Материал помещен в архив

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение к материалу).

Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены дела с распорядительными документами (8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии»; 8-2 «Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.)»; 8-3 «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных)»). При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (1-е экземпляры находятся в канцелярии). За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале — прием, перевод, увольнение, поощрение работников (срок хранения — 75 лет), затем — отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения — 3 года).

Следует обратить внимание на то, что согласно приведенному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии — соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к делам с аналогичными заголовками будет добавлено слово «Копии»). Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.

Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно добавить ссылки на место их хранения, например: «Подлинники — в канцелярии».

За распорядительными документами помещены дела с организационными документами (8-4 «Положение об отделе. Копия»; 8-5 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 8-6 «Штатное расписание предприятия. Копия»; 8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся 2-е экземпляры соответствующих документов, а 1-е находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии и (или) бухгалтерии.

За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов (8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним»), планами и отчетами (8-9 «План работы отдела кадров на 2008 год»; 8-10 «Отчет о работе отдела кадров за 2008 год», 8-11 «Статистические отчеты по кадрам»). В отделе кадров хранятся 1-е экземпляры протоколов, планов и отчетов.

Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-12 по индекс 8-23). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек работников (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам — Книге учета личных дел и Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним. Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела № 8-19, 8-20). В приведенном примере переписка сформирована в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не имеющими связи между собой при решении вопроса, поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов — «переписка», «сведения» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 1», «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 2».

Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных (с индекса 8-24 по индекс 8-26).

В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).

В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

— Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38);

— Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. — пунктами. Соответственно, в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.

При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения — 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) — 3 года.

Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.

Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение

Пример номенклатуры дел кадровой службы

Частное унитарное предприятие «Вихрь»
Отдел кадров
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.12.2007 № 8-36
г.Минск
на 2008 год

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Коли-чество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
8-1 Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии 3 г.
ст.16.1
8-2 Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.) 75 л.
ст.16.4
8-3 Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска,
командировки, взыскания, назначение дежурных)
3 г.
ст.16.3
8-4 Положение об отделе. Копия 3 г.
ст.10
8-5 Должностные инструкции работникам отдела. Копии 3 г.
ст.12.3
После замены
новыми
8-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год. Копии 3 г.
ст.126
8-7 Правила внутреннего трудового распорядка 1 г.
п.74
После замены
новыми
8-8 Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним 15 л. ЭПК
п.278
Документы (протоколы счетных
комиссий, бюллетени и др.) — 5 л., п.279
8-9 План работы отдела на 2008 год 3 г.
ст.22.1
8-10 Отчет о работе отдела за 2008 год 5 л.
ст.22.1
8-11 Статистические отчеты по кадрам Пост.
ст.23.1
8-12 Список работников предприятия Пост.
п.215
8-13 Список работников, состоящих в резерве руководящих кадров Пост.
п.213
8-14 Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия 3 г.
п.219
После истечения срока действия договора, контракта
8-15 Личные учетные карточки
работников
75 л.
8-16 Личные дела работников 75 л.
п.216
8-17 Книга учета личных дел 75 л.
ст.507
8-18 Трудовые книжки работников До востребования
п.226
Невостре-бованные — 50 л.
8-19 Документы о работе с кадрами (переписка, сведения, справки и др.) 5 л.
пп.206, 207
8-20 Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.) 3 г.
п.224
8-21 Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.) 5 л.
пп.181.1, 182
8-22 Характеристики работников, на которых не заведены личные дела 75 л.
п.223
8-23 График отпусков 1 г.
п.245
8-24 Списки военнообязанных 3 г.
п.237
8-25 Карточки учета военнообязанных 3 г.
п.238
После
увольнения
8-26 Отчеты о бронировании военнообязанных 5 л.
п.236
8-27 Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним 50 л.
п.227
8-28 Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек 5 л.
п.228
После окончания ведения
8-29 Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение) 75 л.
п.944.2
8-30 Журнал регистрации приказов по личному составу (отпуска, командировки, назначения дежурных) 3 г.
п.944.3
8-31 Картотека регистрации обращений граждан 5 л.
п.945
8-32 Журнал учета отпусков 3 г.
п.246
8-33 Журнал учета работников, направленных в командировки 5 л.
п.243
8-34 Журнал регистрации командировочных удостоверений 3 г.
п.244
8-35 Журнал учета выдачи личных справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.) 3 г.
п.247
8-36 Номенклатура дел отдела 5 л.
п.930.2
8-37
8-38
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Ивановский
Зав. архивом Подпись Н.А.Шумилина
14.12.2007

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.), от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) и от 25.04.2012 № 104 (с 23 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые — остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры — нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Принципы организации документооборота

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел

Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

  • Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
  • Систематизация этих документов, выявление основных групп.
  • Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Как уточнить номенклатуру дел на будущий год

Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год. Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.

После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Помещено в тему: Номенклатура дел

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров


Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов 2010 года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же (по ссылке) имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов. Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню.

У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.

Евгения Полоса

К записи 105 комментариев

Татьяна | 26 12 2018

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на примере. Если в номенклатуре есть графа «служебные записки» с индексом дела 13 и есть графа журнал регистрации служебных записок с индексом дела 35, то регистрация служебной записки в 2019 году будет какой ? 02/13-1 или 02/35-1 ? Нигде не могу найти такую информацию. Спасибо за ответ.

admin | 07 01 2019

Здравствуйте! Документу присваивается регистрационный номер с тем индексом, в какое дело подшивается этот документ. В вашем случае это будет номер 02-13/1.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *