Печать на документе: какую ставить

Согласно печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте . Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

  • Гербовые. Согласно государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

    Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

  • Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

  • И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

  • Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей, который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Исполнительные листы.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников , имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Узнайте как правильно оформить утверждение документов>>

Узнайте как работать с документами «Для служебного пользования»>>

Печать на приказах

Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.

Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.

Как заверять копии кадровых документов

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.

Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда ­определенный документ требует нотариального заверения).

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть ­заверительная надпись (см. Пример 1):

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Пример 1

Также на практике можно встретить следующую заверительную надпись (см. Пример 2). Этот способ заверения вполне допустим.

Пример 2

Чаще всего работники обращаются за выдачей копии трудовой книжки (например, для оформления загранпаспорта и т.п.). Иногда они просят выдать копию приказа о приеме на работу по совместительству, чтобы «основной» работодатель смог внести в их трудовую книжку соответствующую запись.

Поскольку речь идет о кадровых документах, которые хранятся в отделе кадров, то их копии заверяет инспектор отдела кадров. Желательно, чтобы в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о кадровой службе предприятия или в инструкции по кадровому делопроизводству) был определен порядок такого заверения, а также определено, какие именно копии допустимо заверять печатью отдела кадров. Это вполне сообразуется с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003, который допускает заверение копий печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26).

Конечно, ГОСТ Р 6.30-2003 не имеет общеобязательной силы, фактически он содержит рекомендации. Однако Указ не делает акцента на виде печати, определяя лишь, что «верность копии документа свидетельствуется… печатью» (без уточнения «печатью организации»). Иными словами, нормативно-правовой акт безразлично относится к виду печати, проставляемой при заверении. Поэтому рекомендации Госстандарта РФ не противоречат в этой части нормам права.

Указ также требует, чтобы на копии указывалась дата ее выдачи и делалась отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. На практике это требование почти не соблюдается, чему имеется множество объяснений. Например, отдел кадров выдает копию трудовой книжки. Понятно, что ее подлинник в полном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовой книжки, утвержденными постановлением Правительства № 225, хранится в сейфе отдела кадров. Однако этот подлинник не будет храниться там вечно, рано или поздно трудовая книжка будет выдана на руки работнику при увольнении (в отличие, например, от приказа о приеме на работу, который хранится не менее 75 лет). Указание на дату выдачи также не имеет правового значения для свидетельствования подлинности копии документа. Скорее, это имеет отношение к внутренним взаимоотношениям работника и работодателя, ведь работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, совершенно необязательно такую отметку делать на самом документе, если на предприятии ведется журнал учета выдачи справок и копий документов.

По мнению автора, без этих реквизитов копия будет вполне «надлежащей». А вот отсутствие печати на заверительной копии означает, что копия не заверена, и правовых последствий ее предъявление не влечет.

Печать в трудовой книжке

В отношении трудовых книжек это требование закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила) и Инст­рукции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой «М.П.». При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью отдела кадров.

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п.п. 2.3 Инструкции).

Например, самый распространенный случай – работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа. Перед кадровиком стоит задача отразить эти изменения в трудовой книжке работницы. Для этого он зачеркивает прежнюю фамилию одной тонкой чертой, позволяющей прочесть зачеркнутое, и над ней аккуратно вписывает новую фамилию. Инструкция предписывает вносить подобные изменения только на основании соответствующих документов (в данном случае – свидетельства о браке) и делать на них ссылку на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Такая ссылка обязательно должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Особо следует остановиться на заверении записей при увольнении работника (п. 35 Правил). Так, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника5.

Заметим, что аналогичные требования содержались в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и ­организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

При заверении записей при увольнении чаще всего встречается ошибка, заключающаяся в том, что кадровик ошибочно проставляет печать другой организации. Обычно это бывает в структурах холдингового типа. Тогда возникает ситуация, когда заверение произвела организация, не имеющая отношения к той организации, которая открыла данный блок своим ­наименованием (полным и сокращенным).

Как исправить такую ошибку? К сожалению, ни Правила, ни Инструкция не дают на это никаких ответов. Многие специалисты предлагают после неверно закрытого блока записей открыть новый блок этой же организации в виде полного и сокращенного наименования, внести исправительную запись о признании записи об увольнении недействительной, заверить подписями и проставить правильную печать. Такое решение небезупречно, потому что оснований признавать запись об увольнении недействительной не имеется. В этой записи все реквизиты (порядковый номер записи, дата, формулировка, реквизиты приказа) соответствуют действительности. Кроме того, заверительная запись имеет совершенно самостоятельный характер и относится не только к записи об увольнении, а ко всему блоку записей (см. п. 35 Правил: «при увольнении работника… все записи… заверяются…»). Думается, совершенно бессмысленно признавать все записи у данного ­работодателя недействительными.

Заверительная запись в данном случае ошибочна в виду неверного реквизита «печать». Следовательно, необходимо исправлять именно ее. Многие обходятся проставлением рядом оттиска верной печати. Но наличие двух печатей в качестве реквизита в документе выглядит некорректно. Представьте себе трудовой договор, скрепленный со стороны работодателя двумя печатями, одна из которых не имеет отношения к юридическому лицу, выступающему работодателем. Конечно, это недопустимо.

Некоторые кадровики предлагают под следующим порядковым ­номером внести исправительную запись такого содержания:

Пример 3

Рядом с этой записью они предлагают проставить правильную печать. Однако блок записей уже закрыт записью об увольнении и заверен (пусть даже заверен не совсем верно). Следовательно, у прежнего работодателя нет оснований вносить какие-либо записи после этого. А открывать блок записей для внесения одной только заверительной записи бессмысленно, ведь такая запись не может существовать в отрыве от тех записей, которые заверяются.

Итак, идеального выхода из данной ситуации не существует, любое исправление неверно проставленной печати так или иначе будет противоречить Инструкции и Правилам. Представляется, что можно выбрать любой из этих способов, но при этом следует выдать работнику справку, подтверждающую период работы у данного работодателя, и посоветовать хранить эту справку для предъявления другим работодателям и пенсионным органам (при необходимости).

Аналогичным образом следует вносить пояснения, если ошибочно проставлена печать на внутренней стороне обложки трудовой книжки («печать такой-то организации проставлена неверно»). Например, при внесении записи об изменении фамилии кадровик при заверении взял не ту печать. Только вместо подтверждающей справки в этом случае уместно выдать заверенную копию приказа, на основании которого в документах организации производилось изменение фамилии работника.

Если ошибочная печать проставлена под записью о дополнении сведений об образовании и / или профессии, то в этом случае можно выдать справку, составленную в произвольной форме, которая удостоверит, что соответствующая запись на обложке внесена именно этим работодателем.

Иногда бывает, что проставленная печать частично не соответствует наименованию организации в заголовке. Это может быть ошибка кадровика, небрежно открывшего блок записей. Неверное название организации также практически невозможно исправить, поскольку оно не имеет нумерации. В этом случае выходом также будет выдача справки, подтверждающей ­соответствующий период трудового стажа.

Подобная ошибка также возникает, если пропущена запись об изменении названия организации. Например, ООО «Ромашка» переименовалось в ООО Аудиторская фирма «Ромашка», и это отражено в ее учредительных документах. Соответственно, при увольнении работника работодатель проставит печать, принадлежащую ООО Аудиторская фирма «Ромашка». Но поскольку запись о переименовании просто забыли внести, наименование блока записей не соответствует реквизитам печати. То есть формально считается, что эти записи внесены двумя разными организациями.

Пока не закрыт блок записей, пропущенную запись внести довольно просто (п. 3.2 Инструкции). Но если записи уже закрыты, то оснований вносить пропущенную запись уже не имеется. Конечно, можно открыть новый блок записей и внести пропущенную запись, однако к моменту обнаружения такой ошибки работник может уже работать на новом месте. В этом случае опять выдается справка, в которой отражаются сведения о стаже работника и о переименовании организации, произошедшем в период его работы. Работник имеет право предъявить такую справку по новому месту работы, и работодатель обязан внести соответствующую запись на основании этой справки (п. 27 Правил). Такую справку работнику следует хранить как ­подтверждающий документ.

Весьма часто встречаются трудовые книжки, в которых блок записей какой-либо организации закрыт записью об увольнении, подписью кадровика и подписью работника, но печать организации (печать отдела кадров) отсутствует. Данный недочет устранить весьма просто – работнику следует лишь прийти на прежнее место работы и попросить проставить печать. Главное, не затягивать с этим, поскольку организация может сменить название, заказать новые печати и уничтожить старые. Тогда заверение печатью может вызвать затруднения. Но и в этом случае выручит выдача подтверждающей справки.

Проблемы также могут возникнуть, если отсутствие печати пытаются исправить, когда прежняя организация уже ликвидирована или реорганизована. В этих случаях за подтверждающими справками нужно обращаться к правопреемникам той организации или в архивы, куда сданы документы по личному составу. Однако сохранность документов по личному составу не всегда обеспечивается должным образом, поэтому вполне вероятно, что может и не получить архивную справку. И тогда соответствующий блок записей навсегда останется без печати и будет считаться ненадлежаще заверенным. В принципе, последующий работодатель может открывать после такого блока записей свой собственный блок. Однако учет трудового стажа на основании предыдущих записей, заверенных ненадлежащим образом, будет проблематичным.

Еще более сложная ситуация возникает, когда в трудовой книжке отсутствует не только заверяющая печать, но даже запись об увольнении. Тогда работодатель, принимающий работника на работу, не сможет вести такую книжку, ведь формально работник считается работающим в другой организации, хотя на деле эта организация может быть уже ликвидирована. Но если работник предъявит архивную справку, из которой будет видно, что увольнение все-таки было произведено, «новый» работодатель имеет право начать свой блок записей и в его составе отразить сведения об увольнении работника с предыдущего места работы.

Уничтожение и замена

В случаях, когда печать стала не нужна, ее нельзя просто выбросить. Печать необходимо уничтожить физически, причем сделать это можно двумя способами:

  1. Самостоятельно. По факту уничтожения комиссионно составляется Акт, в котором прописывается дата, адрес, присутствующие и причина уничтожения. Также в акте должен быть образец старого оттиска, способ приведения в негодность и вывод о невозможности употребления. После чего Акт подписывается всеми членами комиссии и хранится постоянно.
  2. Обращение в штемпельную мастерскую. При этом составляются Акт о передаче и заявление, предоставляются вместе с доверенностью на уничтожение, копию паспорта руководителя и лица, уничтожающего печать. Документы, подтверждающие действие сторонней организацией, также хранятся постоянно.

Уничтожению подлежат печати при их замене на новые или при ликвидации общества.

Замену проводят по нескольким причинам:

  • переименование фирмы, изменение ее данных;
  • механический износ;
  • плановая замена;
  • утеря или кража.

Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» – дубликат.

Недопустимые нарушения

Нужно помнить, что при использовании печати нельзя:

  1. Изображать герб в оттиске, если это не определено законом «О государственном гербе РФ».
  2. Указывать полное и краткое наименование, чтобы исключить путаницу.
  3. Включать в клише незарегистрированные товарные знаки предприятия.
  4. Пользоваться старой печатью при изменении данных.
  5. Нарушать инструкцию по применению.

Итак, если соблюдать эти правила, то проблем с печатью не возникнет. Ну а работать с ней или без нее – решать самой организации.

Как правильно заправить печать или штамп, вы узнаете из данного видео.

Требования в 2020 году

Значительных изменений использование в 2020 году не претерпело.

На основании №82-ФЗ от 06.04.2015 организации уже с 2015 года могут не применять в деятельности печать, если она отсутствует, но при условии, что это прописано в их Уставе.

В конце 2016 года Министерство Труда опубликовало ряд приказов:

  • №648н от 15.11.2016;
  • №589 от 31.10.2016;
  • №588н от 31.10.2016.

Они прояснили спорные моменты и добавили новые нюансы. В некоторых вопросах теперь требуются дополнительные документы. Например, фирмам, у которых Уставом не предусмотрена печать, при составлении Справки о заработке для исчисления пособий сотруднику необходимо будет приложить документы, подтверждающие права должностных лиц, подписавших Справку, копию паспорта физического лица или свидетельство о государственной регистрации ИП.

Также при запросе в ФСС о подлинности уже выданной Справки сотруднику с прошлого места работы вместе с запросом нужно будет предоставить аналогичные документы на право его подписания.

А главное, решен самый спорный момент – наличие оттиска при заполнении трудовых книжек. Раньше Минтруда определяло обязательность его проставления, даже если организация отказалась от нее в своей деятельности, сейчас проставлять печать нужно только тем обществам, которые ее используют.

Остальные нормы и правила в 2020 году не изменились.

Содержание и образцы печати

Законы об АО и ООО определяют обязательные реквизиты: полное название, организационно-правовую форму, город или населенный пункт фактического нахождения. Наименование указывается обязательно на русском языке и по желанию на любом другом. Больше в законе ничего не прописано, поэтому дополнительно фирма может добавить ОГРН, ИНН, КПП, эмблему или товарный знак, но обязательно зарегистрированный.

Кроме того, что законодательно оговорены обязательные реквизиты, остальные параметры (размеры, эскизы) не определены, поэтому при их изготовлении штемпельные мастерские обычно основываются на ГОСТ, применяемых к гербовым печатям.

На дополнительных печатях указывают, для какой службы или документов предназначены: «отдел кадров», «архив», «для счетов-фактур», «для товарных накладных» и т.д. Форму для них можно выбрать не только круглую.

Регистрация и применение

Раньше была необходимость регистрировать печать при создании общества, утверждать ее эскиз. Сейчас такого не требуется, никакими законодательными актами порядок регистрации не определен, поэтому фирме не нужно получать разрешение или уведомлять государственные органы о введении в действие своей печати.

Но к ее использованию не нужно относиться посредственно, ведь это один из важных деловых атрибутов фирмы, тем более государство рекомендует разработать инструкцию по применению согласно ГОСТ ведения документооборота и архивного дела.

Инструкция может содержать:

  1. Перечень печатей – наличие основной и дополнительной, количество экземпляров.
  2. Места хранения.
  3. Список должностей, ответственных за хранение и имеющих право на использование.
  4. Правила использования.
  5. Перечисление документов, в которых необходимо проставление основных, а также дополнительных печатей.

Передаваться и храниться они должны под расписку в журнале учета, при неиспользовании – запираться в специальные ящики.

Нужна ли печать на договоре

Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).

Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).

Без печати можно заключать и трудовые договоры, поскольку статья 57 ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Первичные документы

Формы первичных учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). При этом буквы «М. П.» на таких документах можно не ставить, поскольку оттиск печати не является обязательным реквизитом «первички» в силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы, обязательные к применению

Существуют документы, которые составляются только по строго установленным формам, содержащим поле для оттиска печати (например, приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Также предусмотрено, что на большинстве бланков строгой отчетности должна быть проставлена печать (пункт 3 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Эти требования продолжают действовать.

Те организации, у которых есть печать, должны использовать ее для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Представление документов в ИФНС

Как правило, если копии представлены в ИФНС в бумажном виде, их требуется заверять печатью (статьи 91, 93.1 НК РФ).

Налоговая и прочая отчетность организации

Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).

А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:

  • форма 4-ФСС;
  • книга продаж;
  • книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).

Сдать через интернет отчетность в ИФНС, ПФР и ФСС

Законодательные акты и нормативные требования к факсимиле.

Выдержка из п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ:

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

ГК РФ позволяет использовать факсимиле только в случаях, когда об этом специально упомянуто в договоре. Но в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговыми другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в Письме от 01.04.2004 № 18-0-09/[email protected] В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива. Так, в Постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 № Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п. 6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Т.е. самым разумным представляется использование факсимиле на документах не предусматривающих материальную ответственность. Однако, если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то по Гражданскому кодексу Российской Федерации документ будет иметь такую же юридическую силу как и с обычной подписью.

Когда печать можно проставлять (при ее наличии)

Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии. Перечень таких законов мы обобщили в таблице.

Наименование закона

Проставление печати

Трудовой кодекс РФ (ст. 230).

Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61).

Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ).

Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии).

Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ).

Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии).

Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16).

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии).

Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54).

Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»(ч. 9 ст. 18).

При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии).

Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2).

Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта.

Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • выписки по счету депо;
  • закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.

Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • решения об эмиссии ценных бумаг;
  • сертификаты эмиссионной ценной бумаги;
  • решения о выпуске российских депозитарных расписок.

Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица;
  • документы, представляемые претендентами на покупку имущества.

Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90)

Печать (при ее наличии) должна проставляться:

на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов

Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. ст. 51, 88).

Печать (при ее наличии) должна проставляться:

  • на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе;
  • на заявке на участие в закрытом аукционе.

Печать законного представителя

Печать законного представителя – это личная печать, принадлежащая исключительно законному представителю фирмы. Законный представитель является главой компании, указанным в лицензии на ведение бизнеса, и берет на себя обязательства от имени компании. У предприятия может быть только один законный представитель.

Печать законного представителя может быть использована вместо подписи или рядом с ней. После регистрации эта печать также должна быть зарегистрирована в РАПТ, УОБ и в обслуживающем компанию банке.

Электронная печать

Электронная печать является цифровым эквивалентом определенной физической печати, которая используется для онлайн-переводов, включая финансовые и договорные переводы. Подобные электронные печати похожи на электронные подписи в том плане, что они также зашифрованы для обеспечения полномочий пользователя.

Компаниям, использующимся электронными печатями, рекомендуется следить за обновлениями нормативных документов, касающихся их использования, поскольку технологические разработки опережают соответствующие изменения в законодательстве.

В каких же случаях без штамп не обойтись?

По закону №82 появились изменения в некоторые правила и акты по печатям. По этому закону организация может как иметь печать, так и не иметь штамп и печать. То есть он означает что организация может иметь штамп для документов, но строгой обязанностью этого не существует по наличию такого штампа у фирмы. Поэтому штамп не нужен, но многие ООО не отказались от его выпуска для себя. Это деловой атрибут и его заказывают для фирмы практически всегда. Часто штамп совмещают с фирменным знаком или логотипом. По законодательным нормам РФ определенные виды документов до сих пор требуют заверения штампом. Поэтому, все таки, имеет смысл узнать, что должна содержать печать ООО, и на каких бумагах должен ставится оттиск с информацией о фирме.

Какие документы обязательно нужно заверять печатью с индивидуальными данными фирмы?

  • Копии учредительных документов фирмы (по ФЗ РФ №122);
  • Бланк строгой отчетности у фирмы (по ПП РФ №359 пункт 3);
  • Оформление складского двойного свидетельства (по ГК РФ статья 913 пункт 1);
  • Доверенности разных типов от имени ООО (арбитражный и гражданский процессуальный кодексы РФ статья 61 и 53 соответственно, ряд ФЗ РФ);
  • Ордер приходный кассовый (по Указ банка РФ № 3210-У, пункт 5.1);
  • Акты о чрезвычайном происшествии на предприятии (по ТК РФ статья 230);
  • Заявка на участие в закрытом аукционе (по ФЗ РФ № 44 статьи 88, 61, 51);
  • Отчеты о хранимых, перевозимых, перерабатываемых и т.д. товарах (по ФЗ РФ № 311).

Для этих видов документов для юридической силы необходимо заверение печатью. Также отметим что, в середине 2016 года в законах отменили необходимость заверять фирменной печатью у фирм трудовые книги и кадровые бумаги. А в феврале 2017 года вступил в силу закон разрешающий не ставить печать ООО на путевых листах. Также существует закон ФЗ №402 от 2011 года (статья 9), в котором сказано о том, что штамп — необязательный атрибут для ООО. Поэтому различные первичные документы и бумаги у организации могут не всегда заверяться штампом. При нежелании заказывать штамп для своей фирмы можно воспользоваться законом для оспаривания, если наличие печати требуют где-нибудь. Хотя надо сказать, что несмотря на новые правила, все продолжают использовать штампы для работы как раньше.

Какая информация должна содержать печать для ООО?

Что должно быть обязательно на печати ООО, чтобы она имела юридическую силу? Клише содержит:

  • Полное и сокращенное название ООО;
  • Полные данные о месте регистрации (нахождения) организации;
  • Фразу «Общество с ограниченной ответственностью»;
  • Номер полученный организацией при регистрации (указан в ОГРН).

Согласно сегодняшним законодательным нормам, печать регистрировать не нужно. Также не предусмотрена регистрация штампа и в вашей налоговой инспекции. Но если уже Вы приняли решение изготавливать клише для ООО, тогда об этом нужно написать об этом в уставе организации. При необходимости использовать фирменный знак его формально заверяют в банке при открытии счета. Оттиск ставится на бланке с образцами подписей. Это сегодня единственный вид регистрации штампа. Кстати, если в уставе организации не будет упомянуто о наличии у ООО фирменного оттиска, но клише будет изготовлено, то никаких санкций это за собой не повлечет.

Государственный реестр

Единой базы данных, содержащей сведения об оттиске штампа организаций, зарегистрированных в качестве юридических лиц, никогда не существовало. Единственный прецедент создания реестра был отмечен в Москве в 1998 году. Предприниматели были обязаны предоставить для проверки и регистрации печать для документов, требования к которой устанавливались в Распоряжении мэра города № 843-РМ и касались, в частности, формы и размера средства индивидуализации. Реестр просуществовал 7 лет и в 2005 году был упразднен.

Какой должна быть печать

Особые требования к печати ООО в 2020 году не предъявляются. Единственное ограничение касается использования изображений государственной символики. Еще одно правило, относящееся к данному атрибуту, присутствует в п. 5 ст. 2 ФЗ № 82-ФЗ: при наличии у фирмы специального оттиска информация о нем обязательно вносится в Устав организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *