Татьяна САХАНЬКО,
юрист

14 сентября 2014 г. вступило в силу постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее — Постановление № 40), которым утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (далее — Инструкция). С этой же даты утратила силу Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30.

Помимо Инструкции постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 утвержден новый образец трудовой книжки. При этом бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 года, имеющиеся у нанимателей, действительны до их полного использования (п. 3 Постановления № 40).

Основные принципы ведения трудовых книжек сохранились, но вместе с тем был введен ряд дополнений и изменений.

Введено определение трудовой книжки. Согласно п. 2 Инструкции трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника. Ранее ни Инструкция, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30, ни Трудовой кодекс Республики Беларусь (в ред. от 04.08.2014) (далее — ТК) не содержали определения данного документа.

Конкретизирован перечень сведений, вносимых в трудовую книжку. В трудовую книжку вносятся сведения:

  • о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
  • о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта);
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
  • о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
  • о регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
  • о назначении пенсии;
  • о назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении их выплаты;
  • о лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
  • о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, органах пограничной службы Республики Беларусь (пограничных войсках Республики Беларусь), внутренних войсках Министерства внутренних дел Республики Беларусь, органах государственной безопасности Республики Беларусь и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь, службы в Следственном комитете Республики Беларусь, Государственном комитете судебных экспертиз Республики Беларусь, органах внутренних дел Республики Беларусь, органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, органах финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, а также службы в Вооруженных Силах, органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;
  • о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (п. 9, 10 Инструкции).

В трудовую книжку не вносятся:

  • записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности;
  • сведения о заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов);
  • сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;
  • сведения о работе с условием неполного рабочего времени (п. 11 Инструкции).

Таким образом, новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает следующее новшество: в трудовую книжку вносится запись о заключении трудового договора, в том числе и контракта. Однако устанавливается правило, что сведения о заключении срочных трудовых договоров, за исключением контрактов, не вносятся. По мнению автора, данная норма вступает в противоречие с ч. 3 п. 26, так как при издании приказа необходимо конкретизировать условия приема на работу работника, в частности делать указание на срочный характер договора.

Уточнено, что при внесении записи об увольнении, отражается не только сам факт увольнения со ссылкой на приказ, но основание увольнения.

У нанимателей появилась возможность вносить в трудовую книжку записи о перемещении работников (ч. 2 п. 20 Инструкции).

Новая Инструкция уточняет (п. 24), что при внесении на титульный лист трудовой книжки сведений о работнике, в графе, отражающей наименование специальности работника, указываются сведения о квалификации работника в соответствии с документами об образовании, обучении. Например, согласно диплому о высшем образовании специальность работника «правоведение», квалификация «юрист». В соответствующую строку титульного листа трудовой книжки вносится запись «Юрист». Ранее в данной строке титульного листа указывалось наименование специальности (например, «Правоведение»), а не квалификация.

При отражении в трудовых книжках наименования занимаемых работниками должностей, выполнении работ по определенной профессии необходимо, чтобы наименование должности, профессии указывалось на основании штатного расписания организации и соответствовало Единому квалификационному справочнику должностей служащих или Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, а не Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» как ранее (п. 20).

Существенным нововведением является то, что сведения о периоде нахождения в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет теперь вносятся в трудовые книжки не только женщин, имеющих право на пенсию за работу с особыми условиями труда и выслугу лет, но и мужчин, которым предоставлен такой отпуск. То есть устраняется зависимость внесения такой записи в трудовую книжку работника от его половой принадлежности.

Инструкция предусматривает два способа внесения записи о периоде нахождения работника в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет:

  • внесение одной записи о периоде нахождения в социальном отпуске после окончания отпуска;
  • внесение двух записей — о предоставлении социального отпуска и окончании социального отпуска.

Какой бы способ наниматель не выбрал, в любом случае обязательно необходимо делать ссылки на приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и его окончании (п. 31 Инструкции).

Согласно п. 29 Инструкции в случае приема на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда, класса) по профессии, после заключения трудового договора (контракта) и оформления приема на работу приказом (распоряжением) нанимателя в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием наименования профессии без квалификации.

После прохождения работником обучения наниматель вносит в трудовую книжку работника запись о присвоении соответствующего квалификационного разряда.

Таким образом, акцентировано внимание на том, что не существует такой профессии, как «ученик» и, соответственно, недопустимо вносить запись о приеме на работу, например, «учеником токаря».

Существенным изменением стало включение в Инструкцию следующей нормы: «При прекращении трудового договора (контракта) по основаниям, предусмотренным ч. 2 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь, за исключением случаев расторжения (прекращения) трудового договора (контракта) по инициативе нанимателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующий пункт ч. 2 указанной статьи».

В соответствии с приведенными нормами при внесении записи об увольнении необходимо ссылаться на соответствующий пункт ч. 2 ст. 35 ТК. Исключение сделано для оснований увольнения, предусмотренных ст. 42 ТК и ст. 44 ТК. Однако возникает вопрос: на какую статью делать ссылку при увольнении по соглашению сторон в связи с расторжением трудового договора с предварительным испытанием — по желанию работника, по требованию работника. Из формулировки данной нормы вытекает, что при увольнении работника, к примеру, по желанию работника необходимо делать ссылку на п. 3 ст. 35 ТК. Однако, с точки зрения автора, в данном случае ссылка по-прежнему должна быть на ст. 40 ТК.

Новая Инструкция в п. 49, 50 определяет порядок внесения записей о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке.

Изменен порядок внесения изменений, дополнений в записи трудовой книжки, внесения пропущенных записей. Теперь данные действия может осуществлять как наниматель по последнему месту работы, так и новый наниматель.

Новшеством при выдаче дубликата трудовой книжки, вкладыша к ней является необходимость написания работником соответствующего заявления. Удлинен срок обращения за выдачей дубликата к нанимателю по последнему месту работы (до 6 месяцев после увольнения). Перечень случаев выдачи дубликата трудовой книжки дополнен случаем изменения половой принадлежности.

Кроме того, появилась возможность внесения записей на основании копии трудовой книжки. В этом случае сбора справок о периодах работы не требуется.

При временной выдаче трудовой книжки работнику установлен срок для осуществления нанимателем данного действия — не позднее пяти календарных дней со дня подачи соответствующего заявления (п. 76 Инструкции).

Установлены новшества и в учете трудовых книжек. Так, выдача работнику расписки о получении от него трудовой книжки оформляется подписью работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ч. 5 п. 79 Инструкции). При увольнении работника возможна пересылка трудовой книжки почтой (по заявлению работника). В книге учета делается соответствующая отметка (ч. 6 п. 79 Инструкции).

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что, несмотря на попытки нормотворцев устранить существовавшие пробелы и противоречия в порядке ведения трудовых книжек, полностью решить все проблемы в данной области кадрового делопроизводства на настоящее время им не удалось.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Государственного
комитета Совета Министров СССР
по вопросам труда и заработной платы
от 9 июля 1958 года N 620
с изменениями и дополнениями,
основанными на постановлениях
Государственного комитета
по состоянию на 23 марта 1966 года

1. Трудовые книжки в соответствии с постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 года N 1320 ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.
Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На работающих по совместительству трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.

3. Рабочие и служащие при поступлении на работу обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
В случае выявления в трудовой книжке записей по последнему месту работы, не соответствующих настоящей Инструкции, владелец трудовой книжки должен обратиться к администрации предприятия, учреждения или организации по прежнему месту работы с просьбой исправить неправильную или неточную запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать ему в этой необходимую помощь.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.

4. За незаконное пользование трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.
За нарушение установленного порядка ведения, заполнения, хранения и учета Трудовых книжек лица, ответственные за это, подвергаются строгим дисциплинарным взысканиям.

V. Расчеты за бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки

27. При заполнении бланков трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев трудовых книжек плату в размере 5 коп., а при заполнении вкладыша в трудовую книжку — в размере 3 коп.
В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Правила хранения трудовых книжек и их ведения, а также инструкция по трудовым книжкам 2017 года закрепляют некоторые общие правила по их корректному заполнению.

Так, компания-работодатель при отражении в трудовой книжке фактов из профессиональной жизни сотрудника должна использовать перьевую или гелевую ручку черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по ведению трудовых книжек№ 69).

Не менее важным правилом ведения трудовых книжекявляется сквозная нумерация (п. 11 Правил № 225). Это значит, что все факты, отражаемые в такой книжке, должны иметь собственный порядковый номер в соответствии с хронологией событий трудовой биографии сотрудника.

Касаемо языковых требований в правилах к заполнению трудовых книжек следует заметить, что по общему правилу все они должны содержать информацию на русском языке. Однако если на территории, где действует фирма-работодатель, принят еще один, кроме русского, язык (к примеру, в республиках), то в трудовой книжке после записи на русском языке можно продублировать информацию уже на языке такой территории (п. 6 Правил № 225).

Кроме того, работодателю следует помнить, что все формулировки должны быть прописаны полностью, т. е. без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции № 69).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек: внесение сведений о самом работнике

Правила заполнения трудовых книжек 2017 года предусматривают, что информация о самом специалисте в его трудовую книжку заносится либо в случае, если он впервые поступает на работу (ранее он нигде не работал, поэтому книжку оформляет его первый работодатель), либо если у работника меняется что-то существенное, т. е. такие сведения, изменение которых должно быть отражено в его трудовой книжке.

Что же именно должен зафиксировать работодатель в рассматриваемом документе? Основные данные о нем (п. 2.1 Инструкции № 69):

  • ФИО специалиста, его дата рождения;
  • полученное образование (к примеру, высшее), присвоенная квалификация, специализация и т. д.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Вся информация о работнике должна фиксироваться на основе подтверждающих документов, которые обязан предоставить сотрудник. Такими документами являются, к примеру, паспорт, военный билет, диплом о высшем (среднем и др.) образовании.

Все указанные выше сведения вносятся в книжку сотрудника его первым работодателем, сразу после чего работник своей подписью (на 1-й странице) подтверждает корректность сведений о нем (п. 2.2 Инструкции № 69). Здесь же подписывается и представитель компании, после чего фирма должна проставить на первой странице свою печать, заверяя таким образом все написанное.

В дальнейшем изменение информации о сотруднике (к примеру, если изменилась фамилия) в трудовой книжке также делает работодатель, при этом обязательна ссылка на документы, подтверждающие актуальность вновь введенных сведений.

ВАЖНО! Если у сотрудника меняется фамилия, имя или отчество, то изменения в трудовой книжке производятся путем зачеркивания старых сведений и указания новых. Если необходимо изменить сведения об образовании/профессии, то прежние данные не зачеркиваются, а просто указывается ниже актуальная информация (пп. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Инструкция по ведению трудовых книжек 2017: внесение сведений о месте работы специалиста

Если по общему правилу информация о сотруднике заносится в трудовую книжку один раз, а в дальнейшем только актуализируется (при необходимости), то сведения, касающиеся места его работы, могут вноситься не только тогда, когда он покидает свою прежнюю компанию ради новой работы, но и чаще.

Итак, начнем с той информации, которую нужно отразить в книжке при поступлении на работу. Во-первых, в разделе «Сведения о работе» следует указать информацию о фирме-работодателе (наименование), а также дату, когда специалист поступил туда на работу (п. 3.1 Инструкции № 69).

О том, в какой форме можно указать название компании в трудовой книжке, см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В качестве основания для отражения в трудовой книжке информации о фирме, в которую сотрудник пришел работать, выступает приказ компании о приеме на работу такого сотрудника. Именно на такой документ нужно сослаться при внесении записи.

Кроме сведений о самой фирме, в трудовой книжке следует указать, чем именно занимается работник в компании (какую должность занимает, в каком отделе/департаменте трудится и т. д.), т. е. указывается информация о работе.

ВАЖНО! Информация о непосредственной работе сотрудника вносится в его трудовую книжку на основании штатного расписания. Поэтому если штатное расписание было изменено, то соответствующие изменения необходимо отразить и в трудовой книжке.

Подробнее о форме штатного расписания см. в статье «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Во-вторых, фирме важно не забыть, что если служебное положение сотрудника изменяется (к примеру, ему присваиваются новые производственные разряды или добавляется вторая профессия), то эти факты также нужно указать в трудовой книжке.

Аналогичное правило действует, если работник получает какие-либо награды за результаты своей трудовой деятельности. Эти сведения также отражаются в трудовой книжке, но уже в разделе «Сведения о награждении».

Если компания является основным работодателем сотрудника, работающего по совместительству где-то еще, то нужно помнить, что такой сотрудник может прийти с просьбой внести в трудовую книжку запись о его работе по совместительству. Главное для сотрудника – не забыть документ, подтверждающий его совместительство (п. 3.1 Инструкции № 69).

Помимо указанного любой организации важно знать, как корректно отразить уход сотрудника из фирмы, поскольку в этом случае также нужно проставить отметку в его трудовой книжке. Так, запись об уходе специалиста фирма должна датироваться последним его рабочим днем.

ВАЖНО! Обязательно нужно указать, по какому именно основанию расторгнут трудовой договор (к примеру, по собственному желанию в соответствии с п. 3 ст. 77 ТК РФ).

Если уход работника из фирмы связан с причинами, которые предполагают получение сотрудником определенных льгот, то такие причины должны быть указаны в записи об увольнении сотрудника (к примеру, в связи с уходом за ребенком до 14 лет).

Если же работник в порядке перевода переходит трудиться на другую постоянную работу, то об этом также делается запись в его трудовой книжке со ссылкой на приказ фирмы о переводе.

Кроме того, для ряда компаний может остро встать вопрос, как оформить увольнение сотрудников в связи с ликвидацией фирмы. Об этом см. в статье «Процедура увольнения в связи с ликвидацией организации».

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

  • Информацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
  • Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
  • Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
  • Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

Содержание записей трудовой

  • Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
  • Информация должна отражать истинное положение дел.
  • Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
  • Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Правила ведения трудовых книжек

  • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие — основное место работы.
  • Руководитель обязан заполнить трудовую при стаже более пяти дней.
  • Если отношения с работодателем оформлены посредством договора, производить записи в книжке нет необходимости.

Примите к сведению:

  1. Документ заводит сотруднику работодатель на первом месте работы. Заполняют его в присутствии будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего трудовую, ответственность за надлежащее ведение и заполнение несет руководитель предприятия.
  2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
  3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Ответственность несет руководитель.
  4. В случае прекращения с работником отношений делают запись об увольнении и выдают трудовую на руки в этот же день. Если произошла задержка по вине работодателя, изменяют дату увольнения.

Данный юридический документ отражает профессиональный путь владельца и является лицом работника, поэтому правила оформления следует строго соблюдать.

IX. Контроль за соблюдением установленного порядка ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях

36. Контроль за соблюдением единой формы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также разработку и утверждение инструктивных указаний по ведению, учету и хранению трудовых книжек осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.

37. Контроль за обеспечением бланками трудовых книжек и вкладышами к ним, за соблюдением установленного порядка ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и систематический инструктаж осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также исполкомы Советов депутатов трудящихся.

38. Общественный контроль за правильностью ведения на предприятиях, в учреждениях и организациях трудовых книжек осуществляют профсоюзные органы.

Приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Дата

От кого получено

Основание

Приход

Расход

или кому отпущено

(наименование

количество

сумма

количество

сумма

месяц

число

документа, номер и дата)

книжек

вкладышей

руб.

коп.

книжек

вкладышей

руб.

коп.

III. Выдача работнику трудовой книжки при увольнении

21. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии (в учреждении, организации), заверяются подписью руководителя (заместителя, помощника) или начальника отдела кадров (заместителя) и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
В случае если трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста.

22. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
В случае смерти рабочего или служащего трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *