Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

  • «Положение об оплате труда работников — образец 2019 — 2020»;
  • «Положение о системе управления охраной труда — образец».

Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:

Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в готовое решение.

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум, имущества и денежных средств, в кассе и на расчетном счете, и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Трудно представить какой либо вид деятельности в современном бизнесе, не связанный с оформлением, получением и хранением документов… Начиная с регистрации предприятия, предприниматель приступает к документированию своей работы. И на протяжении всей своей деятельности он сталкивается с вопросами делопроизводства. Порой правильное оформление пустяковой бумаги является трудноразрешимой задачей, отнимающей много времени. Автор книги, Шевчук Денис Александрович, имеет опыт преподавания различных дисциплин в ведущих ВУЗах Москвы (экономические, юридические, технические, гуманитарные), два высших образования (экономическое и юридическое), более 30 публикаций (статьи и книги), Член Союза Юристов Москвы, Член Союза Журналистов России, Член Союза Журналистов Москвы, Стипендиат Правительства РФ, опыт работы в банках, коммерческих и государственных структурах (в т. ч. на руководящих должностях), Заместитель генерального директора, Вице-президент «Кредитный брокер INTERFINANCE» (ИПОТЕКА * КРЕДИТОВАНИЕ БИЗНЕСА, www.deniscredit.ru).

  • Введение
  • Регистрация и учет документов
  • Порядок обработки поступающих документов
  • Порядок обработки отправляемых документов
  • Передача документов внутри организации
  • Учет количества документов
  • Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации
  • Правила регистрации и индексирования документов
  • Организация контроля за исполнением документов
  • Хранение документов, составление номенклатуры дел
  • Регистрация предприятия
  • Организация деятельности предприятия
  • Документирование организационно-распорядительной деятельности (рекомендации)
  • Установление деловых контактов

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Делопроизводство (Д. А. Шевчук) предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Для передачи документов используется не очень много способов

Несмотря на то, что на сегодняшний день все больше документов переводится в цифровой формат, остается немало бумаг, в частности, договоров с подписями ответственных лиц, которые требуют хранения в напечатанном виде.

При неправильной передаче бумаги могут потеряться

К сожалению, ситуации, когда важный документ «ушел» в неизвестном направлении, а без него невозможно выполнить то или иное действие (например, доказать свою правоту в суде или заключить сделку), возникают нередко.

Ошибки, характерные при неправильной передаче

Найти или восстановить утерянный документ бывает достаточно сложно — недостаточно просто снова его отпечатать, нужна еще и подлинная подпись и печать. Для того, чтобы таких ситуаций не возникало в принципе, на любом предприятии необходимо наладить грамотную передачу документов внутри организации. Это не просто мероприятие и выбор ответственного за наличие бумаг лица, но и целый комплекс внутренних правил и норм, согласно которым будет проводиться передача документов.

Бланк и образец 2020 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
  • «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы»;
  • «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Опись документов в папке образец

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
(наименование субъекта Российской Федерации). (наименование муниципального образования). УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ. Опись документов: правила использования и оформления. Скачать образцы описей документов для передачи в архив, банк, внутренней ( личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после. Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения. сотрудника заведена отдельная папка с описи дел нужно указать № 1 личное дело. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в. Оформление сдаточной описи документов в архив. в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками. опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);. каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце. Опись документов — образец ее имеет самое широкое применение. количество листов;; расположение документов (номер папки. систематизация документов;; составление описи (описание дел, документов );. Основная задача систематизации документов – упорядочивание папок с. 6 Составление внутренней описи документов дела ……………………. 9. описи личного дела студента (для подшивки в индивидуальные папки) 13. ПРИЛОЖЕНИЕ И (обязательное) Образец заполнения описи передачи личных. Хранение документов в архиве; Подготовка документов к передаче в архив. патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец 20 лет: научной документации. Форма внутренней описи документов дела. Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели. составление внутренней описи документов дела;. Образец обложки дела, оформленной в процессе подготовки дела к передаче в архив, смотрите в рубрике. Для чего нужна опись Образец описи документов в личном деле работника. и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Опись документов в личном деле работника — образец, составленный с. Второй способ хранения регистра в самой папке, особенно если она. Как составить и заполнить внутреннюю опись документов личного дела?. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или. Образец оформления Акта приема-передачи архивных документов на хранение …. Образец оформления описи дел по личному составу …. плате, оформленные на картоне, целесообразно помещать в папки с завязками. Образец акта приема-передачи архивных документов. Образец отметки о приеме документов в государственный архив в описи дел 29. дела ( неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);. Образец обложки личного дела. Образец внутренней описи документов. Документы личного дела подшиваются в папку — дело. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;. Документы, не подлежащее подшивке, укладываются в папку с клапанами на завязках формата А 4. Образец заполнения листа-заверителя дела. В результате деятельности организации создаются документы, имеющие различное. Нужно ли внутреннюю опись пришить (приклеить) к папке? Образец юридического документа Форма внутренней описи личных дел. Иными словами, в одной папке под названием Личное дело собраны все.

Программа «На подпись!»
(версия Mini)
Купить 2800 руб.

Как это работает

Рассмотрим работу программы на примере подготовки счёта с помощью 1С-Бухгалтерии, хотя с таким же успехом можно использовать любую другую программу для подготовки документов, пусть даже MS Word или MS Excel.

Предположим, что программа На подпись!™ уже установлена на вашем компьютере.

Подготовьте счёт и напечатайте его… но не на привычный принтер, а на виртуальный принтер VentaSign, который появится в списке принтеров на вашем компьютере после установки программы. В результате печати откроется окно программы «На подпись!™» с графическим изображением счета. Но это ещё не всё. Программа сама поймёт, что напечатан счёт и расставит по местам первую и вторую подписи и печать компании. А при необходимости и какой-нибудь рисунок, например, фирменный логотип. Это будет выглядеть примерно так.

Счет

Откуда программа знает как ей правильно расставить картинки?

Шаблоны — основа основ

Именно в шаблонах указано, какие подписи и печати должны быть в том или ином документе, на каких местах и страницах они должны располагаться и на какой угол они должны быть повёрнуты.

В поставку программы входят несколько шаблонов, составляющих «джентельменский набор» — Счет, Счет-фактура, Накладная. Можно дополнительно создать и новые шаблоны для других документов. Вот примерно так будут выглядеть различные документы в окне программы. Кликните по изображению, чтобы разглядеть его получше.

Накладная

Вы увидите, что для каждого типа документа подписи и печать находятся на нужных местах. Более того, накладная и счет-фактура будут сразу развернуты горизонтально. Впечатляет, не правда ли?

Теперь немного прервём увлекательный рассказ. Самое время скачать и установить программу, чтобы самим попробовать, а не просто поверить на слово. Если вы не знаете, как установить программу, то попросите вашего системного администратора помочь. Не забудьте его отблагодарить в меру вашей щедрости, а потом мы продолжим дальше.

Программа «На подпись!»
(версия Mini)
Купить 2800 руб.

Поправляем, отправляем

Если в счёте всегда будет одинаковое количество товарных позиций, то и картинки всегда будут попадать в цель. В жизни часто оказывается не так, а значит печати и подписи в разных счетах нужно подвинуть выше или ниже, желательно все вместе. Для этого дважды щёлкните по любой из картинок. Подписи и печать (но не логотип) выделятся сплошной рамкой. Это значит, что дальнейшие операции с ними будут происходить синхронно. Если начать двигать одну из них, то «поедут» и остальные. Таким образом вы быстро перетащите картинки на нужное место. Но при желании их можно двигать и по одной.

Когда всё расставлено по местам, то можно и нужно передать счёт вашему… ну в общем тому, кто его должен оплатить. Для этого предусмотрено несколько вариантов отправки.

по электронной почте

Если вы создаёте новое письмо, то просто нажмите на эту кнопку. Откроется окно вашей почтовой программы для создания нового сообщения, в которое уже будет вложен подписанный счёт.

Если вы уже отвечаете на письмо, например, в котором вас просят выставить счёт, то действуйте иначе. Нажмите мышкой в любое место внутри рамки с надписью «Перетащить». Не отпуская клавиши мыши, перетяните документ в ту область окна почтовой программы, которая «готова принять» вложение, после чего отпустите клавишу. Счёт «прикрепится» к вашему письму.

по факсу

Если у вас уже установлена одна из версий программы VentaFax или Venta4Net, то для передачи по факсу нажмите эту кнопку. Откроется окно программы с уже выбранным для передачи счётом.

Профессиональная версия

Ещё больше возможностей предлагает профессиональная версия программы — версия Pro.

Узнать больше >>

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *