Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать .

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти .

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали .

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Металлические картотечные шкафы

Бумаги формата A4? Трудовые книжки? Чертежи формата A0? Защитить эти документы от физических повреждений, влаги и грязи, компактно расположить и надежно упорядочить поможет картотечный шкаф. Среди разных типов шкафов особой прочностью и надежностью отличаются металлические картотечные шкафы.

А в компании «Аргумет» вы найдете модели картотечных шкафов из металла на любой вкус от компактных до габаритных или сможете заказать шкаф по индивидуальным параметрам. Наши шкафы для картотек устанавливают в офисах, медицинских и образовательных учреждениях, библиотеках, исследовательских и конструкторских бюро.

Особенности картотечных шкафов из металла

Предлагаемые нами шкафы-картотеки обладают следующими свойствами:

  • Шкафы производятся из высококачественной стали толщиной 0,8-1 мм
  • Все картотечные шкафы с выдвижными ящиками на телескопических направляющих
  • Имеют общий замок, ограничивающий доступ к документации
  • Имеют антиопрокидывающее устройство, которое препятствует одновременному выдвижению нескольких ящиков
  • Покрыты полимерно-порошковой краской, устойчивой к царапинам, ударам и воздействию внешней среды

Для хранения документов крупного формата (A1, A0) предлагаются сварные картотечные шкафы, под маленькие форматы (папки, трудовые книжки, A5, A6) — сборно-разборные. Сварные шкафы не требуют сборки на месте, а для сборно-разборных шкафов эту услугу надо заказывать. Зато их легче перевозить из помещения в помещение при переезде.

Металлические шкафы для хранения документов обладают повышенным сроком службы и выдерживают большие веса.

В наличии есть картотечные металлические шкафы серий AFC и ШКТ, к некоторым шкафам дополнительно прилагаются тумбы. В комплекте к шкафам можно заказать компрессионные пластины для документов.

Основные различия моделей картотечных шкафов

Выбирая подходящую модель картотечного шкафа, обратите внимание на следующие параметры:

  • Формат хранимых документов: А5, А6, подвесные папки A4 или большие форматы A1, A0
  • Вместимость шкафа: определяется размерами и количеством секций, в стандартном варианте от 2 до 7
  • Кстати, шкаф с 2 секциями по высоте примерно равен стандартному рабочему столу или чуть ниже
  • Габаритные размеры шкафа: поместится ли он у вас в офисе и куда его можно поставить
  • Цвет: стандартные цвета шкафов — серый, металлик, на заказ доступны и другие цвета по шкале RAL
  • Допустимая нагрузка на один ящик
  • Есть модели, в которых ящики внутри дополнительно разделены перегородкам (ящики с разделителями), что дает возможность детальнее структурировать картотеку. Возможно, вы захотите именно такую модель — сообщите это пожелание нашему консультанту.

Хранение документов в подвесных папках

Для систематизированного хранения документов используются подвесные папки форматов А4 и более современного Foolscap. В Foolscap помещается больше документов. В выдвижных ящиках картотечного шкафа такие папки крепятся с помощью держателей, не перекашиваются, не смещаются.

Если использовать папки разных цветов и аккуратно распределять их по ящикам, нужный документ всегда можно найти за считанные минуты.

Хранение в офисе документов крупных форматов

Шкафы-картотеки под документы больших форматов необходимы в государственных исследовательских и проектно-изыскательных учреждениях, конструкторских бюро, а также издательствах и архивах для хранения, например, календарей и плакатов.

Приобретая металлический шкаф для хранения габаритных документов, обратите внимание на его размеры. Возможно, стандартные модели будут для вас слишком велики и лучше изготовить более компактную модель на заказ.

Если у вас достаточно крупная организация и большое по площади помещение, в хранении разных типов бумаг помогут также архивные и бухгалтерские шкафы. Кроме того, мы предлагаем металлическую мебель для раздевалок сотрудников — гардеробные секции и для производства — инструментальные шкафы.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *