2.1.4.1. Формирование дел фондов

Каждое дело фонда имеет свой номер, соответствующий номеру фонда, на который оно заведено. Дело объединенного архивного фонда состоит из дел фондов, которые вошли в его состав. Формирование каждого такого дела аналогично формированию дела архивного фонда. Дела фондов должны храниться в порядке этих номеров.

Лицо, ответственное за учет архивных документов в архиве, осуществляет формирование дел фондов, т.е. занимаются подшивкой в каждое дело фонда справочных и учетных документов, отражающих историю фондообразователя, состав и особенности формирования фонда, движение документов, порядок работы с ними.

В дело фонда входят документы, которые по своему характеру могут быть условно разделены на 4 группы.

Первая группа – справочно-информационные сведения о фонде, представленные в исторической справке по истории фондообразователя и истории его архивного фонда или в исторической справке по истории создания, формирования коллекции.

Вторая группа – документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда. Это акты приема-передачи архивных документов (на хранение в данный архив или в другой архив), в том числе электронных документов; о выделении архивных документов к уничтожению, в том числе единиц хранения электронных документов; об обнаружении или необнаружении архивных документов, в том числе электронных документов, пути розыска которых исчерпаны; об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; о выдаче архивных документов во временное пользование; о неисправимых повреждениях архивных документов, в том числе единиц хранения электронных документов; описания архивных документов, переработки описей; возврата архивных документов, в том числе электронных документов, собственнику и другие) (см. п. 2.2).

В состав этой группы включаются также акты о рассекречивании архивных документов.

Все перечисленные акты нумеруются в валовом порядке в рамках видовой группы актов в пределах одного дела фонда.

Кроме актов в дело фонда включаются и другие учетные документы, такие как старые листы фонда после их пересоставления, (на которых в верхнем правом углу должны стоять отметка «Лист пересоставлен»), материалы проверок наличия и состояния документов (например, листы проверок) и другие документы по изменению объема фонда. В дело фонда может быть включен и Лист учета электронных документов фонда, который является дополнением к листу фонда.

Кроме исторической справки в дело фонда могут входить сведения о переименовании организации, в том числе лист переименований, который может быть составлен в качестве элемента справочного аппарата к описи1.

Третья группа – документы, отражающие порядок работы с архивным фондом. Сюда входят: копия характеристики архивного фонда, которая составляется для путеводителя или иного справочника, инструкции по работе с документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей (в случае их составления в архиве), а также схемы классификации дел внутри архивного фонда (см. п. 4.1.4) и другие аналогичные методические документы по обработке архивного фонда.

Четвертая группа – документы, отражающие особенности формирования архивного фонда. Например, справка со сведениями о нахождении архивных документов по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций в делах других фондов. Это связано с тем, что дела фондов органов КПСС и ВЛКСМ, в которые в свое время были включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, в настоящее время расформированию не подлежат.

В состав этой группы документов может включаться справка с указанием дел и их поисковых данных (архивных шифров), содержащих документы, которые должны были быть включены в дело фонда, но по каким-либо причинам были сформированы в другие дела.

Дело фонда как любая единица хранения должно быть полностью оформлено. Учетные документы в рамках дела фонда систематизируются по хронологии, т.е. располагаются по их датам, акты нумеруются (как уже было отмечено) по видам актов в валовом порядке. Все документы в деле фонда необходимо подшить в твердую обложку, пронумеровать, составить лист-заверитель и внутреннюю опись.

В случае оформления договора архива с организацией о включении ее документов в состав Архивного фонда Российской Федерации при первой передаче документов в архив договор подшивается в дело фонда.

При исключении организации из числа источников комплектования архива ее наблюдательное дело (см. п. 3.1) оформляется для передачи на постоянное хранение. При незначительном объеме документы, содержащиеся в наблюдательном деле, включаются в ее дело фонда организации.

Приложение N 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

Наименование организации РЕЕСТР ОПИСЕЙ Начат ______________ Окончен ____________ Формат А4 (210 х 297 мм)

N п/п

N фонда

N описи

Название описи

Количество дел в описи

Крайние даты

Количество листов в описи

Количество экземпляров описи

Примечание

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет) хранения

по личному составу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Всего хранится в архиве _____________________________ описей, из них (цифрами и прописью) постоянного хранения ___________________________________________________, (цифрами и прописью) временного хранения (свыше 10 лет) _____________________________________, (цифрами и прописью) по личному составу _____________________________________________________, (цифрами и прописью) в том числе поступило в _____ году _______________________________ описей (цифрами и прописью) в том числе выбыло в ____ году ___________________________________ описей (цифрами и прописью)

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Правила работы архивов организаций

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Читать продолжение в КонсультантПлюс

Реестр документов к 3-НДФЛ могут заполнить и налоговики

Если налогоплательщик представил в ИФНС декларацию вместе с подтверждающими документами, но без реестра к 3-НДФЛ, то такой реестр заполняют сами инспекторы (п. 4.3 Регламента).

Если же реестр все-таки был составлен самим плательщиком, то налоговики сверяют количество листов, указанных в реестре, с количеством листов представленных документов, а также с количеством листов, указанных на Титульном листе декларации. И в случае выявления каких-либо несоответствий, инспекторы составляют новый реестр подтверждающих документов с учетом изменений.

Реестр к 3-НДФЛ вместе с пакетом подтверждающих документов инспекторы, принявшие декларацию, передают в отдел, занимающийся камеральными проверками 3-НДФЛ.

Реестр прилагаемых документов к 3-НДФЛ не заменит опись вложения

Если плательщик решил отправить декларацию и подтверждающие документы по почте, то даже при наличии реестра к 3-НДФЛ, он должен снабдить свое письмо в ИФНС описью вложения. Ведь наличие описи вложения является обязательным требованием, предъявляемым НК РФ к отправлениям, направляемым в налоговые органы по почте (п. 4 ст. 80 НК РФ).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *