купить и чем это может обернуться? Читайте .

В этой статье мы рассмотрим, как правильно заполнить трудовую, чтобы не было ошибок.

Предоставление дубликата

Обращаться за ксерокопией трудовой книжки всегда требуется к работодателю. Именно там хранится этот документ на протяжении всего времени труда на предприятии. Выдать дубликат вправе:

  • директор;
  • главный бухгалтер;
  • кадровый работник.

Конкретное лицо, отвечающее за эту процедуру, зависит от объема предприятия. Чтобы получить ксерокопию сотруднику требуется соблюдать такую последовательность:

  • Обратиться в уполномоченное подразделение, где хранится документ.
  • Написать соответствующее заявление.
  • Подождать подготовки бумаги в течение трех дней.
  • Забрать ксерокопию, оформленную должным образом.

Согласно законодательству просьба работника рассматривается не больше трех дней. Конечно, человек может обозначить и меньший срок, но подготовка бумаги будет зависеть от расторопности специалиста. Когда ксерокопия нужно срочно по веским причинам можно подложить подтверждающую документацию к заявлению.

Сотрудник должен получить правильно составленную и заверенную ксерокопию не позже, чем через 3 дня.

Важно! Трудовая книжка считается собственность владельца. Если предприятие отказывается выдать выписку либо дубликат это приравнивается к серьезному нарушению, что относится к веским основаниям для обращения в прокуратуру.

Если человек не трудоустроен, копий ему вообще не понадобится, достаточно показать оригинал документа. Ведь в таком случае он будет на руках. В исключительных случаях бумагу можно заверить нотариусом. Но, это процедура потребуется некоторых затрат.

Сроки действия дубликата

Каждый человек должен понимать, что у ксерокопии трудовой есть определенный срок действия. Это необходимо для того, чтобы определиться, когда писать заявление на дубликат. Срок действия зависит от того, кто заверял бумагу:

  • ксерокопия, выданная работодателем, действует не более одного месяца;
  • нотариально заверенная ксерокопия действует бессрочно.

Не смотря на это, следует понимать, что информация, отраженная в ксерокопии актуальна только до момента внесения в основной документ следующих записей. После этого документ автоматически становится недействительным.

Образец заявления

Если опираться на делопроизводство, то этот документ имеет обычную структуру. Заявление лучше писать на обычном листе, стандартного формата.

Образец заявления:

Директору ООО » Долинские Колбасы»

Павлову К.П.

От рабочего Кулигина О.Л.

г. Волжский

Заявление.

В связи с оформлением кредита, прошу выдать ксерокопию моей трудовой книжки (статья No 62 ТК).

01 декабря 2016 года подпись Кулигин О.Л.

Здесь представлен примерный образец документа, его допускается изменить. Но, не рекомендуется убирать важные пункты из структуры. Именно такой вид удобен для восприятия. При написании заявления требуется следить за правильностью письма. Только грамотно написанный документ влечет юридические последствия. Если работодатель не предоставит в срок ксерокопию, сотрудник может со своим экземпляром заявления, на котором стоит отметка о принятии, обратиться с жалобой в прокуратуру.

Копией трудовой книжки считается ксерокопия всех страниц документа. Они должны быть правильно заверены и пронумерованы. Для получения дубликата рекомендуется писать работодателю соответствующее заявление. Законодательством не установлено определенной формы этого документа, но он должен содержать обязательные пункты. Получить бумагу можно в течение трёх дней с момента обращения к работодателю.

Ксения Михайлова

Руководитель производственного предприятия, к.э.н.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *