Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

• акт приема-передачи;
• акт инвентаризации;
• акт осмотра;
• акт списания материальных ценностей;
• акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, акт об опоздании на работу;
• акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

• название организации
• название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

АКТ

выполненных работ

или

АКТ

списания материальных ценностей

• дата и место составления акта
• его регистрационный номер
• гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

Далее идет констатирующая часть. Здесь мы видим:

• текст
• перечень приложений (не всегда, только если они есть)
• количество экземпляров
• подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
• подписи присутствующих при его составлении
• подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Принимать или не принимать письмо?

Каждый случай индивидуален. Может быть, неполный пакет документов не повлияет на работу над письмом. Тогда почему бы его и не принять. А может, наоборот: без приложения польза от письма равна нулю. Ответ на этот вопрос может дать только тот руководитель, которому письмо адресовано, или его секретарь. Но акт составляется в любом случае!

От того, примем мы письмо или нет, зависит количество экземпляров акта:

• если все-таки примем, то акт составляется в трех экземплярах: первый отдадим курьеру, второй приложим к письму, третий поместим в дело;
• если не примем, то хватит и двух экземпляров: один вручим курьеру вместе с письмом, второй оставим у себя и положим в дело.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Пример:

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

АКТ

списания материальных ценностей

17 июля 2015 г. №2 г. Томск

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов И.И. Федотов

Маркер смены Психеева И.В. Психеева

Статья о том, как составить акт приема-передачи, по ссылке!

Регистрация актов

Обязательное условие правильного составления акта – его регистрация. Каждая компания вправе самостоятельно разработать свой собственный журнал регистрации актов или воспользоваться одним из универсальных вариантов, например:

Условия предоставления кредита юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям:

Кредиты предоставляются в виде разового зачисления всей суммы кредита на расчетный счет клиента-Заемщика, либо путем открытия невозобновляемой кредитной линии.

Процентная ставка по кредитам, предоставляемым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим положительную кредитную историю в Банке установлена в размере от 15% до 18% годовых.
Процентная ставка по кредитам, предоставляемым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим клиентские отношения с банком более 1 года, обороты по расчетному счету в Банке более 100 млн.руб. за последние 12 месяцев и относящиеся к I (стандартные) категории качества устанавливается на уровне 14% годовых.

Объектами кредитования в соответствии с настоящим Положением могут являться:

• производственные нужды;
• торгово-посреднические нужды;
• инвестиционные цели;
• пополнение оборотных средств;
• другие цели.

Юридическим лицам:

Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика — учредительные документы:

• учредительные документы, заверенные копии предприятием (устав);
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
• Выписка из ЕГРЮЛ (составленная не позднее 30 дней до момента заполнения Заявления на получение кредита в Банке);
• информационное письмо о присвоении статистических кодов;
• лицензия (при необходимости);
• документы, подтверждающие полномочия руководителя и бухгалтера (при наличии в штате бухгалтерского работника);
• карточка с образцами подписей и оттиском печати, заверенная в установленном порядке;
• копии паспортов руководителя и главного бухгалтера;

(для Заемщиков — клиентов Банка достаточно наличие этих документов находящихся в юридическом деле клиента, принятых при открытии расчетного счета):

Финансовые документы:

Официальная бухгалтерская отчетность, составленная на основании образцов, приведенных в инструкции о формах бухгалтерской отчетности организаций утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 02.07.2010г. № 66н.

Бухгалтерская отчетность должна быть предоставлена в форме копии отчетности, предоставляемой в налоговые органы (со штампом налоговых органов на лицевом листе Отчетности) и отметкой заемщика «копия верна» за подписью директора или главного бухгалтера.

В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы по почте, заемщик предоставляет копию почтовой квитанции либо уведомления об отправке отчетности.

В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.

Другая информации должна быть подписана в обязательном порядке директором Предприятия Заемщика или лицом, его замещающим (имеющим доверенность на совершение сделок и подписи документов) и заверена печатью:

• форма №1 «Бухгалтерский баланс» на последнюю отчетную дату;
• форма №2 «Отчет о прибылях и убытках» на последнюю отчетную дату;
• расшифровки «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»;
• расшифровка просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;

В случае если последняя отчетная дата предусматривает предоставление годовой отчетности дополнительно:

• форма №3 отчет об изменении капитала;
• форма №4 отчет о движении денежных средств;
• форма №5 приложение к бухгалтерскому балансу;
• пояснительная записка к годовому отчету;

Дополнительно предоставляются сведения:

• данные о дебиторской (в том числе просроченной) и кредиторской задолженности;
• бизнес-план либо стратегия развития (при наличии);
• справка налогового органа об открытых расчетных счетах в кредитных организациях;
• справки из кредитных организаций о движении средств по расчетным счетам с указанием:

1. оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев;
2. о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных документов с указанием суммы неплатежей, приостановлений и арестов;
3. о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату (при необходимости предоставить копии кредитных и договоров обеспечения);

• кредитная история (при наличии);
• справки из налоговых органов об отсутствии (наличии) задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
• справка о наличии (отсутствии) исковых требований со стороны налоговых и других контролирующих органов;
• сведения о наличии (отсутствии) просроченной задолженности по заработной плате.
• справка о наличии (отсутствии) скрытых потерь (неликвидных запасов готовой продукции и/или требований, безнадежных ко взысканию);

* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям использующим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности:

Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика-копии:

• уведомление о возможности применения упрощенной системы налогообложения;
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
• выписка из ЕГРЮЛ, либо Выписка из ЕГРИП;

Финансовые документы

В случае если последняя отчетная дата предусматривает предоставление сдачи годовой отчетности:

• налоговую декларацию по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (за отчетный год), заверенные налоговым органом с указанием даты предоставления. В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС, на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.

Дополнительно предоставляются сведения:

• сведения о доходах и расходах, подтвержденные данными Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную системы (за последние 2 квартала), либо налоговая декларация за отчетный период;
• справки из налоговых органов об отсутствии (наличии) задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
• справка налогового органа об открытых счетах в кредитных организациях;
• данные о дебиторской (в том числе просроченной) и кредиторской задолженности;
• бизнес-план либо стратегия развития (при наличии);
• справки из кредитных организаций о движении средств по расчетным счетам с указанием:

1. оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев;
2. о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных документов с указанием суммы неплатежей, приостановлений и арестов;
3. о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату (при необходимости предоставить копии кредитных и договоров обеспечения);

• кредитная история (при наличии);
• справка о наличии (отсутствии) исковых требований со стороны налоговых и других контролирующих органов;
• сведения о наличии (отсутствии) просроченной задолженности по заработной плате;
• справка о наличии (отсутствии) скрытых потерь (неликвидных запасов готовой продукции и/или требований, безнадежных ко взысканию);

* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.

Индивидуальным предпринимателям, использующим вмененную систему налогообложения, учета и отчетности при выдаче кредита:

Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика

• уведомление о возможности применения вмененной системы налогообложения;
• копия свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
• выписка из ЕГРИП;
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица (ИНН);
• копия паспорта (2-3 стр. и прописка).

Финансовые документы

• налоговые декларации (за последние 2 отчетных квартала), заверенные налоговым органом с указанием даты предоставления. В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС, на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.
• сведения о доходах от поступаемой в кассу ежемесячной выручки от осуществления оптово-розничной торговли;

Дополнительно предоставляются сведения:

• справка налогового органа об открытых счетах в кредитных организациях;
• оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев (при наличии р/сч);
• о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных расчетных документов по всем открытым расчетным счетам на текущую дату;
• о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату;
• справки из налоговых органов об отсутствии задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;

* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.

В качестве обеспечения по кредитам рассматривается ликвидное имущество:

• недвижимость;
• транспортные средства;
• оборудование;
• товарно — материальные ценности;

Кредиты предоставляются клиентам имеющим расчетные счета в Банке, максимальная сумма кредита определяется в ходе определения финансового состояния клиента.

Срок кредитования до 2-х лет.

Зимой 2014—2015 годов мы провели тепловизионное обследование 300 многоквартирных жилых домов в Одессе. Дома разной этажности, года постройки, материала стен, компоновки и технического состояния.

Цель обследования — оценить общее энергетическое состояние зданий. Найти ошибки, скрытые дефекты и проблемные места, которые увеличивают тепловые потери зданий, влияют на стоимость газа и температуру в помещениях.

Далее я привожу типичные ошибки, которые повторяются чаще всего.

Справка:

Тепловизионное обследование — способ диагностики зданий. Тепловизор показывает, как на поверхности объекта распределена температура. Чем ярче цвет на картинке, тем выше температура. Это позволяет выявить участки, которые теряют больше тепла, дефекты и так далее.

Открытые парадные

Открытые двери в парадную — источник дополнительных теплопотерь. Также это провоцирует образование сквозняка, что увеличивает приток холодного воздуха в квартиры через щели входных дверей.

И даже если открытая дверь оказывает не самое серьезное влияние на суммарные потери тепла в здании, устранить эту проблему очень просто. Минимум — закрывать за собой двери, максимум — установить новые двери или доводчики.

Тепловые магистрали

Часть тепла теряется еще на этапе транспортировки из котельной в квартиру. В квартирах недостаточно теплые радиаторы? Вот три варианта ответа, почему это может быть:

а) Греем землю

На термограмме видна тепловая магистраль, проходящая в земле на уровне 0,5-1м. Вероятная причина — отсутствие или разрушение тепловой изоляции трубы.

б) Ввод трубы в здание

Недостаточная герметизация и/или толщина тепловой изоляции трубы на вводе в здание. При уличной температуре +3 ºС, труба нагревается до +19 ºС.

в) Повреждение изоляции

Поврежденную изоляцию труб видно обычным взглядом. Но увидев термограммы и цифры, можно понять серьезность этой проблемы.

• Уличная температура +3ºС.
• Температура на поверхности поврежденных участков: +31,8…+48ºС.

Для сравнения можно взглянуть на участки, где изоляция работает эффективно: температура поверхности трубы -0,8ºС. То есть, тепловых потерь практически нет и изоляция сохраняет тепло.

Открытые окна

Десятки открытых окон — это ежеминутно выброшенное впустую тепло. Особенно эта проблема проявляется при уличной температуре +10…+15 °С.

Пример: солнечный декабрьский день. На улице тепло. Потребность в тепловой мощность снизилась, а теплоцентраль работает как при 0°С. В квартирах становится жарко и приходится открывать окна. Также мы открываем окна для проветривания, а потом забываем закрыть. В обоих случаях — нерациональный расход тепла.

Решение — установка на дом индивидуального теплового пункта. Он считает потребляемое зданием тепло и снижает отбор тепла, в зависимости от роста температуры. Когда на улице тепло, потребность здания в тепле меньше. Когда температура падает, отопительная мощность увеличивается. В противном случае, мы сжигаем лишний газ.

Лоджии и балконы

Остекление лоджии и балкона уменьшает теплопотери здания. На термограммах эти участки явно выделяются на фоне остальных.

Радиаторы греют улицу

Радиаторы греют не только квартиру, но и улицу. Это видно на термограммах — яркие участки под окнами, это радиаторы, установленные внутри квартиры. Они прогревают стену настолько сильно, что часть тепла уходит на улицу.

Вот причины, почему это происходит:

• Радиаторы установлены в нишах. В нишах стена уже, а её сопротивление теплопередаче слабее.
• Изначально слабое термическое сопротивление стены.
• Радиаторы закрыты мебелью, тепло скапливается перед стеной и ищет выход через стену.

Радиаторы на балконе

Аналогичная ситуация. При этом радиатор установлен на балконе, который теряет больше тепла, чем комната. Нерациональный нагрев помещений.

Стыки, углы и пристройки

Углы стен — участки повышенных потерь тепла. Это обусловлено их теплофизическими свойствами: угол всегда теряет больше тепла, чем прямой участок стены. Однако каждая пристройка, это дополнительный мостик холода, не учтенный при проектировании.