Во всех организациях должны быть единые правила оформления однотипной документации, то есть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и т.п. Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, называется делопроизводством, и, как любая иная деятельность, имеет свою нормативную базу.

Когда правила обязательны для всех

Нормативно-правовая база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. В Российской Федерации она включает в себя:

  • Кодексы и федеральные законы
  • Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ
  • Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов и т.п.)
  • Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения
  • Общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации
  • Локальные нормативные акты предприятий и учреждений

13. Подзаконные акты на уровне федерации

Указы Президента РФ
Указ Президента РФ от 26.01.2007 N 68 «О признании
утратившими
силу
некоторых
актов
Президента
Российской Федерации по вопросам архивного дела»
Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от
21.09.2011)
«Об
утверждении
Перечня
сведений,
отнесенных к государственной тайне»
Консалтинговая группа ФИНЭКС
13
Постановления и распоряжения Правительства РФ
Постановление правительства РФ от 22 сентября 2009 г. n
754
«Об
утверждении
положения
о
системе
межведомственного электронного документооборота»
Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об
утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти»
Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р
«Об электронном документообороте».
Консалтинговая группа ФИНЭКС
14
Правовые
акты
федеральных
органов
исполнительной власти (министерств, комитетов,
служб, агентств и др)
Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 Примерное
положение об архиве государственного учреждения,
организации, предприятия)
Примерное положение о постоянно действующей
экспертной
комиссии
учреждения,
организации,
предприятия (утверждено приказом Росархива от
19.01.1995 №2)
Методические рекомендации по разработке инструкций
по
делопроизводству
в
федеральных
органах
исполнительной
власти
(Утверждены
приказом
Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).
Консалтинговая группа ФИНЭКС
15
Правовые акты федеральных органов исполнительной
власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др)
Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства
культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
Зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г.
Регистрационный № 18380).
«Перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической
и
производственной
деятельности
организации, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в

Минюсте РФ 27.09.2007 № 10194)
Приказ Росархива от 26.08.2010 №63 «О признании утратившим
силу
перечня
типовых
управленческих
документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения» от 6.10.2000
Консалтинговая группа ФИНЭКС
16
Правовые акты федеральных органов исполнительной
власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др)
Рекомендации
по
подготовке
федеральными
органами
исполнительной власти перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться в форме
электронных
документов
при
организации
внутренней
деятельности (утверждены приказом Росархива от 29 апреля
2011 г. № 32. Признан не нуждающимся в государственной
регистрации (письмо Минюста России от 4 июля 2011 г.
№ 01/43784-ДК).
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
документационному обеспечению управления. М.: ЦБНТ Минтруда
Российской Федерации, 1994
Консалтинговая группа ФИНЭКС
17

18. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ (ГОСТ) НА ДОКУМЕНТАЦИЮ

ГОСТ Р 7.97.-2016 Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов»; (введен в действие 1 июля 2019).
ГОСТ 7.0.8-13 «Делопроизводство и архивное дело»; Термины и
определения (введен в действие 1 марта 2014)
Система
стандартов по информации, библиотечному и
издательскому
делу.
Управление
документами.
Общие
требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утвержден Приказом
Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст)
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота.
Взаимодействие систем управления документами. Требования к
электронному сообщению».
Консалтинговая группа ФИНЭКС
18

19. КЛАССИФИКАТОРЫ

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с
документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке
использовать специальные коды, которые присваиваются
документам. Классификаторы – это нормативные документы,
которые содержат перечень наименований документов и их кодов
в систематизированном виде.
Все классификаторы, а также методические документы по их
разработке составляют Единую систему классификации и
кодирования технико-экономической и социальной информации
(ЕСКК
ТЭИ).
По
области
действия
классификаторы
подразделяются
на
общероссийские,
отраслевые
и
классификаторы предприятий.
Консалтинговая группа ФИНЭКС
19

20. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации
(ОКУД);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций
(ОКПО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Консалтинговая группа ФИНЭКС
20

21. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ГСДОУ)

1. Документирование управленческой деятельности –
включает положения, определяющие:
состав управленческих документов;
порядок проведения унификации и стандартизации
управленческих документов;
оформление реквизитов управленческих документов, в том числе
и машиночитаемых;
общие требования к составлению текстов управленческих
документов.
Консалтинговая группа ФИНЭКС
21

Как это применять

Нормативные документы устанавливают определенные правила. Но часто возникает вопрос, как эти правила применить на практике. Для ответа на такие вопросы служат рекомендации и методические пособия, которые разрабатываются специалистами уполномоченные органов. Эти документы не подлежат регистрации в Минюсте и носят рекомендательный характер, но, зачастую, содержат массу полезной информации и облегчают жизнь сотрудников, отвечающих за делопроизводство.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Она регулирует следующие аспекты:

  • правила оформления документов
  • правила работы с деловыми бумагами
  • обеспечение сохранности документов
  • порядок и сроки хранения документации
  • организацию работы службы делопроизводства
  • применение современных информационных технологий в делопроизводстве
  • правила обращения с материалами, имеющими гриф секретности или ограниченного доступа
  • иные вопросы, связанные с делопроизводством

Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Литература

  1. Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
  2. Конституция Российской Федерации
  3. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
  4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»

Что из нормативной базы делопроизводства нужно знать кадровику

Законодательная база делопроизводства, связанного с деятельностью кадровой службы, основывается, прежде всего, на нормах Трудового кодекса РФ. Также не лишним будет ознакомиться с Федеральными законами от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации” и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных».

Пока законом не отменено ведение трудовых книжек, «настольной книгой» кадровика остается Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Для составления штатного расписания и должностных инструкций потребуются общероссийские классификаторы профессий и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Сроки хранения документов регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Формы кадровых документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению. Однако многие организации считают их вполне удобными и продолжают использовать.

Для правильного использования официальной терминологии при составлении деловых бумаг возьмите на вооружение ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Требования к оформлению документов также устанавливаются Госстандартами РФ.

ВАЖНО! С 1 июля 2020 года вступает в силу новый Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, который будет определять состав реквизитов документов и бланков; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах; правила создания документов. Положения этого стандарта будут распространяться на документы как на бумажном, так и на электронном носителях.

Развитие законодательной базы

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.

Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России

  1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.
  2. Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности.
  3. Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.

Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня — это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.

В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов.

Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.

Отдельные примеры последних разработок нормативных актов

В 2013 году ВНИИДАД разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах». Также ВНИИДАД проводилась работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти».

Проводится актуализация Общероссийского классификатора управленческой документации.

Идет работа по подготовке новой редакции Основных правил работы архивов.

Завершена разработка терминологического госстандарта «Делопроизводство и архивное дело».

Издан словарь «Управление документами. Термины и определения»

Идет работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации.

Назрела острая необходимость в переработке ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Планируется к разработке стандарт «Информация и документация – Система управления документами – Основные положения и словарь».

На заседании Правительства РФ 19 июня 2014 г. был одобрен законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронной форме. Это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и органами самоуправления.

В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве Минюстом создан проект ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовных или арбитражных процессах в виде доказательств электронных документов или данных, которые не имеют бумажных аналогов. Если Госдума РФ одобрит данный законопроект, он вступит в силу с 1 января 2016 года.

Этот перечень можно продолжать и далее. Поэтому в задачи службы ДОУ должны входить обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, актуализации своих нормативных актов, а также доведение этой информации до управленческого аппарата организации.

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства — это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (» курсы секретаря «, » курсы секретарей и помощников руководителя «)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (» курсы секретаря «, » курсы секретарей и помощников руководителя «) — предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные » курсы секретаря «, » курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые » курсы секретаря «, » курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (» курсы делопроизводства » и » курсы документооборота «)
» Курсы делопроизводства » и » курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. » Курсы делопроизводства » и » курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие » курсы делопроизводства » и » курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (» Семинары делопроизводства «)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (» семинары делопроизводства «) – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. » Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. » Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

3) категории информации по уровню доступа к ней;

4) порядок правовой защиты информации.

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Защиту интересов Российской информации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (с изм. и доп. от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

9. ЗАКОНЫ Кодифицированные законы (кодексы):

«Гражданский кодекс Российской Федерации
«Трудовой кодекс Российской Федерации»
«Уголовный кодекс Российской Федерации»
«Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации»
«Кодекс Российской Федерации об административных
правонарушениях»
Арбитражный процессуальный кодекс РФ
«Налоговый кодекс Российской Федерации
«Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации»
Консалтинговая группа ФИНЭКС
9

10. Федеральные законы РФ:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»
Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63ФЗ «Об электронной подписи»
Консалтинговая группа ФИНЭКС
10

    1. Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства в Коми региональном филиале оао «Россельхозбанк»

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, в т. ч. и в дошкольном учреждении, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающим требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение и труд».

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия — «социальное партнерство». В соответствии со статьей 25 Трудового кодекса РФ «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей».

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в статье 24 Трудового Кодекса российской Федерации, таких как:

— равноправие сторон;

— уважение и учет интересов сторон;

— заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;

— соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

— полномочность представителей сторон;

— свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;

— добровольность принятия сторонами на себя обязательств;

реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;

обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;

контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;

ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Прежде всего, отметим, что статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

— указы Президента Российской Федерации;

— постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

— нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

— нормативные правовые акты органов местного самоуправления;

— коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.

Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу.

Надо подчеркнуть также важность для работника кадров статьи 65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета – для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документ об образовании, справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена статья 66: «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

Кроме того, в Трудовом кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (статья 68), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д.

Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в статье 85, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Цель Закона — «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение статьи 1 Закона, в которой говорится, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в статье 3 Закона, есть и развернутые определения: «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных»

В один день с Федеральным законом «О персональных данных», то есть 27 июля 2006 г., подписан Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149-ФЗ). В Законе определены многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации,

конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.

Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16) посвящен защите информации. Он четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: «Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

3) реализацию права на доступ к информации».

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что статья 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. Республики вправе устанавливать свои государственные языки. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик они употребляются наряду с государственным языком Российской Федерации. Российская Федерация гарантирует всем ее народам право на сохранение родного языка, создание условий для его изучения и развития»

Статьи 16 — 19 Закона «О языках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации25, а статья 3 Федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации. В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация, обязательность рассмотрения, контроль за исполнением.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

Кроме законодательных актов в дошкольном учреждении должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

1.Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);

2.Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации». В настоящее время действует Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», согласно которому альбом с 01 января 2013 г. стал обязательным только для государственных организаций.

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов ( п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» – ими можно пользоваться и дальше.

Таким образом, в действующем законодательстве и нормативно-правовых актах содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Работа с документами по личному составу.

  • Основы трудового законодательства
  • Состав и правила оформления документов по личному составу.
  • Трудовые договоры (контракты), трудовые книжки, личные дела, личные карточки.
  • Основные функции кадровой службы организации (воинский учет, пенсионный учет, персонифицированный учет).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *