Опись дел по личному составу – учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной «Основными правилами работы архивных организаций». Она включает в себя:

  • наименование организации
  • номер фонда
  • порядковый номер
  • индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
  • заголовок дела
  • дата дела
  • число листов в деле
  • примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

  • приказы (распоряжения) по личному составу;
  • списки личного состава;
  • личные дела;
  • карточки по учету личного состава;
  • трудовые договоры (соглашения);
  • лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
  • невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи);
  • акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи. Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов по личному составу под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Планирование и нормативное регулирование

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

Пример 1 СвернутьПоказать

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года»

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

См. статью «Новые правила работы архивов: что изменилось?»

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

  • описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
  • акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения, поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

Таблица 1

Группы дел

СвернутьПоказать

В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел (полная или частичная3) и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива

В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

  • годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
  • сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

  • не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
  • но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

  • электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
  • электронных дел, документов временных (свыше 10 лет ) сроков хранения (Приложение №18).

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения.

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» объясняет:
какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
что выдавать пользователям См. статью «Архивные описи для электронных дел» в № 7’ 2020

Типы и виды, функции описей

Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

  • опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
  • опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях:

  • описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные;
  • описи документов, дел организации, т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
  • описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
  • описи фонда пользования, закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).

Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.

Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

  • совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
  • один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.

Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:

  • самостоятельно нумеруемых листов дела,
  • самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
  • листа-заверителя.

Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).

Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись.

Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:

  • являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
  • представляют собой классификационные справочники, с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
  • отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
  • являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию;
  • в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве.

Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

Образец предисловия дел постоянного хранения

Составляем опись дел
Приказ ФМС России от 23.04.2013 N 218
Опись дел постоянного хранения – образец составления

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений , по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения образец оформления приведен в конце. Основное предназначение описей — учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись — это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения дел. В завершении процесса научно-технической обработки дел то есть после систематизации и подшивки документов в твердую обложку по установленной форме составляют опись постоянного хранения образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме. Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения , чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения. Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела впоследствии обнаруженные , при этом используют литерные номера в приведенном примере — а. Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером. В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов в образце за год. В конце обязательно сделать итоговую запись опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами. К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив. При необходимости составляют оглавление если большое количество подразделений , список сокращений если использованы термины за пределами общеупотребительных слов. Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных — исходя из практических соображений может быть достаточно экземпляра. Незаконченную опись то есть предполагается вести ее в дальнейшем не подшивают, ее хранят в папке с завязками актуально для организаций-источников комплектования госархивов. После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное муниципальное хранение. Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу. Подскажите, пожалуйста, срок хранения: Именно таких документов в Перечне г. Подскажите, в небольшой организации, где нет номенклатуры, фондов, при составлении архивной описи дел как грамотно пронумеровать дела? И как часто проводить опись? Каждому делу присваивается самостоятельный порядковый номер архивный номер , порядок нумерации дел в описи — валовый. В описи постоянного срока хранения выявлены ошибки, как переработать опись, нужно ли составлять акт о переработанной описи? Такая переработка проводится в государственных и муниципальных архивах. Все нарушения и ошибки в упорядочении дел и составлении описей дел постоянного хранения выявляются перед утверждением описей дел ЭПК соответствующего архивного органа. Незначительные технические ошибки могут быть устранены перед передачей дел на постоянное хранение по согласованию с архивом. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, ошибки в описи дел можно устранить и без переработки, как это понимается в архивном деле, а просто перепечатав опись. Подскажите, пожалуйста, на основе сдаточных описей составляю сводную опись прежде эта работа в организации не велась. А как быть с делами постоянного хранения, которые подразделение хранит у себя, не включать их в опись? А если через несколько лет они решат их сдать, куда вносить, если опись за тот год будет уже утверждена? Все дела постоянного хранения включаются в опись дел постоянного хранения, опись составляется по годовым разделам. Если дело, необходимое для работы, хранится в структурном подразделении, его надо включить в опись после соответствующей обработки, а затем выдать структурному подразделению под роспись во временное пользование. Для этого существует журнал выдачи документов во временное пользование. Подскажите, пожалуйста, в сдаточные описи нужно включать наряды постоянного срока хранения или их нужно сразу включить в опись постоянного срока хранения. А есть наряды постоянного срока хранения согласно номенклатуре, но в гос. В сдаточную опись включаются все дела, которые передаются в архив организации от структурных подразделений. Составляются отдельные описи на дела постоянного, долговременного и временного срока хранения. Документы и дела постоянного хранения, которые в соответствии с перечнем хранятся в организации до её ликвидации, включаются в сдаточные описи, если передаются на хранение в ведомственный архив. Если эти документы хранятся в структурном подразделении, то включать их в сдаточные описи не надо. Еще один вопросик, подскажите, пожалуйста. В организации журналы регистрации приказов по основной деятельности с по годы не заводились каждый год новые, а заполнялись от корки до корки. В опись за какой год их теперь внести, отдельно каждый по году заведения, писать переходящее дело или все вместе, и нужно ли им присвоить номера томов? Журнал регистрации приказов по основной деятельности за — годы следует включить в годовой раздел описи дел постоянного хранения за год с присвоением архивного номера. В годовых разделах описи за — гг. Дело одно, и у него может быть только один номер архивный шифр. Отметка о том, что дело переходящее, в описи не делается. Некоторые утверждены приказами и подшиты с ними в книгу приказов. Нужно ли вносить их в опись постоянного хранения и подшивать? Если локальные нормативные акты организации утверждены приказами, то они формируются и подшиваются в деле с приказами по основной деятельности. В таком случае в опись дел постоянного хранения не включается отдельное дело с локальными нормативными актами. В предисловии к описи надо указать, что локальные нормативные акты подшиты в деле с приказами по основной деятельности. В перечне г. Спасибо вам большое за помощь. В данном случае дело вносится в опись под литерным номером например, а от руки, либо по возможности соответствующий лист описи перепечатывается. Вносятся изменения в итоговую запись описи. Делаю опись с постоянным сроком хранения работников ЦРБ, скажите кроме главных врачей црб замы их включаем в опись постоянного срока хранения? Посмотрите по номенклатуре дел. Все документы со сроком хранения постоянно попадают в опись дел постоянного хранения. Подскажите, документы расследований несчастных случаев на производстве со смертельным исходом хранятся постоянно. В таком случае, в какую опись их вносить Здравствуйте, Евгения, подскажите еще. Или достаточно внизу подписи составителя и, допустим, согласования гл. Описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также номенклатуру дел организации согласовывает экспертная комиссия ЭК. По положению заседания ЭК оформляются протоколом. На отметке о согласовании описи проставляется номер и дата протокола. Главная О проекте Контакты Содержание. Опись дел постоянного хранения — образец составления Помещено в тему: Динара 12 01 Согласно Перечню г. Татьяна 24 01 Александра 14 02 Светлана 22 03 Наталья 23 03 Светлана 23 03 Огромное спасибо за Ваш сайт, очень помогает в работе! Татьяна 05 04 Татьяна 18 04 Татьяна 10 05 Татьяна 06 07 Эти документы включаются в опись дел постоянного хранения. Темы Архивное дело Описи дел Хранение и уничтожение документов Делопроизводство Документооборот Номенклатура дел Оформление документов Образцы документов Документы по кадровому обеспечению Информационно-справочные документы Образцы актов Образцы писем Образцы приказов и распоряжений Образцы протоколов. Полезное Номенклатура дел организации Образец номенклатуры дел организации Деловая переписка, бланк письма — правила написания деловых писем Как составить приказ по основной деятельности Как составить акт Образец протокола заседания Организация работы архива Уничтожение документов. Популярное Образец объяснительной записки Образец служебной записки Образец докладной записки Образец письма-просьбы Образец письма-запроса Как написать благодарственное письмо Образец распоряжения Справка с места работы Характеристика с места работы на сотрудника Рекомендательное письмо сотруднику Образец автобиографии Резюме для устройства на работу.

Арестована карта сбербанка что делать
Рисуем ветви деревьев

Window 8 usb
станция нижегородская улицана схеме метро
Повесть тургенева ася

продам банковскую карту на чужое имя

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *