Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.

При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.

Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.

Как оформить перераспределение

Руководители администрации иногда решают сменить зону ответственности сотрудников, и в таком случае кадровику понадобится образец приказа о перераспределении должностных обязанностей. Его же используют, если:

  • сформировано новое подразделение, и часть функций перешла сотрудникам этого отдела;
  • один работник слишком загружен, а у другого остается свободное время;
  • появился отдельный специалист, который отвечает за конкретную часть работы;
  • работник уходит в отпуск и его функции надо поручить другому (допускается после получения письменного согласия будущего исполнителя).

Пример — о разделении полномочий и ответственности между отдельными лицами. В некоторых случаях может понадобиться внести изменения в должностные инструкции. Здесь надо учитывать, что такие изменения не должны менять саму трудовую функцию работника, поскольку это существенное условие трудового договора, и подобные поправки нужно согласовывать с сотрудником.

Определение

Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.

Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.

Разделение и кооперация труда

Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.

Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.

А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.

На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:

Технологическое Для него имеет значение структура производственного процесса, уровень механизации, объем производства и т.д.
Функциональное В процессе труда определяется роль и место каждого отдельного сотрудника.
Профессиональное Предполагает деление персонала на группы по специальностям и профессиям.

Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.

Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:

  • межцеховая;
  • внутрицеховая;
  • внутриучастковая.

Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:

Положение об отделах

Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.

Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.

В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.

Налоговый расчет о суммах выплаченных иностранным организациям доходов и удержанных налогов обязательно нужно подавать в налоговую службу в сроки, утвержденные законодательством.

Скачать бланк ОС-4а вы можете по .

В типовом положении обычно имеются такие пункты:

  • общие положения;
  • ключевые задания;
  • ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
  • права, которыми наделен руководитель;
  • ответственность;
  • внешние связи с другими подразделениями организации.

Особенности в небольших предприятиях

Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.

Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.

Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.

Делегирование ответственности

Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.

Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.

За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».

В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.

Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.

Мотивация и стимулирование

Не суйся не в свое дело! Я – князь, что хочу – то и ворочу! Э-э… Действую в интересах державы!

М/ф «Илья Муромец и Соловей Разбойник»

За что отвечает руководитель? Именно непосредственные руководители оказывают максимум влияния на вознаграждение подчиненных. Что, не секрет, часто приводит к множеству проблем, если у начальников слишком много полномочий и маловато объективности в этих вопросах. Руководитель может и должен влиять на систему вознаграждения команды – но эффективной эта система будет только при наличии четких критериев оценки эффективности и результативности работы, контроле справедливости решений со стороны компании и предварительном обучении руководителей азам управления компенсационными пакетами (а их структура порой очень запутанна и сложна).

За что отвечает эйчар? Здесь эйчарам, а именно – если таковые имеются в штате – специалистам по льготам и компенсациям, также отдана роль организаторов, консультантов и тренеров: помогать создать систему справедливой оценки и привязки ее результатов к вознаграждению. И, конечно, комплекс работ, связанных с анализом, в частности – уровня вознаграждений на рынке и конкурентоспособности компенсационного пакета компании на нем.

Увольнение

Кровь Первых Людей по-прежнему течет в жилах Старков: мы считаем, что тот, кто выносит приговор, должен и нанести удар.

Дж. Мартин, «Игра престолов»

За что отвечает руководитель? Все хорошее когда-нибудь заканчивается. Когда сотрудник уходит из компании по собственной инициативе, все относительно просто. Если специалист ценный и отпускать не хочется, руководитель анализирует проблемы (часто с помощью эйчара), и по возможности – принимает меры для того, чтобы его удержать. Если нет – остается пожать руки и пригласить заходить, если что.

За что отвечает эйчар? Сложнее, когда увольнение происходит с конфликтом – тогда без консультаций с эйчарами и юристами дело обходится редко. «Мне бы в небо» – великолепное кино, однако подход, при котором людей увольняют чужаки, оставляет много сомнений. Сообщать о таком решении оптимально руководителю, можно – заручившись поддержкой эйчара. Это не прибавит ситуации веселья, но позволит сохранить человеческое лицо. Далее совместные действия службы персонала и менеджмента могут быть любыми – от дорогих программ аутплейсмента до несложной помощи в составлении грамотного резюме и разрешения в любое время отлучаться на собеседования в другие компании.

Нюансы в отделе бухгалтерии

Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.

В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):

  • главбух;
  • его заместитель;
  • бухгалтер по расчету заработной платы;
  • кассир;
  • ревизор;
  • бухгалтер по основным средствам.

Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.

На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.

Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.

Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:

  • Ведут бухучет и учет операций, связанных с хоздеятельностью. Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с финансовыми потоками.
  • Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
  • Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
  • Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
  • Подготавливают отчетность и все необходимые для этого документы.

Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.

Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:

  • шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
  • в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
  • перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
  • в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
  • документ подписывает руководитель компании;
  • перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.

Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.

Уведомление об отказе применения УСН нужно подавать в налоговую как можно раньше.

В каких случаях предприятие может увидеть отказ в получении патента — мы расскажем.

Образец заполнения новой формы декларации по УСН можно посмотреть

Общие положения

В целях регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности собственником или уполномоченным им органом (далее – работодатель) разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

В зависимости от специфики деятельности предприятия работодателем также могут разрабатываться рабочие инструкции для технических работников и рабочих.

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, то есть действующего в пределах конкретного предприятия, которые определяют требования к определенной категории работников, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, а также являются одним из оснований для объективной оценки их работы и для применения мер дисциплинарной ответственности.

Разрабатываются должностные инструкции в соответствии с требованиями действующего законодательства, на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников, представляющего собой систематизированный сборник описаний профессий, приведенных в Классификаторе профессий ГК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребполитики Украины от 28.07.2010 г. № 327. Выпуски указанного справочника, которые утверждены и применяются в настоящее время, приведены в списке документов к данному материалу.

В чем ошибка руководителей, неверно разграничивающих зоны ответственности сотрудников, чем это грозит и как избежать негативного сценария развития событий – порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Деревянкина, руководитель отдела персонала компании Auvix.

Любую компанию можно разделить на две части: персонал и процесс. Это ключевые области, в основе которых заложен успех или потенциальные проблемы в развитии предприятия. Поэтому для успешного развития важно уделять внимание обеим составляющим. Тема грамотной организации рабочих процессов сейчас довольно популярна – ей посвящено большое количество издаваемой литературы и проводимых мероприятий, а изучению работы с персоналом, в большинстве своем, уделяют время только профильные специалисты. Тем не менее управленческие ошибки совершаются достаточно часто и могут во всех смыслах дорого обходиться.

Один из самых непростых вопросов, находящийся на стыке процессов и персонала – распределение обязанностей: при удачном решении этой задачи в выигрыше окажутся и сотрудник, и компания, в обратном случае все будут нести издержки.

Читайте также: Эффективная матрица зон ответственности: возьмите на заметку!

Классика жанра

Как правило, в корне всех ошибок в этой сфере лежит неправильная оценка организационных, социальных или психологических особенностей сотрудника. «Классические» варианты:

1. На руководящую должность назначается человек, не обладающий набором качеств, необходимых для руководящей должности. Чаще всего это специалист, работающий в компании и идущий на повышение. В результате такой перестановки компания потеряет специалиста и получит «недоруководителя».

2. Бывают ситуации, когда на одного специалиста ложится очень разноплановая работа. Например, менеджеру по продажам, ориентированному на работу с людьми, впридачу достается вести документооборот всего отдела. Как следствие, не имея способностей к скрупулёзной работе и быстрому переключению между задачами, сотрудник будет пробуксовывать или и вовсе «заваливать» весь процесс.

3. Иногда сотрудник и обязанности «не совпадают» по уровню ответственности. Тут случаются перекосы в обе стороны: «исполнителю» поручают задачи для самостоятельного решения, и наоборот – «самостоятельного» менеджера загоняют в узкие рамки «исполнителя».

4. Сотруднику, интроверту по натуре, поручают работу, связанную с большим количеством общения.

Масштаб последствий в случае неправильного распределения обязанностей, как правило, зависит от уровня должности и времени, в течение которого длилась ситуация. Но всегда в результате будут сбои в рабочем процессе, деморализация команды или отдельных сотрудников, а также дополнительная работа HR-отдела и, как следствие, дополнительные расходы. Если в ситуацию продолжительное время не вмешиваться, то риск для компании усугубляется.

Приведу два примера из практики, связанные с неправильным распределением обязанностей.

Первый пример. Ключевой сотрудник компании, работающий со дня основания, занимал управленческую должность продолжительное время. Навыки управления целым направлением оказались ниже необходимых, что повлекло за собой последствия, отразившиеся как на бизнесе компании, так и на внутренних процессах. Основные из них: снижение позиций компании на рынке и вступление конкурентов в нишу, а также угроза увольнения ряда сотрудников. Поскольку сам сотрудник и его вклад ценны для нас, мы решили перераспределить обязанности и изменить структуру компании, в результате чего сохранили команду полностью. Также со временем нам удалось отыграть часть позиций на рынке.

Второй пример также связан с назначением на управляющую позицию: технический специалист узконаправленного подразделения решил, что вырос из должности, и видел свое дальнейшее развитие только в вертикали. Однако на практике возникли сложности, связанные с управлением группой более трех человек, поскольку при принятии решений руководитель опирался на техническую сторону проблемы, не уделяя внимания компетенциям людей. Все управленческие решения сводились к одному варианту – уволить сотрудников. Компания затрачивала ресурсы на обучение управленческим навыкам, разъяснение и урегулирование конфликтных ситуаций, а также удержание работников, находящихся в его подчинении. Спустя год сотруднику предложили вернуться на ранее занимаемую должность, с полномочиями наставника по своей специальности, но он отказался и уволился.

Читайте также: Как уйти от деструктива к эффективной системе коммуникаций

Рекомендации

Как избежать подобных ошибок?

Перестраховаться от неправильного распределения обязанностей невозможно. В компаниях, которые развиваются и растут, будут возникать подобные случаи неоднократно. Но есть меры, которые помогут свести их к минимуму. К ним относятся:

1. Работа с персоналом: систематическое тестирование и оценка сотрудников на предмет способностей, склонностей и результатов, достигнутых в процессе работы.

2. Наблюдение за рабочим процессом и своевременное распознавание симптомов, таких, как снижение показателей деятельности, наличие жалоб или конфликтных ситуаций с коллегами и клиентами.

3. Автоматизация процессов в компании.

4. Анализ опыта мировых экспертов в области работы с персоналом и адаптация его под бизнес и специфику компании.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Поиск и подбор

– Милый, я, пожалуй, съела бы персик.

Малыш Мак-Гарри встал и надел пальто и шляпу. Он был серьезен, строен, сентиментален и сметлив.

– Ну что ж, – сказал он хладнокровно… – Сейчас пойду принесу.

…Тут он призадумался, и не без оснований, так как дело происходило ранней весной и казалось маловероятным.

О. Генри, «Персики»

За что отвечает руководитель? Все начинается с того, что управленец просит эйчара (рекрутера) достать ему с неба звезду – точнее, найти таковую на рынке труда. Задача руководителя – предоставить «техзадание» о том, какого именно специалиста искать, исходя из функциональных обязанностей и целей. Включая требования к опыту, образованию, компетенциям и личностным качествам. А иногда и просто указать перстом на конкретного Николая из компании-конкурента.

В следующий раз руководители обычно привлекаются уже на этапе собеседований – прежде всего для того, чтобы оценить профессиональные качества кандидатов (в случае с Николаем – убедиться в его профессионализме или горько в оном разочароваться), а если позволяет должность – и принимают выполнение соискателем тестового задания. Рекрутер и менеджер проводят интервью вдвоем или по очереди. Но именно за руководителем остается последнее слово – приглашать ли соискателя в штат.

Отдельный вопрос – выдвижение на вакансии внутренних кандидатов (в частности, из кадрового резерва). Их обычно тоже предлагает менеджер.

За что отвечает эйчар? На этапе обсуждения очень важно задавать максимум уточняющих вопросов, чтобы портрет искомого кандидата был максимально точным, неким «фотороботом». Опытным рекрутерам, точно знающим, что идеальные кандидаты – как драконы, существуют только в сказках, уже на этом этапе удается понять, какие требования критичны, какие – нет, чтобы упростить процесс поиска.

Оформлением и размещением вакансий, первичным отбором, телефонными интервью зачастую также занимаются специалисты по рекрутингу. Их задачи на интервью обычно заключаются в том, чтобы оценить личностные качества кандидата, уровень развития soft skills, соответствие корпоративной культуре и ценностям организации, а еще (часто тайком) – понять, уживется ли такой персонаж с будущим руководителем или уже в первый рабочий день убежит из офиса, рыдая. Хотя опытные эйчары, посвятившие работе в определенной отрасли не один год, вполне способны проводить собеседование и по сугубо профессиональным аспектам – но и это вряд ли отменяет необходимость привлечения менеджера. Хотя бы для того, чтобы потом не было претензий – видели глаза что покупали.

Если речь идет о продвижении на должность уже работающего сотрудника, тут эйчар тоже может быть полезным – порой руководители, ежедневно общаясь со своими людьми, перестают видеть их потенциал, словно родители, для которых некоторые таланты детей становятся открытием.

Адаптация

– Она с тобой?

– Я думал, с тобой!

К/ф «Бэтмен против Супермена: На заре справедливости»

За что отвечает руководитель? Поддержка новичка на этапе интеграции в коллектив и рабочие процессы – прежде всего, безусловно, задача руководителя. Познакомить с коллегами, поставить цели на испытательный срок, вооружить необходимыми ресурсами, проконтролировать промежуточные результаты – все это ложится на плечи начальника подразделения.

За что отвечает эйчар? Тем не менее, в огромном количестве компаний – особенно крупных, с многочисленным штатом, эйчары принимают в процессах адаптации самое активное участие. Например – организовывает для прибывших ознакомительные семинары, где рассказывают об истории компании, ее структуре, официальных и негласных правилах, корпоративной культуре и ценностях. Руководителям же остается сразу перейти к сути, не тратя драгоценное время. И, конечно, эйчары помогают управленцам определиться, насколько успешно новичок справился с «тестовым» периодом, когда им трудно решить – предложив свой объективный взгляд со стороны и напомнив о критериях оценки. Которые должны были оговариваться (а лучше – фиксироваться письменно) в самом начале.

Постановка задач, контроль, обратная связь, поощрение, командообразование

Лидер ведет, босс погоняет.

Теодор Рузвельт

За что отвечает руководитель? Безусловно, это прерогатива менеджеров – на 99 %.

За что отвечает эйчар? Откуда взялся 1 % ответственности, припасенный для службы управления персоналом? Опять-таки – он приходится на консультации и обучение самих руководителей основам эффективного взаимодействия с командой. В огромном количестве компаний культура менеджмента только начинает формироваться. В них руководители вполне могут полагать, что SMART – это малоизвестный производитель гаджетов, «правило бутерброда» – о том, как готовить вкусные сэндвичи. Считают, что лучший мотивационный инструмент – дамоклов меч увольнения, а поощряет только зарплата – доброе слово к ней не прилагается. Уверены, что лучшие средства командообразования продаются в гастрономах – правда, во многих украинских городах только до 22.00…

Обучение базовым приемам управления в эффективных компаниях проводится постоянно, являясь неотъемлемым элементом программ развития управленцев. Эйчары могут выступать как организаторами такого обучения, так и тренерами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *