Информация Комментарии выключены

Далеко не все кадровики чётко знают, какие кадровые документы обязательно должны быть в любой компании, и на любом предприятии.

Причем наличие этих кадровых документов не зависит ни от размера Вашего предприятия, ни от численности сотрудников. Это именно те документы в кадровом учете , которые при любом удобном случае проверка спросит с Вас.

Говоря попросту – если на предприятии есть наёмные работники, должны быть и эти кадровые документы.

Штатное расписание. Составляется каждый раз, когда в него вносятся какие-либо изменения. Срок хранения в кадровом учете – постоянный.

Положение об оплате труда. Особенно, если на предприятии есть сложная система оплаты и премирования.

Правила внутреннего трудового распорядка. Составляются при приёме на работу, это именно тот случай, когда работодатель обязан ознакомить работника с правилами под роспись. Этот кадровый документ действует 1 год, до замены новыми.

График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Хранится в течении 1 года.

Положение о защите прав персональных данных кадров. Действует в кадровом учете на протяжении 5 лет.

Эти перечисленные документы кадрового учета хранятся в отделе кадров. Перечисленные здесь кадровые документы – это отправная точка, с которой должен начинаться любой отдел кадров.

Представляем Вам перечень обязательных кадровых документов, с учетом особенностей составления и сроков хранения в кадровом учете, и с учетом того, что они не прозвучали ранее.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ кадрового учета хранится в отделе кадров постоянно, с учетом срока давности в 50 лет.

Трудовой договор, который заключается с каждым работником в письменной форма и сроком хранения в 75 лет.

Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Обычно, такой отпуск предоставляется по просьбе работника. В документации кадрового учета хранится на протяжении 75 лет.

Договора о полной материальной ответственности заключаются с кадрами, которые обслуживают материальные ценности. Такие кадровые документы хранятся 5 лет.

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

  • для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
  • для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка;
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале .

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  • личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале .

  • распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Виды кадровой документации

Кадровую документацию любой организации можно разделить на несколько групп.

1. Организационно-правовая документация:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • положение о структурном подразделении;
  • должностные и рабочие инструкции;
  • график трудовых отпусков;
  • иные локальные правовые акты.

2. Персональная документация:

  • трудовые книжки (вкладыши к трудовым книжкам) работников;
  • личные дела работников;
  • личные карточки работников;
  • документы персонифицированного учета.

3. Договорная документация:

  • коллективный договор (соглашение);
  • трудовые договоры (контракты);
  • договоры о материальной ответственности;
  • договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку;
  • договоры на производственное обучение и практику.

4. Распорядительная документация:

  • приказы по личному составу;
  • копии приказов по основной деятельности, затрагивающие кадровые вопросы.

5. Учетно-регистрационная кадровая документация:

  • учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.);
  • документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и др.

6. Информационно-справочная документация:

  • сведения воинского учета;
  • сведения, предоставляемые в службы занятости;
  • сведения о молодых специалистах, молодых рабочих;
  • документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.

Какие кадровые документы должны быть в организации

Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками2.

Согласно ч. 7 Рекомендаций № 135 Трудовым кодексом Республики Беларусь определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:

1) правила внутреннего трудового распорядка3;

2) трудовые договоры (контракты);

3) штатное расписание;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);

6) трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам);

7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

8) уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска;

9) табель учета использования рабочего времени;

10) график трудовых отпусков;

11) расчетные листки.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

1) должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);

2) договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);

3) график сменности (если работа носит сменный характер);

4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Оформление приказов

Приказ – документ внутреннего документооборота предприятия, который издается его руководителем, и направлен на решение оперативных задач компании. Оформление приказа требует определенных навыков, знаний и опыта ведения внутренней документации.

Кадровая служба выделяет свой тип приказов, которые регламентируют трудовые отношения на предприятии. Являясь официальным документам, он представляет определенный шаблон, состоящий из двух обязательных частей:

  • Констатирующая – здесь изложены цель, задача и основания для приказа.
  • Распорядительная – в ней указаны данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), должность, наименование структурного подразделения и дата, с которой данный приказ вступает в силу. Если приказ вступает в силу не в день его регистрации, то отдельным пунктом необходимо выделить эту информацию. То есть в данной части должны быть указаны все действия, которые будут предприняты относительно указанного в документа лица.

Для научных сотрудников кроме должности следует указать специальность, ученую степень и звание (если есть). Для квалифицированных работников – разряд.

Завершающей частью приказа, которая относится к распорядительной, является основание для издания того или иного приказа. Таким документом может быть заявление, медицинское заключение, различные справки и тому подобное.

Оформление деловых документов данного типа требует следованию некоторым правилам:

  • использование стандартных отдельных листов форматом А4;
  • приказы оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр отдел кадров сохраняет у себя, подшивая в специальную папку, второй – передает в бухгалтерию;
  • формулировка каждого пункта приказа должна соответствовать требованиям КЗоТ;
  • приказ не заверяется печатью;
  • все кадровые приказы заносятся в специальную книгу приказов, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации;
  • приказ может быть как индивидуальным – содержать информацию об одном сотруднике, так и групповым – касаться нескольких человек. Последний вариант подходит, если планируется издание нескольких приказов, имеющие однотипные положения;
  • отдел кадров может предварительно разработать проект приказа и согласовать его с руководством;
  • приказ регистрируется после его подписания руководителем. В зависимости от количества приказов за календарный год может вестись книга приказов (при небольшом количестве) или регистрационные карточки, если подобные документы издаются в больших объемах. Последний вариант учета документов облегчает ведение всего документооборота и его организацию;
  • сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, что подтверждает его роспись об и ознакомлении с его содержанием.

Что является основанием для издания приказа?

  • заявления работников;
  • распоряжения, докладные записки руководителя предприятия;
  • решение конкурсной комиссии;
  • подписанные контракты;
  • законодательные и нормативные акты.

Обратите внимание! Физическим лицам-предпринимателям в отличие от предприятий не обязательно издавать приказы при оформлении на работу или увольнении. Трудовой договор с наемным работником, который зарегистрирован в местной службе занятости, заменяет эти приказы. Поэтому сотруднику не требуется писать заявление о приеме или увольнение на работу. При этом приказ об отпуске или командировке обязателен. И основанием для них должны служить соответствующие заявления работников.

Доверьте оформление документации профессионалам! С помощью опыта и знаний наших сотрудников вы сэкономите свое время. При этом ваша кадровая документация гарантировано будет оформлена по всем правилам трудового законодательства Украины.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *