Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Требования к государственным и коммерческим структурам

Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

  • или как отдельный раздел в составе учетной политики,
  • или как приложения к ней,
  • либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно – просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов, связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее – ОКУД):

  • формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
  • формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда.

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013).

Часть 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Часть 4 ст. 91 ТК РФ.

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

  • Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
  • Организует кадровое делопроизводство (составляет и утверждает штатное расписание, отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет графики отпусков, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
  • Комплектует организацию необходимыми кадрами.
  • Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
  • Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
  • Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
  • Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
  • Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
  • Отвечает за кадровую отчетность.
ВСЁ ДЛЯ КАДРОВИКА

«Всё для кадровика: просто, практично, полезно» – первый ситуационный сборник кадровых решений. Журнал выпускается ежемесячно с 2010 года.

В каждом номере

ЕСТЬ ПРОБЛЕМА? ВОТ РЕШЕНИЕ!
кадровая практика
Обычно, когда у кадровика возникает проблема, ему приходится перебирать огромное множество материалов, чтобы выбрать то рациональное зерно, которое относится именно к конкретному случаю. У нас же все иначе! Мы берем вашу проблему (только, друзья-товарищи, для этого, будьте добры, их нам подкидывать!) и предлагаем ее решение. Причем со ссылками на закон, необходимыми документами и рекомендациями HR-специалистов.

ВЕЛЕНО? ИСПОЛНЯЙ!
правовые и не только способы выполнения заданий руководства
Случается, руководитель ставит задачи (например – уволить!). Закон же такой возможности не дает. Как быть? Мы беремся помочь вам решать такие «ребусы». Есть законный способ? Прекрасно, разъясним, как нужно сделать. Не получается четко по закону? Рассмотрим другие варианты. Нет законного способа – разберем даже незаконный подход, но при этом оговорим возможные последствия, как для вас, так и для руководителя.

ОШИБСЯ? ПОМОЖЕМ ИСПРАВИТЬ
пошаговая инструкция по исправлению недочетов в кадровых документах
Сложно найти человека, который никогда в жизни не совершал ошибок. В кадровой работе они тоже случаются. И вот тут бывает важно не только вовремя заметить проблему (желательно до того, как на нарушение укажет суд или ГИТ), но и грамотно ее исправить. В этой рубрике мы будем рассказывать, как восстановить на работе незаконно уволенного, как исправить запись в трудовой книжке, как отменить приказ о переводе…

Я ЗНАЮ, КАК ПРАВИЛЬНО
мастер-класс
Ведущие эксперты по трудовому праву, кадровому делопроизводству и управлению персоналом делятся секретами мастерства.

В ЭТОМ МЕСТЕ СТАВИМ ТОЧКУ
арбитром в споре кадровиков выступает эксперт
Что мы делаем, если возникает какой-то срочный вопрос, а штудировать законы в поисках единственно правильного решения нет времени? Конечно, берем «помощь друга». Профессиональные форумы в Интернете весьма распространены, а их участники с большой охотой готовы поделиться знаниями. Но всегда ли можно доверять таким подсказкам? Как найти рациональное, а главное, с правовой точки зрения верное решение? С выбором помогут наши эксперты.

ЧТО НАПИСАНО ПЕРОМ… ИЛИ КАК ОФОРМИТЬ ИДЕАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
кадровое делопроизводство
В море кадровой документации особенно сложно плыть новичку – тут и айсберги приказов, и бермудские треугольники объяснительных записок, и тропическая экзотика вроде номенклатуры дел или акта об уничтожении испорченной трудовой книжки (знать бы еще, как он выглядит)… Даже опытный «капитан судна» нет-нет, да и задумается: а правильно ли я пишу? Ну как потом на проверке ошибки выявят – и исполняй после этого предписания, пиши очередные бумаги…
Предлагаем всем – и неопытным «юнгам», и «старым морским волкам» – так необходимый в плавании компас, или, если хотите, навигатор по морю кадрового делопроизводства.

Я НЕ ПОНИМАЮ…
«Я не понимаю…». Согласитесь, нужна определенная смелость, чтобы в этом признаться не только самому себе, но и коллегам, начальству. Ничего удивительного нет — кто из нас не хотел бы выглядеть в глазах сослуживцев незаменимым специалистом, знающим ответ на любой вопрос и способным в считаные минуты выдать правильное решение для любой, даже самой сложной, проблемы?
Но… так не бывает. Мы уверены, настоящим специалистом с большим будущим как раз и будет тот, кто способен честно сказать: «Я не понимаю!» Почему? Да потому, что если человек осознал это сам, значит, обязательно разберется, пополнит знания и найдет ответ.
Мы – за таких специалистов и всегда готовы прийти им на помощь! Для желающих профессионально расти, учиться, проверять и пополнять свои знания наша новая рубрика «Я не понимаю…».

ПОДБОР ПЕРСОНАЛА: ДЕЛЬНЫЕ СОВЕТЫ НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ
У вас может не быть системы обучения и оценки персонала, вы можете только задумываться о построении мотивационных схем, но подбор кадров был, есть и будет. Скажете, ситуация изменилась? Кризис? Тем более! Решение усложняется из-за сокращения расходов на персонал. Что поможет сберечь ваши силы и время, сэкономить деньги? Инструменты, тесты, методики подбора и просто дельные советы.

HR-СХЕМЫ БЕЗ ПРОБЛЕМЫ
управление персоналом
Управление персоналом – наука сложная и ответственная. Мы и тут придем вам на помощь. Разбирая HR-схемы по составу, не оставим никаких шансов тайным ловушкам и подводным камням. С нами этот трудный предмет станет легким и увлекательным.

САМ СЕБЕ ИНСПЕКТОР
практикум кадровика
Нравится ли вам сдавать экзамены? Наверняка не очень. Но работа с персоналом ежедневно подкидывает нам все новые и новые «экзаменационные билеты». Вот только оценивать наши ответы зачастую приходится госинспекторам труда, судьям и вашим руководителям. И если кадровик получит двойку, переэкзаменовка будет дорого стоить: исправление ошибок, возмещение вреда, уплата штрафов, а порой и угроза потери места работы. Так давайте хорошо подготовимся! Решите задания и посмотрите на свои ответы взглядом настоящего инспектора ГИТ. Наши подсказки помогут вам проверить и поверить в себя.

ПОМОЖЕМ ВЫБРАТЬ…
управление персоналом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *