Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните «теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Ваши подарки от партнёров Конструктор лэндингов Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Онлайн-чат на сайт Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Сервис e-mail рассылки Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» CRM-система Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE»

Положение об учете рабочего времени

Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

В обязанности табельщика входит следующее:

  • разработка графиков сотрудников;
  • фиксирование прихода на работу и ухода;
  • соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
  • проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
  • сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.

С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

Виды учета

Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем «разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Как ведется учитывание

Режим и учет рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

  • позволяет улучшить дисциплину труда;
  • способствует верному расчету зарплаты, исходя из реально отработанного срока.

Перечислим способы учитывания:

  • поденный;
  • недельный;
  • суммированный.

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Недельный способ подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя протяженность дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Этот метод применяется, если сложно установить для персонала ежедневный или еженедельный норматив трудового времени. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная протяженность труда может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

Табель учета

Учет рабочего времени на 2020 год осуществляется при помощи унифицированных форм:

  • формы Т-12, первый раздел которой построен как табель учета трудового времени;

  • Т-13, которая утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и носит название табеля учета рабочего времени;

Образец заполнения формы Т-13

  • для бюджетных организаций существует форма 0504421.

В унифицированной форме при помощи специальных обозначений указываются данные, касающиеся каждого работника: количество отработанных часов, пребывание в отпуске, командировке, выходные и праздничные дни. На основании этих сведений производится начисление заработной платы.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Небольшим фирмам со стандартным режимом труда проще фиксировать лишь отклонения. Если же компания крупная и у сотрудников разные режимы труда, лучше применять сплошную регистрацию.

Периодически правильность составления и ведения табеля проверяется контролирующими органами Роструда. Поэтому работодателю лучше не допускать оплошностей при заполнении этого важного документа.

Как оплачивать работу в праздники, которые «попадают» в график?

В ст. 107 ТК РФ перечислены виды времени:

  • перерывы в течение рабочего дня (смены);
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
  • нерабочие праздничные дни;
  • отпуска.

При составлении графика работы необходимо указать в нем периоды работы, периоды междусменного отдыха и выходные дни.

Для работающих по графику их выходными днями будут считаться те, которые указаны как выходные в графике.

Нерабочие праздничные дни перечислены в ст. 112 ТК РФ.

График сменности может быть составлен таким образом, что у отдельных работников рабочая смена выпадает на нерабочий праздничный день. Однако этот факт не делает праздничный день рабочим. В соответствии со ст. 107 ТК РФ нерабочие праздничные дни являются днями отдыха независимо от того, какой график сменности установлен в организации.

Поэтому оплата работы в праздничные дни, даже если они попадают в график, должна производиться не менее чем в двойном размере.

Пример 2: сотрудник по графику должен выйти на работу в воскресенье. При этом на это воскресенье приходится праздничный день, и для «обычных сотрудников» выходной переносится на понедельник. А понедельник по графику данного работника – уже и так выходной. Как оплатить работу в такое воскресенье?

Согласно п. 2 Порядка (Постановление 588н), «у работодателей, приостановка работы у которых в нерабочие праздничные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям (например, непрерывно действующее производство, ежедневное обслуживание населения и др.), перенос выходных дней, предусмотренный частью 2 статьи 112 Трудового кодекса Российской Федерации, не осуществляется». Иными словами, на данном участке работы на смену нашему сотруднику в понедельник выйдет другой, и будет работать.

Исходя из этого, данное воскресенье будет считаться праздничным днем (без переноса), и будет оплачено нашему работнику как минимум в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). А его «понедельнишный» сменщик получит оплату за понедельник как за обычную смену.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

  1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
  2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
  3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
  4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Нормативная база

  • Трудовой кодекс РФ.
  • КоАП РФ.
  • Федеральный закон 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
  • Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Как считать средний заработок при суммированном учете?

Сразу вспомним, что средний заработок рассчитывается либо по ст. 139 ТК РФ и Постановлению 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (в случаях, установленных ТК РФ), либо по Закону 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (случаи социального страхования).

Отпускные (компенсацию за неиспользованный отпуск) считаем в обычном порядке, без каких-либо отличий, т.е. как обычно рассчитывается средний дневной заработок.

Средний заработок для других случаев, предусмотренных ТК РФ (например, прохождение медосмотра, выходное пособие, простой и др.) считаем с особенностями:

«При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени на предприятии, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, используется средний часовой заработок.

Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с пунктом 15 настоящего Положения, на количество часов, фактически отработанных в этот период.

Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате» (п. 13, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (ред. от 11.11.2009) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»).

«Больничный», «декретные», «по уходу за ребенком» рассчитываем по общим правилам.

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

  • Бесплатно;
  • Просто;
  • «На коленочках”;
  • Нет автоматизации;
  • Только для мелких организаций;
  • Не отражают качество отработанного времени;
  • Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

  • Бухгалтерам и кадровикам удобно;
  • Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
  • Готовые табели для начисления заработной платы;
  • Не отражают качества отработанного времени;
  • Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

  • Показывает кто во сколько на работу пришел;
  • Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
  • Помогают контролировать безопасность;
  • Учет рабочего времени ведется в программах;
  • Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
  • Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­»забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: «спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, SalesapCrm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

  • Время работы фиксируется автоматически;
  • Выгрузка в специальные формы отчета;
  • Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;
  • Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
  • Реальной картины может не отражать;
  • Вопросов дисциплины не решает;
  • Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

Кстати. Хотите увеличить продажи вдвое и повысить эффективность бизнеса? Тогда скорее внедряйте CRM! Рекомендую Битрикс 24 и Мегаплан («Megastart” скидка 10% на все + 14 дней бесплатно). Потом спасибо скажете.

Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

  • Просто в использовании;
  • Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
  • Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;
  • Карты часто теряются, воруются;
  • Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
  • Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

  • Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
  • Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;
  • По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
  • Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
  • Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

  • Формируют общую картину рабочего дня;
  • Делают снимки с экрана;
  • Помогает анализировать потраченное время;
  • Законность;
  • Для установки не нужно разрешение;
  • Информационная безопасность;
  • Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;
  • Общую безопасность не обеспечивает;
  • Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Методы осуществления контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная и автоматизированная.

Любая система учета рабочего времени будет успешно работать при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор системы контроля зависит от специфики деятельности предприятия, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Наиболее применяемыми методами учета рабочего времени являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения. Автоматизированные методы возлагаются на сотрудников IT отдела.

Табель

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

Выглядит табель так:

Подробно о заполнении табеля можно .

RusGuard

Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.

В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.

В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).

Рис. 4. Расписание рабочего графика

В большинстве случаев контроль доступа на объекте – это не только установка турникета и считывателей на проходной. Доступ ограничивается также и во внутренние помещения (кабинеты, столовые, переговорные и т.д.). Благодаря этому можно вести учет рабочего времени более точно. Например, можно считать началом рабочего дня не проход через турникет, а вход в свой рабочий кабинет. Можно также ограничить доступ в курилку, чтобы понимать, какое количество времени сотрудники проводят за перекурами.

Информация о рабочем времени сотрудников консолидируется в виде гибких отчетов, их можно формировать в зависимости от задачи. Такие отчеты будут полезны руководителям для оценки дисциплины в отделе, а бухгалтеру – для зачисления заработной платы, ведь модуль УРВ умеет формировать отчет по унифицированной форме Т-13 (рис. 5).

Другое важное преимущество современных СКУД – интеграция с уже работающими на объекте системами. СКУД RusGuard интегрирована с 1С, SAP и Active Directory, что позволяет удобно и быстро импортировать данные всех сотрудников, а также их организационную структуру. Благодаря такой интеграции значительно проще настроить УРВ и контролировать штатные перестановки. Например, если сотрудник был уволен и это отражено в SAP, то его пропуск автоматически будет заблокирован в СКУД, чтобы он не смог пройти на территорию. Новому работнику СКУД RusGuard автоматически определит уровень доступа и рабочий график в соответствии с занимаемой должностью.

Рис. 5. Модуль «Отчеты»

Habstaff

Англоязычная программа от Netsoft Holdings LLC предназначена для мониторинга рабочего времени пользователя компьютера.

Рис. 6. Эран отчета времени и активности

Имеет функцию захвата скриншотов, контроля времени, начисления заработной платы в автоматическом режиме. Формирует расширенные отчеты, проводит отслеживание в реальном времени и GPS (рис. 6, 7).

Рис. 7. Экран отслеживания местоположения

Ориентирована в основном на контроль удаленных пользователей. Очень удобна для работы с фрилансерами и консультантами, при этом вся информация сохраняется в облаке.

К ключевым функциям Hubstaff относятся:

  • контроль уровней активности пользователей;
  • составление недельных бюджетов;
  • фиксация времени простоя;
  • установка разрешений для каждого пользователя;
  • отслеживание времени для удаленных команд;
  • отслеживание активности с барами, полноэкранным режимом и скриншотами;
  • интеграция с PayPal и Payoneer для авторасчета заработной платы;
  • формирование расписаний и отчетов;
  • GPS-мониторинг;
  • установка сроков для каждого члена команды;
  • мониторинг команды в режиме реального времени;
  • просмотр используемых программ в команде в режиме реального времени;
  • автоэкспорт данных в PDF, CSV, QuickBooks;
  • просмотр скриншотов, приложений и URL-адресов;
  • просмотр активности членов команды;
  • просмотр скорости выполнения заданий и их стоимости.

«Большой Брат»

Программа учета рабочего времени «Большой Брат» (ББ) – продукт команды Центра разработки программного обеспечения EDISON. Поводом для ее создания стала идея введения в компании гибкого графика.

Сотрудники отмечают в программе начало и конец рабочего дня, а также обеденный перерыв. Руководитель с легкостью проконтролирует выработку нормы рабочего времени и сопоставляет с выполненными за это время задачами. Бухгалтер может использовать сформированный табель (рис. 8) для расчета заработной платы, ведь ББ уже зафиксировал все отработанное время, включая переработку.

Рис. 8. Табель учета рабочего времени

Еще на стадии подписания трудового договора сотрудников можно предупредить, что компания имеет право контролировать использование рабочего времени, в том числе с помощью регулярных снимков экрана (рис. 9). Это можно использовать в тех случаях, когда нужно устранить недопонимание с заказчиком, так как при повременной схеме работы он платит за отработанные на проекте часы и хочет быть уверенным в этом.

В целом ББ решает сразу несколько задач:

  • дает преимущество для сотрудников в виде гибкого графика;
  • делает прозрачной для заказчика работу на повременных проектах;
  • позволяет работодателю контролировать удаленных сотрудников.

Рис. 9. Снимки экрана

LanAgent

Русскоязычная программа (разработка российской компании «Нетворк Профи») LanAgent имеет три версии – Standard, Enterprise и Terminal, применяемые в зависимости от типа и количества наблюдаемых объектов.

Основная функция этой программы – повышение эффективности работы сотрудников за счет выявления и минимизации деятельности, не связанной с выполнением служебных обязанностей (в том числе использования рабочего времени и компьютеров компании для развлечений и личной выгоды), а также определения недобросовестных сотрудников и нарушений трудовой дисциплины.

Для этого создается полная картина рабочего дня сотрудника. Из нее видно, сколько времени он реально потратил на свои служебные обязанности, а сколько занимался личными делами и развлечениями.

Программа фиксирует время старта и выключения компьютера, рассчитывает время активной работы сотрудника на компьютере и время простоя, отслеживает запуск и закрытие программ, ведет подсчет времени активной деятельности пользователя ПК в каждой из них (рис. 10).

Кроме того, она перехватывает сообщения соцсетей, Skype, полученные и отправленные письма (мониторинг электронной почты), нажатия клавиш клавиатуры (Keylogging), осуществляет запись видео с Web-камер, подключенных к компьютеру, и звука с микрофона.

На основе этих данных можно повысить трудовую дисциплину и эффективно оптимизировать рабочий день сотрудников.

Рис. 10. Экран «Статистика по программам»

Серверная часть программы устанавливается на компьютер внутри локальной сети, который выполняет роль сервера программы. Это позволяет сэкономить на лицензии, приобретая бессрочную вместо подписки с помесячной оплатой. Еще один плюс – все «чувствительные» данные, которые могут случайно попасть, например, на тот же скриншот, останутся внутри компании.

Главные функциональные возможности LanAgent:

  • делает снимки экрана (скриншоты, рис. 11) и с Web-камеры;
  • определяет запуск и закрытие программ, подсчитывает время активной работы пользователя в каждой из них;
  • позволяет заблокировать запуск нежелательных приложений;
  • учитывает время включения и выключения компьютера, подсчитывает время активной работы пользователя на компьютере и время простоя;
  • запоминает посещенные сайты (рис. 12), может блокировать нежелательные ресурсы;
  • ведет учет времени, проведенного в «продуктивных» и «непродуктивных» программах и сайтах, в зависимости от должностных обязанностей сотрудника;
  • перехватывает нажатия клавиш клавиатуры;
  • перехватывает сообщения соцсетей, Skype, полученные и отправленные письма;
  • ведет статистику печати документов (рис. 13), делает копию напечатанных страниц;
  • позволяет записывать аудио с микрофона компьютера и видео с веб-камеры;
  • делает копию файлов, скопированных на USB-накопители;
  • позволяет заблокировать подключение внешних носителей информации (флешек, CD-DVD).

Рис. 11. Экран «Просмотр скриншотов»

В дополнение к учету рабочего времени программа LanAgent обладает функцией предотвращения утечек конфиденциальной информации изнутри компании (со стороны сотрудников), используя технологии DLP-систем. Это достигается за счет контроля основных каналов передачи данных: контроля выгрузки файлов в Интернет, копирования конфиденциальных документов на флешку, передачи их через Skype или почту и т.д.

Рис. 12. Экран «Статистика по посещенным сайтам»

Рис. 13. Экран «Статистика по напечатанным документам»

Каждому по потребностям

Из вышеизложенного следует, что для обеспечения контроля физического присутствия сотрудника на рабочем месте с корректным учетом времени нахождения его в рабочих зонах (кабинеты, цеха, переговорные) или нерабочих (кафе, курилка) целесообразно применять системы PERCo, RusGuard или аналогичные им.

В организациях, где большинство сотрудников использует ПК в своей производственной деятельности, необходимо применять системы Habstaff, «Большой Брат», LanAgent и подобные.

Для большинства компаний оптимальным станет комплексный подход, предполагающий использование систем, обеспечивающих учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, и систем, фиксирующих фактическое время непосредственного выполнения работы на компьютере.

Прибавочная стоимость продукта создается трудом работников предприятия – это закон экономики. Соответственно, и прибыль напрямую зависит от рационального использования рабочего времени сотрудниками компании. За всю историю человечества было придумано и с тем или иным успехом использовано множество систем для повышения производительности труда: надсмотрщики при рабовладельческом строе, система Тейлора и социалистическое соревнование в 1900-х гг. и т.д. В XXI веке актуальность задачи не уменьшилась…

Ни одна ушедшая в прошлое или существующая ныне система интенсификации производства не может обходиться без инструмента измерения и учета самого рабочего времени как такового.

Еще совсем недавно, лет 15–20 назад, для этой цели использовались механические устройства пробивания рабочих карточек, фиксирования пропусков, ручное ведение табелей.

В настоящее время, с развитием электроники и появлением кибернетических систем, учет и контроль рабочего времени взяли на себя электронные системы, работающие под управлением специальных программ. О них и пойдет речь далее.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

  1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
  2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
  3. Прописываем в локальных документах. Например в «Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, «Положении об оплате труда”, в «Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
  4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
  5. Составляем приказ – «Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
  6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
  7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
  8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
  9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
  10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

  • Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
  • Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
  • Еще один приказ. «О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
  • Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
  • Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

  • Отсутствие подтверждающих документов за «прогулы”;
  • Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
  • При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
  • Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
  • Отсутствие приказов на выплаты;
  • Графики, виды работ, вид учета не прописан в «Правилах внутреннего трудового распорядка”;
  • Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Ответственность работодателя

В связи с тем, что учет рабочего времени на 2020 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Как ввести суммированный учет рабочего времени?

Порядок введения суммированного учета рабочего времени на предприятии устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Это единственное, что говорит нам Трудовой Кодекс. Предположим, в существующих в организации правилах внутреннего трудового распорядка вообще ничего не сказано про суммированный учет. На наш взгляд, в таком случае было бы целесообразно сначала внести дополнения в эти правила, а потом уже и сам суммированный учет. Однако этого недостаточно!

Вполне возможно, новый режим работы и суммированный учет рабочего времени на предприятии будет применяться не только к вновь принимаемым сотрудникам, но и к «старым». Тогда следует вспомнить, что за 2 месяца до введения другого режима работы необходимо в письменной форме оповестить об этом работника, которого собираются перевести на этот режим работы (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен перейти на такой режим работы, то необходимо внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ).

Еще один немаловажный вопрос при введении суммированного учета – это установление размера оплаты труда. В принципе, никто не запрещает установить работнику оклад. Отработав за месяц строго по своему графику, он получит свой оклад. Но как только возникнет необходимость привлечь его к работе сверх графика, придется высчитывать среднюю часовую ставку. А как это сделать, нормативно не урегулировано. Поэтому настоятельно рекомендуем во избежание спорных ситуаций установить часовую тарифную ставку.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *