Трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Трудовая книжка оформляется работодателем при заключении трудового договора работником впервые. Хранится трудовая книжка в период трудовой деятельности у работодателя.

Выдача оригинала трудовой книжки работнику производится в следующих случаях:

  • по основанию, предусмотренному статьей 62 ТК РФ (для предоставления сведений в Пенсионный фонд);
  • при увольнении.

В других случаях, если работнику требуются сведения из трудовой книжки, ему на руки выдается заверенная надлежащим образом копия.

Трудовая книжка может быть утеряна как работодателем, так и работником. О том, что делать, если книжка утеряна в процессе осуществления работником трудовой деятельности и после увольнения, мы поговорим ниже.

Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь

Консультация юриста бесплатно

Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.

К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.

Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:

  • Документ удостоверяющий личность (паспорт);
  • Пустая трудовая книжка;
  • Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
  • Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
  • Сведения о переводах и новых назначениях;
  • Данные от ПФР о трудовом стаже.

Как восстановить потерянную трудовую книжку

Как только стало известно о пропаже, владелец документа должен обратиться к своему работодателю, у которого он работал до утери. Там ему требуется написать заявление с просьбой подготовить дубликат трудовой книжки. Образец заявления представлен ниже.

Данное обращение рассматривается отделом кадров в срок не более двух недель. По истечению этого времени работодатель обязан выдать дубликат документа. Вот только в новой книжке не будет пометок о прошлых местах работы сотрудника.

Бывший работодатель оставляет в книжке пометки о том, сколько составляет общий трудовой стаж. Сведений о названиях предприятий не проставляется. Однако владелец трудовой книжки может сам восстановить эти данные. Он берет документ и с ним посещает предыдущие места работы. Уже там, в отделе кадров, ему делают соответствующие отметки.

Существуют альтернативные способы восстановления утерянного документа, если нет возможности обратиться к бывшему работодателю. Рассмотрим такие варианты более подробно.

Восстановление через многофункциональный центр

В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность — паспорт.

Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить бланк заполнения заявления о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.

Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.

Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.

Восстановление через Пенсионный фонд России

Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.

Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.

Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.

Восстановление через портал Госуслуг

Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.

Восстановление через суд

Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.

Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.

Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.

При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.

Сроки восстановления трудовой книжки

Как быстро вы получите дубликат документа, зависит от выбранного вами способа его восстановления. Самый быстрый вариант – обращение к бывшему работодателю. В таком случае, через две недели у вас на руках будет новая трудовая книжка.

Самый долгий вариант – обращение в судебные инстанции. Так, разбирательства могут длиться не один месяц. Нужно дождаться получения ответа с каждого предыдущего места работы. В таком случае, срок восстановления затягивается на неопределенное время.

Стоимость и государственная пошлина

Данная процедура бесплатна вне зависимости от выбранного метода получения дубликата. Этот факт утвержден на законодательном уровне. Единственное, на что может потратиться владелец книжки – это стоимость нового бланка документа.

Однако при судебных разбирательствах придется понести определенные финансовые затраты. Их размер зависит от многих факторов. Сумма судебных издержек рассчитывается индивидуально.

Что делать, если работодатель ликвидирован

Прекращение деятельности предприятия не означает, что запись о рабочем стаже нельзя восстановить. Для выдачи документа у владельца существует еще три способа: через ПФР, через прямое обращение в государственный архив или же в судебном порядке.

В любом случае, если вы ранее официально работали в организации и работодатель исправно делал отчисления в пенсионный фонд, то проблем с выдачей дубликата не возникнет.

Если книжка потерялась после увольнения

Если трудовая книжка утеряна работником уже после того, как он уволился, для выдачи следует обратиться к работодателю по последнему месту работы. В течение 15 дней с момента обращения работодатель должен оформить на работника новую трудовую книжку. Оплачивать новую трудовую книжку работник не должен.

При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).

Если трудовая книжка утеряна во время работы

По заявлению работника, утерявшего книжку, работодатель обязан выдать ему новую. В заявлении должна быть указана причина (основание) для выдачи дубликата трудовой книжки.

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, как правило, заявления не требуется. В этом случае работодатель сам оформляет на работника книжку, куда вносит все сведения.

Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).

Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, стихийного бедствия и т.п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидетелей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.

Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Что говорит закон

Согласно ст. 65 ТК РФ, при трудоустройстве человек обязан предоставить в отдел кадров пакет документов, среди которых должна присутствовать трудовая книжка. Исключениями являются заключение контракта впервые (у будущего сотрудника трудовой никогда не было) или при совмещении должностей (отметка в трудовой делается по желанию работника).

Трудовая книжка заводится с нуля, если никакой трудовой деятельности ранее не осуществлялось. При утере по вине работника или работодателя или повреждении документа заполняется дубликат.

Если человек пришел устраиваться на работу не в первый раз, то руководство предприятия обязано попросить будущего рабочего предоставить объяснительную по поводу отсутствия документа.

Человек, потерявший трудовую книжку, имеет право восстановить этот документ. Для этого нужно письменно обратиться с просьбой создания дубликата по предыдущему месту работу. Заявление пишется в произвольной форме, так как единый для всех образец отсутствует. В отделе кадров предыдущего места трудоустройства собираются все известные данные, которые имеются (поощрения, промежуток трудовой деятельности, общий стаж и прочая подобная информация). Дубликат должен быть выдан бывшему сотруднику в течение 15 дней с момента подачи заявления об утере (Постановление № 225).

Если человек работал в нескольких компаниях, то информация в дубликат вносится из документов, подтверждающих это. В некоторых случаях разрешено в качестве доказательства использовать показания свидетелей.

Дубликат заполняется, ведется и выдается работнику в том же порядке, что и оригинал документа (Постановление № 225).

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что восстановление трудовой лежит на последнем работодателе, если бывший сотрудник подал соответствующее письменное обращение. Если утеря или повреждение произошли по вине руководства, то все вопросы по созданию дубликата ложатся на компанию, т.к. именно она несет ответственность на время действия контракта с рабочим. При этом работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как обезопасить себя

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд.

В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. При увольнении работодатель по запросу работника обязан предоставить ему надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой.

Согласно п. 2.4 р. 2 Инструкции № 58 все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Согласно п. 5.1 р. 2 Инструкции № 58 лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения в другие сроки владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений) (п. 5.2 р. 2 Инструкции № 58).

Нормами п. 5.3 р. 5 Инструкции № 58 предусмотрено, что если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на это предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника.

Если из поданных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в поданном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Собственник или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

Согласно п. 5.4 р. 5 Инструкции № 58 не значатся в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, кроме сведений, предусмотренных в пункте 2.18 настоящей Инструкции, следующие записи:

а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

б) о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

Документами, подтверждающими общий стаж, являются справки предприятий, учреждений, организаций. Если на дату обращения предприятие, где работало лицо, уже ликвидировано, справки, подтверждающие общий стаж, могут быть выданы правопреемниками таких предприятий. В случае отсутствия правопреемника, Вы можете обратиться в Трудовой архив, в котором хранятся вся документация ликвидированного субъекта хозяйствования. Если документов в архиве не сохранилось, трудовой стаж можно установить по решению суда.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *