Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

  • делопроизводство;
  • выполнение поручений руководителя;
  • осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
  • обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
  • работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
  • работа со звонками.

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

  1. Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
  2. Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
  3. Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
  4. Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

  • обеспечение документооборота компании;
  • подготовка совещаний, заседаний, конференций;
  • оформление приказов и доведение их до сведения работников;
  • координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.

Общие положения

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

  • исполнительность и ответственность;
  • грамотность и аккуратность;
  • стрессоустойчивость и инициативность;
  • трудолюбие и коммуникабельность;
  • позитивность и честность;
  • выносливость и усидчивость;
  • дисциплинированность, организованность.

Функции

Функциональные обязанности офис-менеджера для резюме сводятся:

  • к организации деятельности канцелярии;
  • работе с персоналом в части документационного взаимодействия;
  • планированию мероприятий администрации, совещаний руководителей, приемов посетителей.

Обязанности

Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:

  • встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
  • снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
  • вести учет расходов на нужды канцелярии;
  • сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.

Если компания большая, одному менеджеру не справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают вакансии помощника. Эта позиция годится для начинающих и людей без опыта профессиональной деятельности. Кратко обязанности помощника офис менеджера для резюме самые простые:

  • вовремя разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
  • следить за наличием канцелярии в офисе; когда заканчивается, вовремя заказывать;
  • координация службы доставки и курьеров;
  • контроль за состоянием уборки офиса и пр.

Образец обязанностей офис-менеджера для резюме

Согласитесь, что самый часто задаваемый вопрос, который Вы слышали в ходе собеседования, касался того, какими бы Вы хотели быть через 5 или же 10 лет. Таким образом, Ваш потенциальный руководитель пытается понять, хотите ли Вы работать в его компании длительное время или же его предприятие станет для Вас неким стартом. Ему важно знать о Ваших амбициях и предпочтениях, относительно будущей карьеры. А всё, потому что он примется учить Вас всему, воспитает хорошего специалиста, а в самый ответственный момент Вы заявите о том, что намерены покинуть свою работу. Согласитесь, что его эта новость не порадует!

Конечно, когда человек приступает работать офис – менеджером, то он не скажет Вам, что это и был предел его мечтаний. Вот только нужно понимать, что на предприятие, которое Вы сейчас устраиваетесь, нужен такой офис – менеджер, что обладает всеми нужными умениями, которые сделают эффективность функциональности офиса выше в разы. Да и не нужно лишний раз напоминать о том, что секретарь является лицом всего рабочего пространства и, зачастую, именно по его личности сложится у гостей мнение о руководителе и всех остальных работниках. Поэтому, находясь на своём рабочем месте, Вы можете показать, насколько в пунктуальны, грамотны, можете правильно провести деловые встречи и провести подготовку всех необходимых материалов.

К тому же, всегда можно выбрать два варианта. Первый заключается в том, что Вы будете высококлассным специалистом или же частью коллектива, который знает о всех проблемах офиса. В таком случае, у Вас появится возможность заниматься не лишь технической работой, но и введением всех корректировок, которые заметит и соответственно оценит начальство или же те люди, с которыми Вы работаете. Таким образом, можно стать незаменимым работником, что примется за выполнение общего важного дела.

Перспективы в профессии офис — менеджера

Офис – менеджер обладает возможностью карьерного роста и без этого никуда. Конечно, дорога от обычного офис – менеджера и до квалифицированного офис – менеджера не такая и лёгкая, но если Вы пройдёте по ней, то уже не захотите менять свой курс. К тому же, от этого работника зависит всё настроение офиса и его комфорт. Этого ничто иное, как его душа. У Вас будет громаднейший опыт общения, способности взаимодействовать с большим потоком данных и работа в коллективе.

Вот только это не обеспечивает Ваш переход на другую, значительно высшую должность здесь. А всё заключается в том, что чем грамотнее Вы выполняете свою работу, тем руководство не захочет, чтобы Вы куда – то переходили и пожалеет времени искать – учить другого человека, если уже есть такой, как Вы. Если Вам нужен карьерный рост, то придётся увольняться с работы.

Самое главное то, что каждому из нас нужно иметь как можно больше опыта и навыков для того, чтобы не стоять на одном месте и ждать пока кто-то за Вас всё решит. Учитесь управлять своей жизнью самостоятельно!

Права

Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:

  • вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
  • требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.

Ответственность

Каждый менеджер обязан выполнять свою работу надлежащим образом, поэтому в должностной инструкции и трудовом договоре закреплены не только обязанности офис-менеджера, но и ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Работник отвечает за:

  • нанесение материального ущерба фирме;
  • сохранение конфиденциальности;
  • невыполнение трудового распорядка, дисциплины, техники и противопожарной безопасности;
  • грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
  • действия вне своей компетенции.

ОДНОЙ ИЗ ФУНДАМЕНТАЛЬНЫХ ПРЕДПОСЫЛОК УСПЕХА ОРГАНИЗАЦИИ ОФИСНОГО ПРОСТРАНСТВА, ОРИЕНТИРОВАННОГО НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ЯВЛЯЕТСЯ ГОТОВНОСТЬ КОМПАНИИ К РЕАЛИЗАЦИИ ЭТОГО СПОСОБА РАБОТЫ. А ЭТО НЕ ВСЕГДА ТАК.

«Часто определяющее значение имеют общие принципы компании. В Голландии и странах Северной Европы идею организации пространства, ориентированного на деятельность, поддержали достаточно быстро, в то время как во многих других европейских регионах развитие в этом отношении идет немного медленнее. Я предполагаю, что это происходит потому, что в скандинавских странах концепция горизонтальной организации достаточно развита, поэтому трансформация проходит более гладко. Но на самом деле культура и общие принципы компании — это очень интересные понятия. Как только ваша организация начинает характеризоваться высоким уровнем самоуправления и ростом числа людей, обладающих высокоразвитой способностью принимать на себя ответственность, появляется возможность успешной организации пространства, ориентированного на деятельность», — говорит Хенрик Акселл, руководитель проекта в компании «Kinnarps».

ОФИСНЫЕ ПРОСТРАНСТВА БУДУЩЕГО

Идея состоит в том, что отдельные организации и людей в них невозможно заставить использовать готовые концепции. Вместо этого мы должны вернуться к самому началу, а именно, начать с анализа принципов работы и потребностей. Вот почему компания «Kinnarps» занялась разработкой проекта Next Office®, представляющего собой определенный план действий, целью которого является создание идеального офиса для каждой организации. Шесть этапов Next Office® — это путь к вашему новому офису. Отправной точкой является тщательный анализ принципов работы организации и отдельных сотрудников.

«Выполнение заданий для самостоятельной подготовки — это ключ к успеху. Этапы 1-3 — это этапы анализа, в ходе которого мы совместно получаем необходимые нам сведения. Этапы 4-6 — это этапы реализации, в процессе которой мы подбираем решение, подходящее для конкретной компании или организации», — поясняет г-н Акселл.

ЭРГОНОМИКА РАБОЧИХ МЕСТ

В ходе анализа происходит формирование основы понимания того, как должно быть спроектировано то или иное офисное пространство. Это зависит от нужд сотрудников и их методов работы. Если в своей трудовой деятельности они часто используют телефонную связь, в офисе должно быть предусмотрено достаточно отдельных мест для совершения звонков. Если значительную долю рабочего процесса занимает проектная деятельность, необходимо организовать большое количество универсальных зон для работы над такими проектами. Речь идет об обеспечении эргономики высокого уровня, независимо от того, является ли это эргономикой классического рабочего места с мебелью, которую легко отрегулировать под нужды различных пользователей, или создание творческой среды с хорошей звуковой эргономикой и свободой для действий человека.

Проект «Next Office» основан на мотивации и всеобщем участии, как руководства компании, так и сотрудников. В данный процесс вовлечены все, и сбор информации осуществляется посредством рабочих групп, семинаров и онлайн-опросов.

Поскольку в основе проекта «Next Office» лежит работа с отдельной организацией, эта концепция в равной степени подходит как для муниципальных или государственных учреждений, так и отдельных компаний. Раскрываемый в проекте способ организации рабочего пространства значительно превосходит понятие физической организации рабочего места.

Мебель для офиса от «Компании Офисный Комфорт» — это:

— широкая ассортиментная линейка мебели для офиса и дома. Мы рады предложить своим клиентам множество современных коллекций: мебель для персонала, кабинеты для руководителей, функциональные рабочие места: рабочие столы, компьютерные столы, шкафы для документов и для одежды, стеллажи, тумбы, полки и все, что необходимо для грамотного и функционального обустройства офисного пространства. Также мы изготавливаем мебель по индивидуальным проектам.

— европейское качество: наше производство оснащено высокотехнологичным современным оборудованием. Для производства офисной мебели мы используем только качественные материалы и комплектующие. Наши сотрудники – это опытные люди в мебельной индустрии, знающие и любящие свое дело. Наши уникальные дизайнерские решения мебели для офиса соответствуют всем требованиям настоящего времени. Вся мебель сертифицирована.

— низкие цены – мы сами является производителем, это позволяет нашим клиентам получать самые выгодные цены на офисную мебель.

— гарантия: мы уверены в качестве нашей мебели! Гарантийный срок на офисную мебель от «Компании Офисный Комфорт» составляет 24 месяца! Гарантийное и послегарантийное обслуживание.

— «Компания Офисный Комфорт» является первым поставщиком ведущих производителей офисных кресел и стульев.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *