Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Содержание

Командировочные расходы по однодневной командировке

При возмещении расходов по однодневной командировке действуют те же правила и гарантии, что и для многодневных (ст. 167, 168 ТК РФ). Но с некоторыми особенностями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возместят всегда. Разумеется, если он предоставит проездные документы. То же правило действует и при возмещении других расходов, понесенных с разрешения работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возместят только тогда, когда работник по окончании рабочего дня останется в месте командирования. Такой «ночлег» должен быть согласован с руководителем организации. И, конечно, подтвержден соответствующими документами — счетами и кассовыми чеками из гостиницы, договорами с собственниками жилья и т.п.

Что касается суточных, то при командировках на один день по России их не выплачивают. На то есть прямое указание в Положении о командировках (абз. 4 п. 11 Положения). Но если их все же выдали работнику, то всю сумму включают в его совокупный доход и облагают НДФЛ.

Как нормируют суточные

Читать далее…

А вот если речь идет об однодневной командировке за границу, то на суточные рассчитывать можно. Их выплачивают в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок. Эти нормы определяют локальным нормативным актом о командировках (п. 20 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Обязательна ли цель командировки

С 2015 года внесены поправки в Постановление 749, по которым законодатель впрямую не определил в качестве обязанности работодателя установку целей поездки. Это значит, что руководитель может не ломать голову над формулировками служебного задания с указанием целей выезда, и задача типа «направляю разобраться» может быть дана в устной форме. Соответственно, отменено командировочное удостоверение.

В связи с этим актуальным становится вопрос необходимости указывать цель. При отсутствии последней могут возникнуть отрицательные последствия для любой из сторон трудовых правоотношений, к примеру, отказ в оплате командировочных и наложение дисциплинарного взыскания (в случае, когда человек поехал для выполнения определенных задач нанимателя, он должен предоставить детальный отчет). Ошибочные формулировки или отсутствие цели как таковой может повлечь признание выезда контролирующими органами недействительным, как следствие — обложение затрат НДФЛ и страховыми выплатами.

Следовательно, предпочтительным для работодателя вариантом является наличие оформленного задания.

Как сформулировать цель

Чтобы наниматель мог правильно оформить расходные документы по рабочей поездке, важно корректно сформулировать цель. Полученное во время выезда сотрудником задание следует выполнить в полном объеме (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Постановления № 749).

ВАЖНО! Работодатель не вправе требовать выполнить работу, не предусмотренную трудовым соглашением, поэтому задание устанавливается в соответствии с функционалом.

Цели поездок можно условно распределить на две группы:

  1. Общие (способствуют развитию деятельности учреждения).
  2. Специальные (характеризуют потребности учреждения в конкретный период, например, провести переговоры).

Цель командировки и примеры:

  • провести переговоры с инвестором;
  • представить интересы предприятия в судебном заседании;
  • проверить деятельность обособленного подразделения учреждения.

Кто решает, достигнута цель или нет

Работодатель вправе самостоятельно разработать формы отчетных документов о выполнении целей поездки, так как ТК РФ не обязывает работника предоставлять сведения о выполненной в поездке работе.

Однако руководитель, в соответствии со ст. 8, 22 ТК РФ, вправе разработать локальный акт, обязывающий сотрудников, возвращающихся из поездок, формировать отчеты о результатах. Решая проблему, учреждение может как создать формы собственных документов, так и применить действующие унифицированные формы из Постановления от 05.01.2004 № 1.

Используя имеющиеся шаблоны (форму Т-10а), руководитель подразделения, направлявшего сотрудника, вносит запись о результативности выполнения задания (исполнено в полном объеме или не исполнено). В последнем случае сотрудник поясняет работодателю, что послужило препятствием к выполнению задач.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

  • приказ директора фирмы;
  • командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
  • служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кому необходимо передать полномочия на время отсутствия в организации

Организация не может существовать без руководителя даже на протяжении кратковременного периода его нахождения в командировке. Поэтому до отъезда должностное лицо выбирает сотрудника, на которого будут временно возложены обязанности генерального директора. Для официального утверждения такого заместителя формируется и издается соответствующий распорядительный документ, в котором фиксируются следующие реквизиты:

  1. Сведения о компании-нанимателе;
  2. Сведения о сотруднике, на которого возлагаются обязательства;
  3. Период выполнения функций начальника;
  4. Причины такого замещения;
  5. Размер доплаты за временное руководство предприятием;
  6. Дата оформления Приказа;
  7. Подпись командируемого руководителя.

В соответствии со статьей 185 гражданского законодательства, на исполняющего обязанности также должна быть оформлена доверенность от лица руководителя с наделением его официальным правом представления интересов организации, ведения переговоров, а также подписания финансовой документации. Как правило, период действия доверенности составляет три года, однако, руководитель имеет право сократить данный период до того срока, на который он отправляется в служебную поездку.

Ещё нет оценки

Где можно скачать образец отчета по командировке

Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.

Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.

Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).

Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).

Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье «Авансовый отчет по командировке — образец».

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
  • принятые по ученическому договору;
  • участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

  • женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
  • граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
  • инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
  • граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
  • родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

  • соответствует виду деятельности и интересам компании;
  • не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
  • отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
  • не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

  • заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
  • представление интересов на судебном заседании;
  • ведение переговоров с контрагентами;
  • присутствие на научной конференции и представление доклада;
  • обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

  • инвентаризация;
  • проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Руководитель предприятия

Директор организации, первый руководитель любого предприятия, прежде всего, заинтересован в развитии всего производства и расширения зоны влияния для увеличения доходов и получения большей прибыли.

Цель командировки директора, примеры:

  • При открытии нового структурного подразделения – провести встречи и переговоры с представителями организации, являющейся «Подрядчиком» поставки товаров, оказании услуг для заключения долговременных договоров;
  • При проверке КРУ филиала, расположенного в отдаленной от основного офиса местности – для урегулирования спорных вопросов, возникших в ходе ревизионной проверки;
  • В поисках возможности расширения деловых связей и развития производства – проведение встреч с потенциальными партнерами для ведения совместного дела.

С каким поручением можно направить в служебную поездку менеджера по продажам?

Если специфика производства связана с реализацией изготовляемых продуктов, изделий, оборудования, для увеличения объема продаж в таких случаях имеющийся в штатном расписании специалист (менеджер по продажам) может быть командирован в другой город, регион с целью:

  • изучения потребностей и возможности расширения сбыта продукции;
  • ведения переговоров с потенциальными оптовыми покупателями;
  • посещения торговых точек конкурентов для возможности провести сравнительный анализ.

Когда в командировку отправляются инженеры, производственный персонал?

Инженерные работники и непосредственно производственный персонал чаще всего направляются в служебные командировки, если деятельность организации связана с оказанием услуг по наладке, ремонту, установке нового оборудования.

Обычно продолжительность таких поездок более длительного периода, в зависимости от поставленных задач.

Кроме того, практикуется обмен опытом между ведущими в одной отрасли хозяйствования наладочные работы.

Может ли бухгалтер предприятия быть направлен в служебную поездку?

Как и любой другой работник, как рядовой, так и главный бухгалтер могут быть направлены на повышение квалификации, различные семинары по ведению бухгалтерской документации, аудиторской деятельности.

Кроме того, для проверки правильности предоставленных отчетов, главный бухгалтер может быть командирован в филиал, расположенный в другом городе, так же как и при открытии нового структурного подразделения – передачи документов и введения нового специалиста в курс дела по основным рабочим моментам.

Зачем ездят в командировки работники сельскохозяйственных отраслей

Людям, работающим в сельской местности, практически «кормящим» город, практически чаще всех приходится выезжать в деловые поездки с целью:

  • посещения сельскохозяйственных выставок для ознакомления с новыми технологиями;
  • закупки кормов для животноводства, удобрений для выращивания овощей;
  • поиска новых потребителей;
  • приобретения агротехники;
  • участия в ярмарках;
  • и прочими.

Оформляется ли командировка водителю?

Несмотря на то, что согласно законодательству в случае предусмотренного в связи с исполнением должностных обязанностей разъездного характера работ, они не считаются командировками, водитель может быть направлен в служебную поездку, например для осуществления перевозки специалиста предприятия к месту командирования, куда тот направлен для выполнения производственного поручения.

Водитель в таком случае оформляется приказом как отправленным в командировку.

Кроме того, он может выехать в другой город, например для проведения плановой диагностики автотранспортного средства, приобретения запасных частей для ремонта автомобиля, что должно быть оформлено командировкой, если поездка займет более одного дня.

Цель поездок научных сотрудников

Ученые, исследователи, преподаватели высших учебных заведений, другие сотрудники, занимающиеся наукой, могут выть командированы:

  • для принятия участия в научных конференциях, специализированных выставках;
  • обмену знаниями и опытом;
  • сбора информации для научной работы;
  • изучения первоисточников научных трудов;
  • проведения исследований и тому подобное.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью…»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

  • для участия в переговорах;
  • для презентации продукта;
  • для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

  • установка устройства или изделия;
  • наладка его работы;
  • обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
  • тестирование работы аппаратов;
  • сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
  • осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Примеры цели командировки директора

Чтобы получше понять, какие же может преследовать цели в командировочной поездке генеральный директор, можно рассмотреть один показательный пример.

Из корпорации, занимающейся изготовлением биопрепаратов на растительной основе, под названием «ФитоФармика» в торговую сеть аптек ООО «Здоровье 24 часа» пришло приглашение директора о встрече в г. Екатеринбурге для подписания проектного договора о сотрудничестве.

Сеть аптек располагается в Ярославской области и имеет свои интересы закупки продукции производства из Екатеринбурга. Генеральный директор сети аптек предварительно ранее обговаривал условия встречи с руководством производства лекарств.

Его командировка будет длиться 4 дня, а целью в приказе по форме № Т-9 будет формулировка – «проведение переговоров по долгосрочному проекту и заключении контракта с постоянным поставщиком продукции».

Бухгалтер

Главный бухгалтер или просто бухгалтер на любой фирме или в организации юридической формы собственности – это всегда материально ответственное лицо, которое отвечает за разные ценности – материальные, имущественные, денежные.

Это говорит о том, что такой человек подотчетен в своем труде только на основном месте своей работы.

Именно поэтому зачастую компании, отправляющие своего бухгалтера в дочернюю или партнерскую компанию в другой город для формирования и подписания отчетной, а также платежной документации, практикуют оформление трудового договора по совместительству.

Трудовое законодательство не ограничивают граждан, на скольких рабочих местах они могут быть одновременно оформлены (ст. 282 ТК РФ).

А потому если бухгалтеру придется пребывать в командировке около месяца и более, тогда его трудовую деятельность в другом регионе страны или городе можно оформить в порядке совместительства.

Особенно, это касается тех ситуаций, когда бухгалтера хочет нанять совсем другая фирма, при согласии его начальства. Тогда оформляется командировка, а на месте прибытия фирма оформляет краткосрочный договор подряда.

Однако по такому договору бухгалтеру нельзя будет подписывать платежные и отчетные документы, а также сдавать и в налоговую не по месту своей прописки и основной работы Письмо ФНС РФ 8-11/18431 от 07.04.2003 г.).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *