Добавить в «Нужное»

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Содержание

Командировочное удостоверение

Почему важно иметь командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение является основным документом, подтверждающим служебную поездку. В большинстве случаев его надо обязательно приложить к авансовому отчету. Исключением будут только командировки за рубеж, когда при пересечении границы ставится штамп в паспорте. Если человек командирован в одну из стран СНГ, то, как правило, без удостоверения никак не обойтись. Например, в Белоруссию, въезд в которую происходит по российскому паспорту, командировочное удостоверение оформить надоПоложение о служебных командировках
7. …работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт… назначения и дата выезда из него…)…
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда… и дате выезда…
19. При направлении… в командировку … с которыми… не делаются отметки о пересечении… границы, даты … пересечения… определяются по отметкам в командировочном удостоверении…
Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
5. Положение предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается… — при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение….

Более того, если к авансовому отчету ничего, кроме командировочного удостоверения, не приложено, одного его уже хватит, чтобы эту поездку проверяющие признали служебной. Так, одна организация задала в Минфин такой вопрос. Работники ездили в командировку для участия в стройке на служебном автотранспорте и проживали там в служебных вагончиках. Ничем, кроме командировочного удостоверения, факт такой поездки не подтверждается. Минфин отвечает: «Ничего, командировочного удостоверения для учета в расходах вполне достаточно».

Если командировочное удостоверение по каким-то причинам потеряно или испорчено, во избежание лишней нервотрепки я рекомендую его восстановить. Конечно, если есть возможность. Например, если этот же работник, а может, и другой еще раз поедет в то же место. Дело в том, что контролирующие органы против учета затрат по служебной поездке при отсутствии этого документа. Мол, без него слова «командировочные расходы» вообще звучать не должны. Хорошо, что у судов на этот счет другая позиция. А потому, если восстановить этот документ все же не удастся, но есть иные документы, подтверждающие факт поездки, расходы по ней признать можно, правда, только через судПисьмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169
…в качестве… приложения к авансовому отчету … наличие…
— командировочного удостоверения…
…отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ… и… указанная в нем сумма… не может быть включена в состав расходов….

Справка

При отсутствии командировочного удостоверения факт служебной поездки по другим подтверждающим документам признают, в частности, ФАС МОПостановление от 11.04.2011 № КА-А40/1664-11-2, 3 ААСПостановление от 18.12.2013 № А33-5424/2011к48 и 17 ААСПостановление от 24.07.2013 № 17АП-5200/2012-ГК.

Как заполнять пункты прибытия/убытия

Итак, командировочное удостоверение должно быть. В нем надо правильно указать пункты прибытия/убытия работника. На лицевой части командировочного удостоверения место назначения пишется полностью. То есть обязательно — и город, и организация, куда командированный отправляется. Если служебная поездка за границу, то нужно указать еще и страну.

Расписывать подробно пункт командировки на оборотной части документа не нужно. Там достаточно указать только города, откуда работник уезжает и куда приезжает.

Однако если работник прибыл в город с целью провести пару дней в одной организации, а потом 3 дня в другой, то на оборотной стороне командировочного удостоверения должно быть написано: «Прибыл в город Москву, ООО «Ромашка”, такого-то числа, убыл из ООО «Ромашка” такого-то числа. Прибыл в ООО «Колокольчик” такого-то числа, убыл из города Москвы, ООО «Колокольчик”, такого-то числа»Указание по заполнению унифицированной формы «Командировочное удостоверение», утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Положение о служебных командировках
7. …если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
1, 4. …если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован..

Кто и как должен ставить отметки о прибытии/убытии

Помимо указания пункта, также на оборотной стороне проставляются отметки о прибытии/убытии. Что такое отметка? Это уже достаточно устаревшая операция, она родилась еще в социалистическую эпоху, когда многие предприятия были режимными объектами. Предприятие А отправляло работника в командировку на предприятие Б. По приезде туда и при отъезде оттуда он был обязан обратиться за соответствующей отметкой в специальный отдел, который за это отвечал, — бюро пропусков, отдел кадров, режимный отдел. Там строго контролировали, кто, когда, на сколько приехал и кто когда уехал: «Вы сегодня прибыли? Значит, сегодняшним днем и поставим вам отметку о прибытии. А за отметкой о выбытии приходите в день отъезда. А на этот промежуток вот вам временный пропуск, и ходите выполняйте свое служебное задание».

А кто в современных реалиях может и должен делать отметки о прибытии и убытии в командировочном удостоверении? Если в штате есть кадровик, то, конечно, он. Но даже если это сделает кто-то другой, проблем не будет. Главное, чтобы была указана его должность, стояли собственноручная подпись и печать организации. Проблемы возможны тогда, когда вообще непонятно, кто ставит отметки в командировочных удостоверениях. Поэтому лучше в локальном нормативном акте любой организации написать, кто за это отвечает. Это может быть офис-менеджер, секретарь директора, начальник канцелярии. Но зафиксировать, кто именно, надо. Потому что подпись лица на удостоверении заверяется печатью, а любое ее приложение должно быть чем-то регламентированоУказание по заполнению унифицированной формы «Командировочное удостоверение»
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Положение о служебных командировках
7. …срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые… заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется… для засвидетельствования такой подписи..

Справка

Рассматривая одно из дел, судьи не приняли в качестве надлежащего доказательства командировочные удостоверения, отметки в которых проставил не уполномоченный на то секретарьПостановление ФАС ЦО от 24.02.2012 № А09-1541/2010. В другом деле они признали неподтвержденными расходы по командировочным удостоверениям, отметки в которых были сделаны ненадлежащим образом: отсутствовали печать, а также фамилия и должность лица, подписавшего документПостановление 4 ААС от 29.09.2011 № А58-10703/2009.

Хотя, честно говоря, я думаю, что в скором времени отметки на командировочном удостоверении, а может, и само командировочное удостоверение отомрут. И для подтверждения факта поездки будет достаточно, чтобы работник приложил к авансовому отчету авиа- или железнодорожный билет. Почему я так думаю? Потому что уже сейчас в некоторых случаях эти отметки не нужны или их поставить невозможноПроект Постановления Правительства «Об отмене формы № Т-10 «Командировочное удостоверение”»
2. В Положении …
в) пункт 7 изложить в следующей редакции:
«7. Фактический срок пребывания… в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из… командировки.
В случае проезда… к месту командирования и (или) обратно… на служебном или личном транспорте… фактический срок пребывания… указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из… командировки представителю работодателя… одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование… транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).»..

Так, при командировках за границу их заменяет штамп пограничников в паспорте.

Бывают и командировки, когда ставить отметку просто некому, потому что нет организации, которая бы выступала принимающей стороной. Например, отправили вы работника на выставку в качестве посетителя или для переговоров с физическим лицом. В моей практике был случай: компания отправила своего представителя в город, в котором только собиралась открывать филиал, на собеседование с потенциальным директором этого филиала. В этом городе у организации пока ничего нет, само собеседование проходит в гостинице. Вопрос: кто должен ставить отметки о прибытии и убытии?

Иногда советуют в таких случаях ставить отметки о прибытии/убытии в гостинице, где командированный проживает. Но в обязанности работников гостиницы это не входит. Единственное, что они должны сделать, так это дать документы, подтверждающие проживание человека и оплату номера. К счастью, в Минфине это хорошо понимают и говорят: ничего страшного, что отметок нет, подтвердите командировку другими бумагами — служебным заданием, билетами, гостиничным счетомПисьмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7
…в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования..

Без отметок об убытии из своего места нахождения и возвращении в него могут обойтись и надомники, и дистанционные работники. Достаточно будет, если им проставит отметку принимающая организация. Хотя в принципе первую и последнюю отметки может сделать и работодатель на основании проездных документов работника.

Пример. Образец удостоверения дистанционного работника со всеми отметками

Общество с ограниченной ответственностью «Новый век» (ООО «Новый век»)

(наименование организации)

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

Номер документа Дата составления
37-ОК 15.09.2014
Работник Плеядов Николай Алексеевич (фамилия, имя, отчество)

Табельный номер

департамента информационных технологий (структурного подразделения)

программист (должность (специальность, профессия))

командируется в Россия, г. Москва, ООО «Колосок» (место назначения (страна, город, организация))
для оказания консультативных услуг по вопросу использования программных средств (цель командировки)

на 3 календарных дней

с «16» сентября 2014 г. по «18» сентября 2014 г.

Руководитель

Генеральный директор (должность) (личная подпись) Р.С. Колманин (расшифровка подписи)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из г. Санкт-Петербурга Прибыл в г. Москву
«16» сентября 2014 г. «16» сентября 2014 г.

Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?

В связи с тем, что бланк командировки теперь не обязательно использовать, принимающая сторона может отказать в проставлении отметок о прибытии и убытии. Однако такой отказ не может считаться нарушением в оформлении документа.

В случае, когда печати в командировке не проставлены, то для фиксации дат поездки можно применять:

  • Сведения из билетов и других проездных документов;
  • Отметки таможенных органов в загранпаспорте. Также по ним будут определены даты пересечения границы в обе стороны.
  • Служебная записка работника.

Важно: служебку также необходимо оформлять и в случае, если работник для совершения поездки использовал личный либо рабочий автомобиль. Однако для подтверждения дат поездки и маршрута необходимо будет предоставить путевой лист, чеки с заправочных станций и иные документы.

Для чего нужно

Несмотря на отмену командировочных удостоверений (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке.

Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности.

Форма командировочного удостоверения в 2019 году

05.01.2004 Постановлением № 1 Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму № Т-10. Можно использовать эту форму или разработать бланк самостоятельно.

Разрабатывая собственную форму необходимо соблюсти требования идентификации хозяйственной операции, установленные ч. 2 и 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете». В бланк должны быть включены следующие реквизиты:

  • наименование;
  • дата заполнения;
  • наименование организации, которая выдала командировочное удостоверение;
  • содержание хозяйственной операции (цель командировки в командировочном удостоверении, примеры: проведение инвентаризации, повышение квалификации и т. д.);
  • количество дней;
  • Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление.

Собственную форму командировочного удостоверения нужно утвердить . Это требование п. 4 «Положения по бухгалтерскому учету организации ПБУ 1/2008», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н. Кроме того, включите документ в перечень необходимых документов, прописанный в локальном Положении о командировках.

Для чего требовалось командировочное

Отправляя работника в путь, руководство хочет быть уверенным, что задание будет выполнено и цель поездки достигнута. Для этого на руки выдавалось командировочное удостоверение с отметкой о выезде из пункта отправления. Его следовало предъявить по приезду в пункт назначения и получить отметку — подпись и печать. Такая отметка являлась доказательством совершения делового путешествия.

Кроме подтверждения факта прибытия, оно являлось весомым аргументом для правоохранительных органов, доказывающим цель пребывания в населенном пункте. Вот так остановят тебя двое в форме, потребуют объяснений, почему ты находишься в том городе, а ты спокойно предъявляешь документ, и каждому понятно, что человек «при исполнении», а не просто так по улицам незнакомой местности шляется.

Командировочные удостоверения в 2020 году: изменения, последние новости

Уже давно говорят, что командировочное удостоверение отменили, но это не совсем так — оно просто стало необязательным документом.

Постановление об этом принято еще в начале 2015 года. Но многие организации по-прежнему оформляют его. Правила, как оформлять командировочное удостоверение в 2020 году: кому и как заполнять бланк, прописывают во внутренних правилах организации, положениях о командировках, и тогда выполнять предписанные действия придется и руководителям, и работникам.

Получается, если в компании есть правило оформлять и сдавать эти бумаги, придется это делать, как и раньше. Выглядит унифицированная форма Т-10 так:

Что еще отменили

Одновременно стали необязательными в применении служебное задание командируемому сотруднику и его отчет о проделанной в поездке работе.

ИТОГО : если в организации использование таких документов закреплено в локальных актах, то работникам придется следовать корпоративным правилам. Если не закреплено, то выдавать и заполнять их необязательно, так как закон не требует этих форм в обязательном порядке.

Отмена командировочного удостоверения — это хорошо или плохо? и почему? Комментарии эксперта специально для сайта Сашки Букашки:

Ирина Шиндряева
руководитель компании Аккаунтинг Бизнес Сервисез

В Постановлении Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. Да, в соответствии с вступившими изменениями, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе.

С одной стороны — вроде как сократился документооборот, но с другой стороны — человеческий фактор — сотрудники, которые и так постоянно теряют или забывают документы, а эта преференция их совсем расслабит. Бухгалтерии придется осваивать методы частного сыска, а у них и так нагрузочка приличная.

Хоть эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10, переработав ее в своих интересах. К тому же, командировочные расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией и доказывать их деловой характер достаточно сложно.

Подтверждение и возмещение расходов

Если раньше из поездки работник привозил проштампованное командировочное и был уверен в компенсации затрат, то что делать теперь, когда оно не требуется и не было выдано перед тем, как отправиться в путь?

Подтвердить командировку теперь допускается проездными документами — билетами, так что отмена части ранее используемых документов никак не повлияет на возмещение расходов.

Путешествие на автомобиле — второй способ перемещения по рабочим делам. Так как билеты отсутствуют, факт исполнения поручения подтверждают . Она станет частью отчета по тратам наряду с квитанциями гостиниц. Служебную записку пишут в свободной форме, указывая даты поездки, организации, которым нанесен визит, и расходы, которые требуется покрыть работодателю (обычно это топливо).

Подведем итоги: нужно ли оформлять командировочное удостоверение в 2020 году, становится понятно — документ не обязательно оформлять, но если ваш работодатель не отказался от привычки выдавать его перед каждой рабочей поездкой, придется отмечать его по прибытии, как и прежде.

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру — быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

В командировочном удостоверении фиксируется время пребывания в служебной командировке: время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него.
Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Документы, устанавливающие связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия

В соответствии с пп.170.9.1 ст.170 НКУ «любые командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны, в частности, (но не исключительно) следующих: приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны; заключенного договора или контракта; других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны».

Из приведенного перечня, меньше всего вопросов в контексте командировок возникает к договорам и контрактам, поскольку, требования к их составлению и содержанию регламентируются ГКУ и ХКУ2. В отношении других документов в виду отсутствия каких-либо их форм и порядков составления, ситуация иная. Именно поэтому на составлении этих документов остановимся более подробно. При этом отметим, что все указанные документы не являются первичными документами с точки зрения Закона о бухучете, составляются в произвольной форме, содержащаяся в них информация, подтверждает связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.

2 Составление договоров и контрактов не является предметом данного материала. Примеры составления отдельных видов договоров приведены в справочнике «Договоры: условия и формы».

Приглашение принимающей стороны

Приглашение принимающей стороны оформляется, как правило, в виде письма составленного на бланке организации, в котором излагается цель предстоящего мероприятия, место и условия проведения и т.п. По содержанию, изложенной в письме информации, можно судить, на сколько деятельность принимающей стороны совпадает с деятельностью командирующей стороны. Кроме того, на ее основании в последующем может быть оформлен приказ на служебную командировку.

Документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения

Действующая редакция пп.170.9.1 ст.170 НКУ и нормы Инструкции № 59 не содержат каких-либо разъяснений в отношении перечня, форм и видов документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения. Наиболее часто использующимся документом, удостоверяющим желание установить гражданско-правовые отношения, является протокол о намерениях.

Данный документ не имеет четко установленной формы и составляется в произвольной форме. При его составлении необходимо учитывать, что содержащаяся в нем информация должна подтверждать связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия и он должен быть подписан представителями, как минимум, двух сторон. Ниже приведем образец протокола о намерениях:

Документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях

Подтверждение связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия документами этой категории, как правило, не вызывает сложностей, поскольку для участия в конференциях, форумах, симпозиумах и др. мероприятиях предприятие заблаговременно, до начала проведения мероприятия, получает специальное приглашение, которое зачастую дополнительно является еще и пропуском на него. В дополнение к нему основанием могут также служить различного рода информационные материалы (программа мероприятия, повестка дня, буклеты и др.), получаемые работником во время мероприятия. При составлении работником, по требованию руководителя, отчета о командировке, такие материалы могут быть приложены к данному отчету, а их копии (полностью или частично) могут быть приложены к авансовому отчету.

Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет

По возвращении из командировки (как заграничной, так и по Украине) работник предприятия обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или в подотчет (пп.170.9.2 ст.170 НКУ и п.11 р.II и п.17 р.III Инструкции № 59). Такой отчет подается по форме, утвержденной Приказом № 845 (см. пример заполнения ниже). К нему также прилагаются оригиналы первичных документов3, подтверждающих понесенные в командировке расходы и документы, подтверждающие связь служебной командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.

3 В случае командировки за границу, командирующая сторона согласно пп.170.9.1 ст. 170 НКУ, по запросу представителя контролирующего органа обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, изданных на иностранном языке.

Отчет должен предоставляться подотчетным лицом до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором лицо завершает:

  • командировку;
  • выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп.170.9.2 ст.170 НКУ).

При наличии излишне израсходованных денежных средств их сумма возвращается работником в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления отчета.

Очень часто в командировке работники используют платежные карточки для оплаты расходов. В таком случае сроки предоставления отчета несколько отличаются от указанных выше и зависят от особенностей использования платежной карточки. Если, во время служебной командировки работник получал наличность с применением платежной карточки, то ему необходимо предоставить отчет и вернуть излишне израсходованные денежные средства до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Если же командированный работник во время служебной командировки применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, то срок представления им отчета не должен превышать десяти банковских дней. При этом при наличии уважительной причины работодатель (самозанятое лицо) может продлить указанный срок предоставления отчета до двадцати банковских дней.

Приказом № 845, которым утверждена форма отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее – авансовый отчет4), утвержден и порядок его заполнения – Порядок № 845. Но по своей сути указанный порядок в большей степени разъясняет налогообложение излишне израсходованных денежных средств, полученных плательщиком на командировку или в под отчет и не возвращенных в установленный срок, нежели заполнение формы отчета. Порядок заполнения формы авансового отчета вместился в один пункт – п.5 Порядка № 845. Тем не менее, приведенной в нем информации недостаточно для заполнения авансового отчета , поскольку разъясняет лишь:

  • кто составляет отчет;
  • какие графы не заполняют подотчетные лица ;
  • в какой графе ставит подпись руководитель предприятия (налоговый агент).

4 В расписке к форме отчета он назван именно авансовым.

Поэтому остановимся детально на порядке оформления авансового отчета. Итак, в соответствии с указанной нормой Порядка № 845 авансовый отчет составляют не только физические лица – плательщики налога, получившие денежные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм, но и физические лица , получившие такие денежные средства у самозанятых лиц5.

5 Самозанятое лицо – налогоплательщик, являющийся физическим лицом – предпринимателем или осуществляющий независимую профессиональную деятельность при условии, что такое лицо не является работником в рамках такой предпринимательской или независимой профессиональной деятельности (пп.14.1.226 ст.14 НКУ).

К обязательным реквизитам, заполняемым подотчетным лицом на лицевой сторонеавансового отчета относятся:

  • название налогового агента, его код по ЕГРПОУ;
  • фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
  • налоговый номер физического лица (или серия и номер паспорта, для физических лиц, в силу религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной каточки плательщика налога);
  • отдел, цех в котором он работает (если таковой имеется);
  • должность, профессия;
  • дата заполнения авансового отчета;
  • назначение полученного под отчет аванса (в рассматриваемой ситуации аванс выдан на командировку);
  • сумма полученного аванса, фактически израсходованная сумма;
  • количество первичных документов (в оригинале), прилагаемых к авансовому отчету.

Руководитель предприятия на лицевой стороне авансового отчета обязан поставить подпись в графе «Звіт затверджено», подтверждая, таким образом, фактически израсходованную сумму (указывается словами).

Графы «Звіт перевірено» и «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», бухгалтерскиепроводки , расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные денежные средства на командировку (под отчет) должны заполняться лицом, предоставившим денежные средства на командировку (п.5 Порядка № 845). Кого законодатель имел в виду под указанными лицами в Порядке № 845, не понятно и этот факт вызывает у бухгалтеров сложности с заполнением указанных граф. Следует отметить, что данная проблема имеет достаточно долгую историю, поскольку она существовала и в порядках, предшествовавших Порядку № 845. В этой связи уместно напомнить о письме ГНАУ от 26.03.2007 г. № 2862/6/11-0216, которое остается актуальным и сегодня. В данном письме ГНАУ указала, что приведенные выше графы должны заполняться должностным лицом предприятия (организации), в обязанности которого входит выполнение таких функций, как проверка отчета, отражение операции в учете, выплата денежных средств и т.д. На практике такие обязанности, как правило, выполняет бухгалтер. Поэтому проверку отчета, бухгалтерские проводки общей суммой по видам расходов, заполнение раздела о произведенных расчетах (возврат остатка денежных средств , неиспользованных в командировке, или выплата (погашение) перерасхода денежных средств) с указанием реквизитов кассового документа, осуществляет, зачастую, бухгалтер предприятия.

Также на лицевой стороне отчета размещены:

  • раздел «Расписка», в котором указывается лицо, предоставившее авансовый отчет на проверку, сумма отчета, количество прилагаемых документов. Заполняет и подписывает этот раздел, как правило, работник бухгалтерии предприятия, в обязанности которого входит прием авансовых отчетов;
  • раздел «Расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные денежные средства». Согласно требованиям п.170.9 ст.170 НКУ сумма денежных средств, выданная на командировку (под отчет) и своевременно не возвращенная подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В связи с этим, в указанном разделе бланка авансового отчета приведена формула для определения суммы НДФЛ для каждой из ставок, установленных п.167.1 ст.167 НКУ. Обращаем внимание, что в форме авансового отчета не учтены изменения, внесенные в НКУ Законом № 71, в соответствии с которым ставка 17% заменена на 20%. Для определения суммы налога необходимо в формулу подставить необходимые значения и рассчитать результат. В конце проведенных расчетов в обязательном порядке проставляется подпись лица, произведшего расчет, и дата. С указанным расчетом под роспись ознакамливается виновное подотчетное лицо .

Оборотная сторонаавансового отчета представлена в виде таблицы, состоящей из пяти граф: порядковый номер операции; дата документа; кому, за что и на основании какого документа произведен платеж; сумма платежа; дебет бухгалтерского счета для каждого вида расходов. Таблица заполняется на основании приложенных к авансовому отчету первичных документов в хронологическом порядке с указанием даты осуществления операции, названия первичного документа, субъекта хозяйствования, назначения и суммы платежа. Под таблицей подотчетное лицо ставит свою подпись с указанием даты.

Приведем пример заполнения авансового отчета. Для наглядности заполнения граф авансового отчета должностными лицами предприятия, дополнительно приведем следующие данные: директор предприятия – Гуран В.С., подотчетное лицо – Притула А. А.; бухгалтер – Зозуля Л.П.

Особенности направления работников в командировку.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

  • сохранить за работником место работы (должность);

  • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);

  • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;

  • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749, которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);

  • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

  • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;

  • на работников, имеющих детей-инвалидов;

  • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нормы возмещения командировочных расходов.

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:

Вид расходов

Нормы возмещения командировочных расходов*

При наличии подтверждающих документов

При отсутствии подтверждающих документов

Оплата проезда

Не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте
V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

В размере минимальной стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

б) водным транспортом – в каюте
X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

Суточные выплаты

100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

Оплата найма жилого помещения

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1<, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

Задание на командировку

Пунктом 1 р.III Инструкции № 59 предусмотрено, что приказ на служебную командировку за границу составляется после утверждения задания. Следует отметить, что для командировок по Украине такое требование законодательно не установлено. Но в целях контроля и последующего выполнения работником командировочных поручений, такое задание по инициативе руководства предприятия может быть составлено. При составлении задания на командировку, в нем могут быть продублированы цель командировки, сроки выполнения задания, сроки представления отчета о командировке, перечень документов, которые должен предоставить работник после завершения командировки.

Поскольку ни форма такого задания, ни его содержание нормативными документами не регулируется, предприятие самостоятельно устанавливает круг вопросов, отражаемых в задании. Приведем образец оформления задания на командировку.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

  • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
  • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

  • «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
  • «Положение об охране труда работников — образец-2020».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *