Для кого эта статья: для работодателей, работники которых регулярно находятся в пути по рабочим вопросам.

Из данной статьи вы узнаете: когда оформлять командировку, а когда – разъездной характер работ и как проводить оплату.

Содержание

Определение

Прежде всего рассмотрим, когда рабочая поездка признается командировкой, а когда она будет носить разъездной характер.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем).

В письме от 13.09.06 г. № 905/13/84-06 Минсоцполитики отмечает, что законодательного определения понятия «разъездной (передвижной) характер работ» в Украине нет, поэтому следует руководствоваться постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 г. № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с передвижным и разъездным характером работ в строительстве», которое действует в Украине (далее – Положение № 169) в соответствии с постановлением Верховной Рады от 12.09.91 г. № 1545-XII «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР».

Разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места расположения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) к месту работы на объекте и обратно. Причем такое время поездок должно составлять не менее двух-трех часов в день (п. 2, 13 Положения № 169).

То есть если работа, связанная с поездками на значительные расстояния и возвращением к месту работы в нерабочее время, имеет постоянный характер, работодатель имеет право установить такому работнику разъездной характер работы.

Но такое решение принимает именно предприятие (см. письмо Минсоцполитики от 17.11.06 г. № 307/13/133-06). То есть если работодатель не определит работы как разъездные, он может считать их командировками.

В коллективном договоре необходимо определить:

  • перечень должностей (профессий), для которых устанавливается особый (разъездной) характер работы;
  • размер доплат за него;
  • порядок учета использования рабочего времени работников с разъездным характером работы.

Разъездной характер работы должен быть предусмотрен также в трудовых договорах и должностных инструкциях.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания

Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.

Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.

Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD

Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.

В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.

Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.

Какие расходы нужно возместить работнику

Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву

При возмещении расходов можно использовать два варианта:

1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).

2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор (ст. 168.1 ТК РФ).

Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин. Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.

В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.

Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.

Положение о разъездной работе

Если работа в разъездах имеет место в организации, необходимо составить соответствующий локально-нормативный акт, взяв за основу образец Положения о разъездном характере работы. Этот документ должен содержать:

  • Общие положения – цель и задачи документа
  • Перечень должностей, чья работа носит разъездной характер
  • Гарантии и компенсации
  • Порядок и размер возмещения расходов

Кроме оплаты проезда, компенсироваться также может мобильная связь, расходы по найму жилья в случае необходимости, иные расходы, оговоренные в Положении или коллективном договоре.

Образец Положения о разъездном характере работы

Ознакомить с документом нужно всех, чьи должности в нем перечислены. Работающие сотрудники ставят подпись текущей датой, вновь принимаемые – знакомятся в день приема на работу.

Стоит заметить, что в разъездной характер работы 2020 год не привнес ничего нового, так что актуальными остаются принятые локально-нормативные акты последних лет.

Разъездная работа: что это?

В Трудовом кодексе предусмотрены два вида работы, связанных с поездками работников, это:

  • Командировки по служебным делам.
  • Собственно разъездная работа.

Норм, которые регулируют разъездной способ организации работы, в действующем российском праве немного. В частности, это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Однако ни первая, ни вторая статья не дает точного определения данной деятельности и не описывает, как она должна быть организована.

Ситуация еще более усложняется, если за решением вопроса обращаться к отраслевым или более старым, еще действующим советским правовым актам, потому что они трактуют разъездную работу только применительно к своим особенностям.

Кроме того, трудовое законодательство не имеет ограничений по должностям и специальностям, к которым можно применять критерии отличий разъездной работы. Поэтому, основываясь на общих положениях действующих норм права, можно утверждать, что наиболее правильным подходом будет выяснение критериев отличий разъездной работы от командировок. Сравнить их можно в следующей таблице:

Критерии Поездки носят систематический (регулярный) характер Поездки носят эпизодический характер
Нормы Трудового кодекса РФ Ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ Ст. 166-168 ТК РФ
Характер деятельности Выполнение трудовых обязанностей в полном объеме, предусмотренном договором Выполнение конкретных поручений нанимателя
Способы оплаты Согласно трудовому договору Средний заработок
Документирование и оформление Может устанавливаться нанимателем по своему усмотрению Требует обязательного издания локального акта (приказа)
Статьи возмещения затрат
  • На оплату стоимости проездных документов
  • Расходы по найму жилья
  • Суточные
  • Прочие затраты работника, разрешенные с ведома нанимателя
Способы возмещения затрат
  • В соответствии с предоставленными по окончании поездки документами
  • Путем установления работнику соответствующей доплаты (надбавки)
  • В соответствии с предоставленными по окончании поездки документами

Таким образом, для компаний, использующих в своей практике разъездную работу, лучшим решением для руководителя будет установление правил такой деятельности в локальных нормативных актах (приказ о разъездном характере работы) или трудовых договорах работников. В этом случае наниматель сможет компенсировать затраты сотрудников в соответствии с нормами действующего законодательства, выбирая наиболее оптимальный с экономической точки зрения вариант.

Возмещение расходов

Обязанность нанимателей возмещать сотрудникам расходы на разъездную работу следует из ст. 168.1 ТК РФ. Однако имеется и иной способ возмещения, при котором работодатель выплачивает сотруднику определенную надбавку к окладу, устанавливаемую внутренними приказами. Такой способ, кроме прочего, существенно упрощает документооборот.

Возмещение затрат сотруднику на основании представленных им документов предполагает, что работник по возвращении из поездки обязан предоставить:

  • Железнодорожные или авиабилеты, автобусные проездные документы, квитанции или чеки (при использовании служебного автотранспорта).
  • Документы или кассовые чеки из гостиниц, исполненные на бланках установленной формы.

Данный способ учета расходов при разъездной работе наиболее часто используется при длительных служебных поездках.

Отметим, что документально подтвержденные затраты не подлежат налогообложению по НДФЛ и страховым взносам (письма МФ РФ № 03-04-06/1626 и МТ РФ № 17-4/В-462).

Наниматель имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, представляемых работником для отчетности, и порядок согласования таких поездок с руководством.

В том случае, когда сотрудник компании исполняет служебные обязанности в разъездном режиме в пределах одной местности, чаще всего в компаниях принимается решение об установлении надбавок. Это обусловлено непродолжительным характером поездок, незначительной величиной расходов на транспорт и возможностью относительно точно прогнозировать такие расходы.

Величина предоставляемой надбавки законодательством не оговаривается, поэтому наниматели могут ее устанавливать по своему усмотрению, в соответствии с условиями экономической целесообразности. На практике применяется подход, при котором работникам возмещаются не только обязательно установленные законом расходы, но и прочие, которые он имел за период нахождения в служебной командировке.

Компенсацию допускается осуществлять и комбинированным способом, при котором используется как компенсация по документам, так и выплата надбавки.

Оформление разъездной работы

Чтобы правильно оформить документы, касающиеся разъездной работы сотрудников, мы предлагаем следовать данной пошаговой инструкции:

  • Предусмотреть и ввести пункт о данной деятельности в трудовой договор с сотрудником. Образец такого договора .
  • Записать в ЛНА или коллективном договоре полный перечень всех должностей и специальностей сотрудников компании, которые могут привлекаться к разъездной работе.
  • Установить в этих документах перечень представляемых документов.
  • Установить предельные (или расчетные) величины надбавок, выплачиваемых сотрудникам за разъездной характер работы.
  • Если разъездные функции возлагаются на уже действующего сотрудника, издается приказ (образец).

Утвердить ЛНА можно путем издания отдельного приказа по организации или внесения соответствующего раздела в Правила ее внутреннего распорядка (ПВТР).

Важно! Сотрудники, которые будут вести работу в разъездном режиме, должны быть ознакомлены с приказом под подпись (ст. 68 ТК РФ).

При закреплении данного вида работы в трудовом договоре с сотрудником оптимальным способом является заключение дополнительного соглашения.

Приказ о таком режиме трудовой деятельности должен как можно более точно излагать ее характер. Целесообразность нормативного документа объясняется необходимостью ознакомления других должностных лиц организации о возможных статусах работников, привлекаемых к данным работам.

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

Основания отличия Разъездной характер работы Командировка
Поездки за пределы территории компании Периодические Эпизодические
Цели поездки Связаны с трудовой деятельностью непосредственно Осуществляются для выполнения конкретных поручений
Оплата труда за время поездок Определяется в трудовом договоре Средний заработок
Документальное оформление Приказ, положение, коллективный или трудовой договор Приказ в обязательном порядке
Возмещаемые расходы За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателем За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем
Способ возмещения Либо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов

В соответствии с подтверждающими расходы документами

Сроки Устанавливается на неопределенный промежуток времени Имеет конкретные даты начала и окончания

Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?

Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.

Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.

Приведем примерную форму маршрутного листа.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

служебных поездок работника __________________________

(наименование предприятия)

на __________2019 года

Сотрудник: _______________________________________

Должность: _______________________________________

Руководитель подразделения Работник

Ф.И. О. _______________________Ф.И. О._______________________

Маршрутный лист получен «__»__________2019 года.

Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?

Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.

Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными.

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.

Дело Банк📌 Реклама

Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, что носящей разъездной характер считается работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.

Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209ТЗ.

То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.

Вопрос: распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?

Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.

Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.55596 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 118/24009 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 118/24009, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.

И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше — например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).

Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.

Надбавка за разъездной характер работы

В соответствии со ст. 15 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда» (далее – Закон № 108) предприятия самостоятельно устанавливают формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, а также условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и прочих поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат в коллективных договорах с обязательным соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевым соглашениями.

Исходя из изложенного, предприятие самостоятельно решает целесообразность установления и размер надбавок (полевого обеспечения) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, работа которых выполняется вахтенным методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер.

Если предприятие решило установить надбавку к тарифным ставкам и должностным окладам работников, работа которых проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер работ, следует руководствоваться нормами постановления КМУ от 31.03.99 г. № 490 «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленным для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтенным методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер» (см. письмо Минсоцполитики от 13.09.06 г. № 905/13/84-06).

Предельные размеры надбавок работникам за день не могут превышать предельных норм расходов, установленных постановлением КМУ от 02.02.11 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировки предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств» (далее – Постановление № 98). Если работа постоянно проводится в пути или имеет разъездной характер за пределами Украины, предельные размеры надбавок работникам за день не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов, установленных для командировок за границу Постановлением № 98.

Однако упомянутый документ утвержден для предприятий, которые финансируются из бюджета. Поэтому считаем, что хозрасчетные предприятия для установления предельного размера надбавок могут использовать сумму суточных, установленную пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса для командированных работников.

То есть в 2020 году у работников хозрасчетных предприятий размер надбавки за разъездной характер работ в пределах Украины не должен превышать 472,30 грн. за день, а за пределами Украины – 80 евро по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Если работник осуществлял также расходы в связи с нахождением вне места основной работы на проезд к месту назначения и обратно, а также на наем жилья, то их также компенсируют в порядке, определенном для командировок (п. 3 Постановления № 490). То есть для возмещения расходов работник должен заполнить и представить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Как предусмотрено ст. 31 Закона № 108, доплаты за разъездной характер работ не учитываются при исчислении зарплаты работника для обеспечения ее минимального размера. То есть такие надбавки выплачивают сверх минимального размера зарплаты – 4 723 грн. в 2020 году.

Налогообложение доплат

Для целей обложения НДФЛ вышеуказанные надбавки в размерах, предусмотренных трудовым (коллективным) договором, следует рассматривать как заработную плату (см. ОИР, категория 103.02). И соответственно сумму надбавки за разъездной характер труда:

  • облагают НДФЛ по ставке 18 %, а также удерживают военный сбор (далее – ВС) по ставке 1,5 %;
  • учитывают для определения предельного размера дохода, дающего право на налоговую социальную льготу;
  • отражают в разд. I формы № 1ДФ в составе зарплаты с признаком дохода «101», а также в разд. II формы № 1ДФ – сумму надбавки и удержанного ВС.

Что касается ЕСВ, то суммы надбавок за разъездной характер работ в размерах, не превышающих предельные, отнесены к видам выплат, осуществляемым за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ (п. 10 разд. I Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170). Поэтому взимать ЕСВ и показывать в отчетности по ЕСВ их не нужно.

Суммы сверх установленных предельных размеров включаются в фонд оплаты труда как имеющие индивидуальный характер согласно пп. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5. Соответственно, на них следует начислить ЕСВ.

Выводы

1. Если выполнение служебных обязанностей связано с постоянным передвижением, то это считается не командировкой, а работой с разъездным (передвижным) характером, за что устанавливают надбавку.

2. Надбавка за разъездной характер работ облагается НДФЛ и ВС. На нее не начисляется ЕСВ при условии, что она предоставляется в размерах, не превышающих предельные.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

  1. Обязательные.
  2. Дополнительные.

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной: сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и область вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность не указывать в контракте такую территорию, но ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Пример формулировки в трудовом договоре:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

  • по проезду;
  • проживанию;
  • питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам: отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

«Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение», 2007, N 9

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых носит разъездной характер, учреждения здравоохранения не исключение. Для данной категории работников действующим законодательством предусмотрены компенсации. В статье рассмотрен порядок их выплаты, а также налогообложения.

Общие положения

В настоящее время действующее законодательство не содержит определения понятия «разъездная работа». По мнению автора, под разъездной работой следует понимать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Кроме того, разъездную работу следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором — не имеет.

В соответствии со ст. 168.1. ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.

Обратите внимание: при приеме на работу сотрудника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, работодатель обязан включить данное условие в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре, а также в должностных инструкциях данных работников.

Согласно ст. 168.1. ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

Как сказано выше, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов.

Эти затраты могут возмещаться путем:

— предоставления работнику служебного автотранспорта;

— предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);

— компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;

— аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.

Первые три из перечисленных способов являются наиболее распространенными, причем при применении первого способа сложностей не возникает. Поэтому рассмотрим более подробно второй и третий способы возмещения работнику расходов по проезду.

Предоставление проездных билетов

Расходы по проезду работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, могут возмещаться за счет средств бюджетов всех уровней в соответствии с п. 2 Постановления Совета Министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» либо при недостаточном бюджетном финансировании, а также в случае оплаты проездных документов другим категориям должностных лиц учреждения — за счет средств от приносящей доход деятельности.

Перечень работников учреждения, чья работа имеет разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают либо проездные билеты, либо денежные средства на их приобретение. Но в любом случае после того, как истечет срок, на который был куплен билет, они должны отчитаться перед финансовой службой учреждения: составить авансовый отчет и сдать его вместе с проездным билетом.

Компенсация работнику расходов, связанных с эксплуатацией

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

На основании п. 2 Приказа Минфина России от 04.02.2000 N 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» выплата компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п.п. 1-6, 8 и 9 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее — Письмо N 57).

Согласно указанным выше пунктам Письма N 57 компенсация выплачивается работникам учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранной марки выплачивается в размере, соответствующем его классу.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя учреждения, в котором установлены ее размеры.

В соответствии с п. 7 Письма N 57 работникам бюджетных учреждений и организаций, использующим для служебных поездок личные легковые автомобили, компенсация за счет бюджетных средств выплачивается по нормам, предусмотренным Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 (далее — Постановление N 414). Таким образом, компенсация работникам за использование личных автомобилей в служебных целях выплачивается по следующим нормам:

Марка автомобиля

Норма компенсации в месяц
(руб.)

ЗАЗ

ВАЗ (кроме ВАЗ-2121)

АЗЛК, ИЖ

ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121

Кроме того, организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, разрешено применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от конкретных условий эксплуатации легковых автомобилей.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Обратите внимание: работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности его собственника, компенсация выплачивается в том же порядке.

Компенсация предоставляется один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Выплата компенсации руководителям бюджетных учреждений производится с разрешения вышестоящих органов управления (учреждений).

В случае компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях, за счет средств от приносящей доход деятельности в налоговом учете учреждение должно использовать нормы, определенные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В налоговом учете действуют следующие нормы:

— легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;

— легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц;

— мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Таким образом, во избежание расхождений в бюджетной и приносящей доход деятельности рекомендуем в налоговом и в бюджетном учете приказом руководителя установить единые нормы.

Необходимо отметить, что подтверждением факта совершения служебной поездки являются оформленные в соответствующем порядке путевые листы (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Налог на прибыль организаций

Поскольку транспортные расходы работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, оплачиваемые за счет бюджетных средств, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, рассматривать данный порядок в налоговом учете нет смысла, чего нельзя сказать о порядке определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций в случае осуществления данных расходов за счет средств от приносящей доход деятельности.

Начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ, относятся к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

К расходам, связанным с производством и реализацией, в частности, относятся расходы на оплату труда (пп. 2 п. 2 ст. 253 НК РФ). Согласно п. 26 ст. 270 НК РФ к расходам, не учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Учитывая изложенное, расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, но при соответствующем документальном оформлении (Письмо Минфина России от 29.08.2006 N 03-03-04/1/642).

Напомним, что расходами по приносящей доход деятельности являются расходы, которые напрямую связаны с осуществлением данной деятельности и извлечением из нее дохода. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) бюджетным учреждением здравоохранения. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Обратите внимание: в случае выплаты учреждением компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в целях исчисления налога на прибыль организаций можно учесть расходы только в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Расходы, превышающие данные нормы, должны производиться за счет чистой прибыли учреждения.

Необходимо отметить, что в случае обеспечения работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебным автотранспортом согласно п. 3 ст. 321.1. НК РФ в целях налогообложения прибыли принятие таких расходов на уменьшение доходов, полученных от приносящей доход деятельности и средств целевого финансирования, производится пропорционально объему средств, полученных от приносящей доход деятельности, в общей сумме доходов (включая средства целевого финансирования).

При этом в общей сумме доходов для указанных целей не учитываются внереализационные доходы (от сдачи имущества в аренду, в виде процентов по ценным бумагам, курсовых разниц и др.).

Налог на доходы физических лиц

На основании ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ. Объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками:

1). от источников в РФ и (или) за ее пределами — для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ;

2). от источников в РФ — для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды предусмотренных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с:

— возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;

— бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения;

— оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также выплатой денежных средств взамен него;

— оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для учебно-тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях;

— увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск;

— гибелью военнослужащих или государственных служащих при исполнении ими своих служебных обязанностей;

— возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников;

— исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Понятие компенсаций, а также случаи их предоставления определены ТК РФ. В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, являются компенсационными (Письмо Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252).

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре предусмотрено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ. В остальных случаях они подлежат обложению налогом в установленном порядке. Следует также принять во внимание тот факт, что надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы не рассматриваются как компенсации в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда сотрудников, работа которых носит подвижной характер. Соответственно, п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такие доплаты не распространяются, и они подлежат налогообложению в общеустановленном порядке (Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248).

Единый социальный налог

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения для налогоплательщиков, производящих выплаты в пользу физических лиц (к ним относятся и бюджетные учреждения), признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

К выплатам и вознаграждениям, производимым налогоплательщиком в пользу физических лиц, относятся:

— заработная плата;

— премии и вознаграждения;

— надбавки и доплаты (за выслугу лет, стаж работы, совмещение профессий, работу в ночное время и т.д.);

— выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, пустынных и безводных местностях, высокогорных районах);

— оплата (полная или частичная) организацией за своего работника товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав);

— выплаты и вознаграждения в натуральной форме.

Если бюджетное учреждение производит выплаты в пользу работников за счет средств, полученных от осуществления приносящей доход деятельности, и они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то данные выплаты не будут облагаться ЕСН и взносами на ОПС на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой они осуществляются, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника.

Кроме того, не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 2 ст. 238 НК РФ).

Как указано выше, компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Таким образом, если учреждение оплачивает транспортные расходы своих сотрудников, осуществляемые ими в целях выполнения своих служебных обязанностей, то сумма такой оплаты не признается объектом обложения ЕСН, поскольку не может рассматриваться как выплата по трудовому договору в пользу сотрудника (оплата за него товаров, работ, услуг).

Страховые взносы

Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона N 167-ФЗ <*> объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные гл. 24 НК РФ. Следовательно, возмещение бюджетным учреждением транспортных расходов работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагается страховыми взносами на ОПС.

<*> Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

В соответствии с п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность; стоимость рациона бесплатного питания, выдаваемого работникам в случаях и размерах, установленных законодательством РФ; суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Таким образом, если учреждение оплачивает транспортные расходы своих сотрудников, осуществляемые ими в целях выполнения своих служебных обязанностей, то сумма такой оплаты не признается объектом обложения взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Эксперт журнала

«Бюджетные учреждения

здравоохранения:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

А.РЕПИН

Подписано в печать

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *