Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2020 году.

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.

    1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
      • наименование организации;
      • своё Ф.И.О;
      • должность;
      • структурное подразделение;
      • цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

  1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
    • наименования подтверждающих документов;
    • суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

  1. суточные;
  2. проезд;
  3. проживание в гостинице;
  4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

  • оформление загранпаспорта, визы;
  • взносы за право проезда и выезда транспорта;
  • если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

  • Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
  • Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
  • Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • Оплата за проживание или аренду жилья;
  • Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а).

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Приведем образец заполнения авансового отчета по командировке.

Загранкомандировка: есть ли особенности

Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.

Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.

Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:

  • «Командировочную валюту переводим в рубли на дату утверждения отчета»;
  • «Как пересчитать командировочные, если нет документов на покупку валюты?».

Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.

Скачать бланк отчета вы можете на нашем сайте — см. .

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

Что приложить

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

  • кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
  • бланки строгой отчётности (БСО);
  • корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
  • накладные.

Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

Также см. «Онлайн кассы: кто, как и когда должен их применять».

Приложения к авансовому отчету

В соответствии с действующим законодательством подотчетное лицо по возвращении из командировки предоставляет в бухгалтерию:

  • командировочное удостоверение;
  • авансовый отчет;
  • приложения.

В качестве приложений к отчету могут использоваться:

  • товарные чеки;
  • кассовые чеки;
  • бланки строгой отчетности;
  • накладные;
  • проездные документы.

Кассовый чек, если в нем не указано наименование приобретенного товара, обязательно сопровождается товарным чеком или квитанцией. Все расходы, совершенные во время деловой поездки, должны быть подтверждены соответствующим образом. На личные расходы сотрудник получается суточные, минимальный и не облагаемый налогом размер которых утвержден законодательно: для внутригосударственных поездок эта сумма составляет 700 рублей, для заграничных – 2500 рублей в сутки.

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Также см. «Какие документы относятся к БСО».

Также см. «Какие реквизиты обязательно должны быть на БСО».

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

Ситуация Проводка
Покупка работником материалов Дт 10 – Кт 71
При покупке товаров Дт 41 – Кт 71
Списание суточных Дт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятия Дт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счет Дт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи Дт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работника Дт70 – Кт 94

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2020-м году.

НДФЛ

Прежде чем перейти к рассмотрению налоговых последствий, давайте разберемся, в каких случаях у работника появится доход в виде суммы выданных ему на служебную поездку денежных средств, по которым он не отчитался. Ведь объектом налогообложения по НДФЛ является доход, полученный физическим лицом в денежной или натуральной форме (ст. 209, 210 НК РФ).

С доходом или без

Выданные работнику под отчет деньги на командировку в бухучете признаются задолженностью работника перед организацией. Этот долг будет числиться, пока работник:

  • не представит авансовый отчет (в этом случае задолженность закрывается и у компании появляется основание отразить в учете расходы);

  • добровольно не вернет полученные деньги в кассу.

Или пока компания:

  • не удержит долг из заработной платы работника (на это отводится месяц с момента окончания срока на возврат подотчетных сумм);

  • не обратится за взысканием долга в суд и успешно выиграет судебное разбирательство;

  • не простит работнику долг.

На наш взгляд, у работника возникнет доход только в последнем случае. Во всех остальных ситуациях денежные средства, за которые работник не отчитался, нельзя считать его собственностью.

Чиновники и суды категоричны

Финансисты в комментируемом письме пришли к выводу, что в случае непредставления работником авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах подотчетные денежные средства нельзя рассматривать как выплаты, связанные с командировкой. Следовательно, в такой ситуации у компании нет оснований для применения п. 3 ст. 217 НК РФ. Напомним, что согласно этой норме не облагается НДФЛ возмещение работнику командировочных расходов. Из письма следует, что НДФЛ нужно удержать сразу после окончания срока, установленного п. 26 Положения о командировках.

Отметим, что ранее финансисты подходили к решению данного вопроса более лояльно. Так, в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 они указали, что в рассматриваемой ситуации облагаемый НДФЛ доход возникнет у работника по истечении срока исковой давности, то есть через три года.

Свой взгляд на данную проблему высказал в 2013 г. Президиум ВАС РФ. К сожалению, высшие арбитры заняли позицию не в пользу организаций. Они решили, что денежные средства, выданные под отчет, по которым работники не отчитались перед организацией и которые не вернули в кассу, включаются в облагаемый НДФЛ доход работников (постановления от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12). Данная правовая позиция содержится в письме ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.

Следует сказать, что до выхода указанных судебных решений в арбитражной практике встречались дела с противоположной точкой зрения. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 16.06.2010 по делу № А40-125078/09-126-900 указал, что выданные под отчет денежные средства являются собственностью организации. Тот факт, что работники компании не отчитались перед организацией за полученные средства должным образом, не говорит о том, что произошла смена собственника подотчетных сумм. Поэтому у инспекции отсутствовали основания для признания спорных сумм доходом физлиц.

Как видите, на сегодняшний день спорить с контролерами весьма опасно. Поэтому вопрос о возврате подотчетных сумм лучше урегулировать с работником. Если он вернет деньги в кассу, то никакого дохода у него не возникнет. Это подтвердили финансисты в комментируемом письме.

Пример заполнения авансового отчета 2020

В строке «Назначение аванса” напишите «Командировочные расходы”.

На обороте указывают суточные за все дни командировки и перечисляют все расходы, оплаченные командированным работником, а также дату, номер и наименование подтверждающих документов. Эти документы надо приложить к отчету.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Данные по командировочным расходам, в том числе по суточным, можно отразить в документе Авансовый отчет (раздел Банк и касса — Касса) на закладке Прочее.

В табличной части документа в поле Вид задолженности с помощью кнопки выбора указываются значение: Суточные либо Суточные сверх нормы.

В соответствующих графах указываются сумма выданных суточных и счет учета, на который будут отнесены расходы. Для отражения командировочных расходов помимо счета учета необходимо в графе Аналитика затрат (БУ) указать статью затрат, которая выбирается из одноименного справочника (раздел Предприятие — Справочники и настройки — Статьи затрат).

В печатной форме документа Авансовый отчет будет отображена информация о перерасходе или остатке суммы по выданному авансу.

В том случае, если суммы выданных суточных превышает установленную Налоговым кодексом норму ( НК РК), то такое превышение является объектом обложения индивидуальным подоходным налогом (ИПН) и включается в доходы сотрудника.

Зарегистрировать доход сотрудника в данном случае можно с помощью документа Регистрация прочих доходов в целях налогообложения (раздел Зарплата — Налогообложение).

Полезно

Установленная законодательством норма суточных за каждый календарный день нахождения в командировке:

  • по командировке в пределах Республики Казахстан – не более 6-кратного размера МРП (в течение периода, не превышающего 40 календарных дней нахождения в командировке);
  • по командировке за пределами Республики Казахстан – не более 8-кратного размера МРП (в течение периода, не превышающего 40 календарных дней нахождения в командировке).

Суточные расходы относятся на (КПН) в соответствии со Налогового Кодекса РК.

Для корректного отражения суммы суточных в разделе Вычеты декларации по КПН (ФНО 100.00) для соответствующей статьи затрат требуется произвести указанные ниже настройки.

Для этого необходимо в карточке статьи затрат на закладке Общие проверить наличие признака Принимается к налоговому учету и код строки Декларации по КПН (форма 100.00) на закладке Отражение в декларации по налогу на прибыль.

Видеоинструкция: Как отразить суточные документом «Авансовый отчет»?

Постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 N 117 утверждена Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами (далее — Инструкция N 117). Указанное постановление вступит в силу с 01.06.2019.

В этот документ в том числе включены нормы, устанавливающие порядок расчетов с работниками по их расходам при командировках по Беларуси и за границу. На данный момент такой порядок регулируют две инструкции, утвержденные Правлением Нацбанка: о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях <*> и о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте <*>, которые утратят силу с 01.06.2019.

Расскажем об основных изменениях в порядке расчетов с работниками по командировочным расходам.

1. Увеличен срок представления авансового отчета по белорусским командировкам в случае выдачи аванса наличными.

Установлен единый срок представления работником авансового отчета и возврата им неиспользованного аванса при командировке по Беларуси независимо от способа выдачи аванса (наличными либо путем перечисления на личную или корпоративную карточку) — 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия <*> . В настоящий момент при выдаче аванса наличными этот срок составляет 3 рабочих дня (для работников удаленных подразделений — 5 рабочих дней)<*>.

2. Предусматривается возможность представления авансового отчета посредством электронной почты <*>.

3. В перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету, включены документы <*>:

— подтверждающие приобретение электронного билета на поезд;

— выданные иностранными организациями (для обоснования расходов, произведенных за границей).

4. Уточнен порядок пересчета произведенных в загранкомандировках расходов, отраженных в авансовом отчете в валюте совершенных операций, в валюту аванса.

Отдельными нормами оговорен порядок применения того или иного курса валют при отражении командировочных расходов, в том числе суточных, в зависимости от <*>:

— формы выдачи аванса (наличными, на личную карточку, на корпоративную карточку);

— валюты аванса (белорусские рубли; валюта страны командирования, иная валюта, отличная от валюты установленных норм расходов; валюта норм расходов, отличная от валюты страны командирования).

В том числе закреплен порядок пересчета расходов, который применяется в настоящее время, но в Инструкции N 185 не прописан. А именно в случае выдачи аванса наличными или при перечислении аванса на личную карточку в белорусских рублях или в иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, суточные пересчитываются по обменному курсу банка (белорусского или страны командирования), в котором работник приобрел необходимую иностранную валюту <*>.

5. При определенном условии на белорусские командировки можно выдавать (перечислять на личную карточку) аванс на следующую командировку без представления авансового отчета по предыдущей, если аванс на нее был выдан наличными.

Действующими нормами это не допускается <*>. Такая возможность предусмотрена при условии соблюдения работником 15-дневного срока представления авансового отчета по каждой из этих командировок <*>.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *