Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

• хранение документов в офисе;
• сдача документации на внеофисное хранение;
• создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Установление сроков хранения дел

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения — одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения»; «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы»; «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций».

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Сроки хранения документов — постоянные или временные — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. большой.

Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2000 г., исчисляется с 1 января 2001 г.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации;
• код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• количество листов;
• даты дела;
• архивный шифр дела;
• срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

• По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50

• Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист­разделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Лист­разделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Обложку дела, как и всю остальную документацию, лучше сразу оформлять согласно всем требованиям и правилам. Так вы сэкономите время в дальнейшем, когда будете подготавливать документы к сдаче в архив либо, когда понадобится провести их уничтожение. Оформление обложки необходимо осуществлять согласно нормативно-методическим документам, для нее характерна установленная форма, которая изображена на картинке.

Вы, наверное, обратили внимание на элементы, которые выделены красным цветом. Так вот, в текущем делопроизводстве они не используются при оформлении обложки.

Их необходимо заполнять только в том случае, если организация сдает дела для последующего их хранения в муниципальном или государственном архиве. Под этими обозначениями понимается шифр дела, кодификация данной организации и того архива, куда направляются ваши документы. Иногда делопроизводители при оформлении обложки просто оставляют пустое место, а уже затем оно заполняется при помощи специальных штампов, когда дело передается на госхранение.

Перейдем от теории к практике, она более понятна и наглядна. Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К делам со сроком хранения «Постоянно» это не относится.

Еще подробнее об обложках в статье Оформление обложки дела

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер описи, в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по номенклатуре дел, который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

СОЗДАЕМ АРХИВ В ОРГАНИЗАЦИИ. КАК ПРАВИЛЬНО ЭТО СДЕЛАТЬ?

Как организовать архив? Как правильно хранить документы и сколько лет? Как определить сроки хранения документов? Можно ли уничтожить «ненужные» документы? И еще много подобных вопросов возникает у руководителей, которые, заботясь о сохранности документов, не знают, с чего начать, как правильно организовать хранение документов. К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение архивов, у многих сложилось упрощенное представление об архиве, как о складе старых и ненужных бумаг, которые можно сложить в пыльную кладовку. Но это далеко не так. Даже небольшая организация имеет свою историю, которая отражается в приказах, отчетах, аналитических справках и других документах по основной деятельности, а документы по личному составу содержат сведения о стаже и о заработной плате, необходимые людям, работавшим в этой организации. Руководители в свою очередь несут ответственность за сохранность тех и других документов.

И все же, зачем создавать архив в организации и как это сделать правильно?

Во-первых, архив в организации создается с целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в течение сроков, установленных статьей 22 Закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства, осуществляющее прием и хранение архивных документов. В зависимости от состава документации в организации могут создаваться: архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизульный архив, архив документации на электронных носителях.

Во-вторых, необходимо знать, какие нормативно-методические документы помогут при организации работы архива: это –

-Основные правила работы архивов организаций, утверждены решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,

-Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден директором Росархива 06.10.2000 г.,

-Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 18.08.1992 г. № 176.

В-третьих, необходимо возложить обязанности на работника (или структурное подразделение) по ведению архива; разработать положение об архиве на основании Примерного положения об архиве организации, согласовав его с архивной службой (архивное учреждение на территории города или района).

В-четвертых, выделить помещение (хранилище), отвечающее нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников. Как требует архивное законодательство «руководитель обязан обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся требований, предъявляемых при освоении помещений и о создании оптимальных условий для хранения документов, а также об ответственности за сохранность документов в организации.

Требования к помещению, выделенному под архив

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельное помещение в административном здании организации. Не допускается использование ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений (в частности, подвалов и чердаков), а также помещений, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и складскими помещениями для хранения взрывчатых и пожароопасных веществ.

К помещению, выделенному под хранение документов, предъявляются следующие требования:

-хранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;

-помещение должно быть оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией;

-в хранилище не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные трубопроводы;

-электропроводка должна быть скрытой, розетки и выключатели должны быть размещены на наружной стене хранилища;

-не допускается размещение предметов бытовой техники, посторонних предметов;

-запрещается применение открытого огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов.

Хранилища должны быть оборудованы стеллажами для размещения документов, стеллажи могут быть стационарными или передвижными. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, расстояние между стеллажами – 75 см, расстояние между нижней полкой и полом – не менее 15 см. Документы хранятся в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу или подоконниках.

Требования к соблюдению режимов хранения

Соблюдение режимов хранения документов обеспечивается при создании оптимальных условий хранения, исключающих утрату, повреждение документов и вредное воздействие на них окружающей среды:

-температурно-влажностный режим для хранения документов на бумажной основе достигается при температуре не менее 17-19° С, при относительной влажности воздуха 50-55%; в помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха; измерение параметров температуры и влажности осуществляется специальными приборами: психрометрами, гигрометрами, термометрами;

-соблюдение санитарно-гигиенического режима предполагает содержание хранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли; в помещении хранилища необходимо проводить систематическую влажную уборку, проводить обеспыливание стеллажей, полок, коробок и связок не реже одного раза в год, проводить обследование на выявление биологических повреждений документов и при обнаружении принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений; с целью профилактики полы, плинтусы, стены, подоконники, оборудование хранилища обрабатываются водными растворами антисептиков (2% формалин или 5% катамин) не реже одного раза в год;

-для соблюдения светового режима хранение документов осуществляется в условиях затемнения естественного освещения, на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах;

-для соблюдения охранного режима хранения документов помещение архива должного быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией; в нерабочее время двери хранилища должны опечатываться; помещение должно быть оборудовано огнетушителями из расчета: один на площади 50 м2, но не менее двух на отдельное помещение; в архиве должен быть разработан план эвакуации на случай чрезвычайной ситуации.

Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-утрату и несанкционированное уничтожение документов;

-необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов подведомственных организаций при их ликвидации или изменении формы собственности;

-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

За несоблюдение законодательства об архивном деле установлены меры ответственности: Конституцией РФ (статьи 24, 29), Законом РФ «Об акционерных обществах» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (статья 89), Законом РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (статьи 15, 17, 22, 27). Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (статьи 13.20, 28.3) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда; дела об административных правонарушениях, предусмотренные данными статьями, рассматриваются мировыми судьями.

Итак, мы рассмотрели, где и как должны храниться архивные документы в организации, иными словами, одну из задач архива. О том, как решает архив организации задачи по упорядочению и использованию архивных документов, мы расскажем в следующем материале.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Май. – № 5.

О. Н. Дубинина

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).