Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Она позволяет группировать различные документы в дела (формировать папки), что разрешает вопросы систематизации, учета и легкого поиска нужных документов. Об этом только более подробно читайте в представленном материале.
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел в организации. Грамотное ведение делопроизводства организации немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом.
Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Важнейшие цели кадрового аудита

  • Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
  • Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
  • Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
  • Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя.
  • Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут сёрьезно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

  • При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
  • При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
  • Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
  • При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
  • При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия обязательно включает:

  • Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
  • Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству.
  • Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
  • Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.
  • Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
  • Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

  • Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
  • Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
  • Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года.

В марте всем пришлось быстро адаптироваться и переносить работу на удаленку. Чтобы вы могли как можно быстрее разобраться во всех нюансах и особенностях удаленного кадрового делопроизводства, 9 апреля в 11:00 мы провели бесплатный вебинар.

Ведущая вебинара — партнер консалтинговой компании CordisON Ольга Чумакина.

Тезисы вебинара специально для тех, кто пропустил прямой эфир

Она рассказала:

  • как нанимать и увольнять в период коронавируса: от обмена документами до выдачи трудовой книжки;
  • как оформить трудовой договор или дополнительное соглашение для дистанционной работы;
  • какие условия прописать при временном и не очень переводе на удаленку, чтобы не было мучительно больно от безделья сотрудников;
  • ЭЦП (электронная цифровая подпись): почему она нужна вам именно сейчас, сколько стоит и как ее получить.

На вебинаре вы могли задать любые вопросы об оформлении сотрудников на удаленке и получить ответ от практикующих экспертов.

Видеозаписи не будет, поэтому регистрируйтесь и добавляйте его в календарь прямо сейчас, чтобы не пропустить.

Редактор Хантфлоу

Как увольнять сотрудников

Дистанционного сотрудника очень сложно и крайне рискованно увольнять за прогул. Суды в основном не признают прогулом отсутствие на работе, когда работник не обязан являться на рабочее место. Однако в трудовой договор с дистанционным работником можно внести дополнительные условия, которые помогут проверять их работу и послужат основаниями для увольнения в случае необходимости. Например, когда сотрудник просто «пропадает».

Индивидуальным предпринимателям гораздо проще сокращать сотрудников, потому что они не обязаны платить выходное пособие при сокращении численности или штата. Также в соответствии со статьей 307 ТК РФ они имеют право указывать в трудовом договоре дополнительные основания для расторжения трудового договора с любыми работниками. Например, можно сразу предусмотреть расторжение договора при отсутствии определенного объема работы.

Мы с Ольгой составили список примеров формулировок дополнительных оснований для расторжения трудового договора о дистанционной работе и с сотрудниками работодателя, являющегося физическим лицом (индивидуальным предпринимателем) по инициативе работодателя.

Они основаны на части 1 статьи 312.5 ТК РФ и подходят не только для дистанционных работников, но и для сотрудников, работающих на ИП (в соответствии со статьей 307 ТК РФ).

Что не так с официальными рекомендациями

Многие компании постарались сохранить персонал, переводя работников по соглашению сторон на дистанционную работу. Какие есть риски?

В рекомендациях Минтруда и Роструда используется понятие «удаленная работа», которой нет в трудовом законодательстве, но разово встречается в законе об образовании. Хотя по разъяснениям можно понять, что речь идет об одном из вариантов — дистанционная работа и надомная работа, просто в рекомендациях не уточняется конкретный вид.

Проблема: что делать, если в соответствии с указом президента организация не входит в перечень работающих, а разъяснения Минтруда РФ не могут включать нормы, противоречащие нормативному акту высшей силы? Как будут проверять компании? Будет ли признана законной работа в указанный период «неработающей» организации?

Нельзя однозначно утверждать, что если вы будете руководствоваться только письмами Минтруда, Роструда и комментариями на сайте, то защититесь от рисков. Они применимы только тогда, когда соответствуют закону, а не дополняют его.

Где мы сейчас

Разобраться во всех правовых нормах и сделать все идеально невозможно. Но можно попробовать минимизировать риски и защитить себя — чтобы после возвращения к нормальной работе не обнаружить в почтовом ящике уведомления о проверках и повестки в суд из-за уволенных во время самоизоляции сотрудников.

Подробнее о том, как организовать обмен документами, какие дополнительные соглашения нужно заключить и на какие правовые нормы опираться — в презентации вебинара

Зачем вам нужна ЭЦП

Весь документооборот при дистанционной работе должен происходить только по обычной почте (заказным письмом с уведомлением) или с использованием электронной цифровой подписи — хотя в этом случае бумажные экземпляры отправить все равно придется, это дает больше возможностей.

При этом почта работает ограниченно: график работы многих почтовых отделений сокращен, а требование пойти на почту для получения или отправки письма теоретически может быть расценено как создание риска для работника. Так что для быстрого и надежного взаимодействия сотрудникам рекомендуется получать ЭЦП.

Получить ЭЦП удаленно не так просто: обычно нужно ехать в офис компании-оператора для прохождения идентификации. Но СКБ Контур предоставляет услугу выезда курьера со всем необходимым оборудованием, а процедура проходит на безопасном расстоянии друг от друга.

СКБ Контур подготовил специальные условия получения ЭЦП для клиентов Хантфлоу. Чтобы узнать подробнее, напишите своему менеджеру Хантфлоу

Стоимость аудита кадров

В каждом случае стоимость кадрового аудита рассчитывается с учётом индивидуальных факторов и зависит от объема работ. Наша компания предлагает оптимальные цены, учитывающие трудоемкость проверки кадровой документации и сложность работ по проведению кадрового аудита. Для оценки полных затрат на выполнение аудита отдела кадров требуется предварительная информация по кадровому делопроизводству и состоянию кадровой документации, которая определяется после встреч с руководителями и ведущими специалистами предприятия или организации. Кадровый аудит предполагает тщательную экспертизу кадровой документации, поэтому его стоимость связана не только со штатной численностью персонала компании, но и с временным периодом, за который проводится проверка кадровых документов.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает провести выборочный или полный кадровый консалтинг и аудит кадров на Вашем предприятии или в организации. Опытные специалисты выполнят профессиональный аудит кадрового делопроизводства и кадровый аудит управления персоналом, а также помогут разрешить спорные и конфликтные ситуации с учетом интересов всех сторон. Наша компания всегда дорожит доверием клиентов и гарантирует абсолютную конфиденциальность данных по аудиту кадровой документации.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Определение понятия

Любая трудовая деятельность нацелена на результат, и в зависимости от должности и отрасли он может быть совершенно разным. Причем конечно, наличие результаты не всегда может говорить о плодотворной и целесообразной работе сотрудника.

В рамках производственной деятельности еще можно учесть, сколько единиц товара каждый сотрудник произвел в час или за день. Но когда дело касается услуг, здесь становиться все значительно сложнее. Именно для контроля эффективности деятельности и было введено понятие производительность труда.

Производительность труда – коэффициент полезного действия сотрудников компании, которая определяет результат труда в количественном выражении в конкретный момент времени – час, день и т. д. Это своего рода характерный показатель эффективности труда.

Также в рамках данной тематики существует еще один показатель – выработка. Выработкой называют суммарный объем произведенных работ одним сотрудником. При этом выработкой можно измерить результаты производства, реализацию товаров и, даже оказание услуг.

Количество затраченного времени на производство/реализацию одного товара/заказа определяют трудоемкостью.

Прогрессивные методы для увеличения КПД сотрудников

Поддержание позитивного настроения сотрудников – это непростая задача, которая требует целого комплекса разнообразных мер. Есть специальные программы, которые позволяют комплексно решать проблемы повышения мотивированности специалистов и сохранения их позитивного настроения. Это программы, работающие на опережение, позволяющие не допустить самого момента выгорания.

Если вкратце обозначать основные акценты подобных программ, то их первоочередная задача – активно вовлечь сотрудников в работу в конкретной компании и коллективе. Во многом это достигается за счет факта заботы, исходящей от организации. Персонал видит и понимает, что его ценят. Для этого проводятся в том числе и разноплановые мероприятия по поддержке здоровья взамен добровольного страхования от несчастных случаев.

В результате применения разноплановых методов психологической разгрузки можно существенно увеличить отдачу от сотрудника. Мотивированный и довольный своей работой специалист реже уходит на больничный, легче и быстрее справляется со своими обязанностями.

По теме: Кейс: как зажечь эмоционально выгоревших сотрудников

Эффект от подобных методов наступает независимо от области интересов сотрудника. Человек мотивируется на любом уровне своего социального положения: менеджер — увеличивать объем продаж или улучшать обслуживание клиента, юрист — обеспечивать более надежную юридическую поддержку бизнеса и т.п. И это происходит вне зависимости от внешних условий, т.е. без их изменения. Уровень жизни, условия работы и прочие значимые для человека (сотрудника) факторы уже не влияют так катастрофически на его социальное поведение. Кроме того, идет одновременно восстановление после стрессовых воздействий, минимизация его последствий, общее оздоровление, что само по себе является мощнейшим стимулом.

По теме: Профессиональное выгорание: идентифицируем и нейтрализуем

Следует отметить, что создание специальных программ по оптимизации человеческих ресурсов, их эффективному и гуманному использованию является важной социальной задачей нашего общества. На это требуется не только время, но и понимание руководством организаций необходимости принятия подобных мер.

Анализ

Приведенные выше показатели позволяют анализировать производительность труда в компании.

Такие показатели как трудоемкость и выработка позволяют выявить, сколько единиц продукции можно реализовать или произвести продукции на предприятии. Исходя из этого можно построить план продаж или производства, сформировать прогноз или даже выявить потенциал компании.

Также такие показатели позволяют сделать выводы о дальнейшем развитии компании или, наоборот, помогут принять решение о ее ликвидации. Одним словом, такие показатели можно и нужно считать. К тому же такие данные позволят принять решение о сокращении или, наоборот, повышении числа сотрудников.

Производительность труда, так как он по сути является оценкой эффективности работоспособности, также весьма важен при анализе компании и построении планов на будущее.

Следует заметить, что все три показателя очень зависят друг от друга. Но не стоит, полагаться только на цифры, ведь, к примеру, производительность труда может зависеть не только от человеческих факторов, но и от технической оснащенности предприятия.

Также стоит сделать ремарку и на то, что сам показатель производительности следует повышать как можно чаще при этом оснащая компанию новой техникой, обучая сотрудников и так далее.

Производительность труда с учетом затрат

Производительность труда с учетом затрат – это коэффициент, который показывает количества произведенного товара на одну затраченную денежную единицу (рубль, евро и так далее).

Причем затраченная денежная единица именно на эту часть производства конкретного объема товара, на одного сотрудника в час:

ПЗ = П / З = (О * (1 – Кпр)) / (З * Т1 * Ч) = (О * (1 – Кпр)) / ((КЗ + ЭЗ + Р + ОТ + Н + Др) * Т1 * Ч);

Где:

ПЗ – производительность труда с учетом отнесенных затрат, штук (м3, тонн и т.д.) / рубль,

О – объем (количество) производимой продукции, штук (м3, тонн и т.д.);

З – отнесенные затраты, рублей/(часов * штатных единиц);

Т1 – трудозатраты одного работника (доля время потраченного на производство данного объема продукции приходящаяся на одного работника), часов;

Ч – число работников, штатных единиц.

Кпр – коэффициент простоя от 0 до 1;

КЗ – отнесенные капитальные затраты, рублей/(час*ш.е.);

ЭЗ – отнесенные эксплуатационные затраты, рублей/(час*ш.е.);

Р – отнесенные затраты на ремонт, рублей/(час*ш.е.);

ОТ – оплата труда, рублей/(час*ш.е.);

Н – отнесенные налоги, рублей/(час*ш.е.);

Др – другие отнесенные затраты (административные расходы, и т.д.), рублей/(час*ш.е.).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *