Содержание

Изменения в сроках хранения документов организаций с 2020 года

Новые сроки приведены в таблице.

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Прежние сроки Новые сроки с 2020 года
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)
50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов с 01.01.2020 года

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться . Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации Вид документов Срок хранения с 2020 года
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве
а) по месту составления;
б) в других организациях
а) 45 лет;
связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
б) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов действующие с 2020 года

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

Аутсорсинг бухгалтерии

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учета с 2020 года должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учета. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Хранение налоговых документов

Налоговый же кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необхо­димые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, под­тверждающие размер убытка, переносимого на буду­щее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Важно

Данный материал является выдержкой из бератора «Первичные документы».

Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению «первички». Доступны как книжный, так и электронный вариант бератора.

Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что под­тверждают правильность исчисления и уплаты нало­гов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалте­ры. По сути речь идет об одних и тех же документах. Казалось бы, противоречие налицо.

Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ве­домства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие – для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.

Поэтому, если есть сомнения, во избежание недо­разумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.

Документы, подтверждающие убытки

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, хранят в течение всего срока, когда указанный убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6, п. 16 ст. 214.1 НК РФ). Срок хранения не сокращается даже после проведения налоговой проверки. После того как убыток будет полностью списан, документы продолжают хранить в соответствии с установленными для них сроками.

Подпишитесь на блог и получите скидку

на ближайшее мероприятие! Получить скидку

Документы по кадровому учету

Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). В частности, трудовые договоры, кадровые приказы (прием на работу, установление совмещения, переводы, аттестация, поощрения, предоставление отпусков и т.д.), личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, согласие на обработку персональных данных и т.п.

Кстати, мы специализируемся на Налоговом планировании

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, с 2020 года нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Общие положения

Вопросы хранения проектной документации оговариваются в соответствующем Федеральном законе. Бумаги, которые передаются в уполномоченные службы (структуры), должны храниться с учетом положенных сроков и оговоренных условий. Отдельное внимание уделяется оригинальным бумагам (рабочим документам и проекту), которые должны быть учтены (если иное не оговорено в соглашении между сторонами).

Так, в состав бумаг, хранящихся в архиве и взятых на учет, должны быть включены следующие документы:

  • Оригиналы и копии, разработанные самостоятельно, переданные на хранение или заказанные у других компаний.
  • Разрешение на внесение корректировок в бумаги.
  • Типовая документация.

При рассмотрении вопроса хранения документации важно понимать, что все бумаги условно делятся на несколько категорий:

  • Оригиналы (подлинники).
  • Копии.

В функции компаний, которые занимаются конструкторской деятельностью, а также задачи организаций, осуществляющих учет и хранение бумаг, обязательно входят правила организации документооборота.

Если компания одновременно принимает бумаги в разных вариантах (в бумажном или цифровом виде), разрешено их преобразование. Главное при этом – соблюдение следующих правил:

  • Бумаги, которые переданы в классическом (бумажном) виде, могут переформировываться в файлы.
  • Если документы переданы в бумажной форме, но напечатаны с помощью ПК, то они должны выполняться с учетом требований ГОСТ под номером 2.004.
  • После установки ЭЦП и указания реквизитов готовые файлы преобразуются в электронные бумаги.
  • Если документ передан на электронном носителе, допускается его преобразование в бумажную форму с применением ПК. В этом случае обязательно наличие подписи уполномоченных сторон.
  • После преобразования документа его название меняться не должно. При этом форма бумаги или характер ее применения не имеет значения.
  • Если после передачи бумаг было произведено их взаимное преобразование, то требуется взаимное указание ссылок.
  • В случае, когда документы имеют идентичный вид и название (вне зависимости от формы), они в любом случае относятся к категории взаимозаменяемых.

Если организуется выпуск подлинных документов, а также их передача в другую компанию, обязателен учет уже существующих и новых стандартов ЕСКД и СПДС.

Как принимаются подлинники?

Один из ключевых этапов в вопросе хранения проектно-сметной документации – приемка подлинных бумаг. Если речь идет о бумажной версии документов, обязательно проводится проверка на факт целостности документов (наличия разрывов, подклеек, повреждений и прочих дефектов). Кроме того, пригодность бумаг оценивается с позиции таких критериев, как нечеткость линий или текста. При этом подлинники, которые принимаются на хранение, должны в полной мере соответствовать ГОСТ 2.051.

В процессе приемки подлинных документов проверке поддается ряд ключевых моментов, а именно: комплектность передаваемой документации, наличие дат и подписей, корректность указания основных надписей и оформления титульных листов. Здесь же контролируется правильность внесения информации, наличие ЭЦП и других аналогов подписей.

Отдельно должен быть изучен вопрос, касающийся носителя проектной документации, сохранения объектов и порядка применения подлинных подписей или ЭЦП.

Условия уничтожения

В первую очередь, следует отметить, что уничтожению подлежат только те документы, срок действия которых уже истек. Ликвидация информации раньше времени влечет за собой административную, а в отдельных случаях — и уголовную ответственность.

Для уничтожения документов создается экспертная комиссия, в состав которой входят как члены самой компании, так и архивного учреждения. Комиссия проводит экспертизу ценности бумаг, отбирает документацию, подлежащую уничтожению, и составляет соответствующий акт.

В большинстве случаев документы, указанные в акте, утилизируются без с согласования с органами Росархива. Однако если имеется соответствующее указание органов исполнительной власти, бумаги направляются на рассмотрение в данную организацию.

По факту уничтожения документов также составляется акт, подтверждающий, что бумаги были утилизированы в полном объеме и с соблюдением правил безопасности и конфиденциальности.

Как хранятся подлинники?

На практике хранение подлинных документов возможно в двух формах – цифровом и бумажном. При этом комплектование бумаг осуществляется с учетом действующего ГОСТ. Так, текстовая и графическая проектная документация хранится на А1. Сохранение объектов возможно и в развернутой форме. В случае, когда документ выполнен в большем формате, допускается складывание подлинников. При этом на папке должны быть прописаны номера.

Если исходить из практики, то подлинные документы можно классифицировать по мере увеличения номеров или же по объектам. Возможен и иной порядок организации, если он был утвержден соответствующим образом. Сами подлинники должны храниться на цифровых носителях или в электронных базах данных. Чтобы исключить случайную утерю документов, обязательно резервное копирование.

Как хранятся копии?

Определенные правила имеют место и по отношению к копиям, которые также могут храниться в двух популярных формах. Если бумаги выполнены разными субподрядными организациями, то они часто содержатся в индивидуальных папках или отдельно взятых томах.

В архивных копиях отражено содержание бумаг на день подписания, а также передачи (сдачи) объекта. Если в архиве имеются копии, они находят отражение в картах учета. При этом складываются бумаги (если они имеют классическое исполнение), в формат А4. Так, если копии передаются для хранения, то они должны имеет четкий контраст и правильный фон, не усложняющий изучение.

Если бумаги принимаются в классическом исполнении, то они обязательно проверяются на комплектность и соответствие сопроводительным бумагам. Что касается регистрации и учета копий посторонних структур, то они должны производиться по действующим правилам.

На каждой копии должен стоять штамп, а также указываться инвентарный номер и дата регистрации. Что касается непосредственно штампа, то он находит отражение на видном месте. Если копия выполняется полистно, проштамповка производится слева вверху. Учет копий может вестись вручную или автоматически. Эти и ряд других моментов регулирует приказ, касающийся приемки бумаг.

Таким образом, проект должен храниться в архиве организации до момента, пока не будет передан в более крупный архив (государственный или муниципальный) или же до момента уничтожения.

Источник: СТРОИМ ПРОСТО

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Получить гостевой досступ к интернет-бухгалтерии

В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 1 нравится Поделиться:

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если организация (индивидуальный предприниматель) по требованию госорганов (ИФНС, ФСС РФ, трудовой инспекции и т.д.) не представите документы, чей срок хранения не истек, то организация (индивидуальный предприниматель) и ее должностные лица будут оштрафованы. Размеры штрафов указаны в НК РФ, КоАП РФ, Законе № 125-ФЗ.

Протоколы по административным штрафам выписывают:

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

07. Планирование, статистика и финансы

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 196

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 197

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 198

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 201

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 203

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

До минования надобности

ст. 338

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 216

Резерв

Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

08. ПТО

Технологические карты

Постоянно

ст. 141

Технологические правила и предписания

До замены новыми

ст. 143

Технические условия технологического процесса

До ликвидации организации

ст. 145

Технологический паспорт

Пока существует надобность

ст. 197

Карта наладки инструмента

До замены новыми

ст. 213

Резерв

Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *