Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

  • акт приема-передачи;
  • акт инвентаризации;
  • акт осмотра;
  • акт списания материальных ценностей;
  • акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, акт об опоздании на работу;
  • акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

  • название организации
  • название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

АКТ

выполненных работ

или

АКТ

списания материальных ценностей

  • дата и место составления акта
  • его регистрационный номер
  • гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

Далее идет констатирующая часть. Здесь мы видим:

  • текст
  • перечень приложений (не всегда, только если они есть)
  • количество экземпляров
  • подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
  • подписи присутствующих при его составлении
  • подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Принимать или не принимать письмо?

Каждый случай индивидуален. Может быть, неполный пакет документов не повлияет на работу над письмом. Тогда почему бы его и не принять. А может, наоборот: без приложения польза от письма равна нулю. Ответ на этот вопрос может дать только тот руководитель, которому письмо адресовано, или его секретарь. Но акт составляется в любом случае!

От того, примем мы письмо или нет, зависит количество экземпляров акта:

  • если все-таки примем, то акт составляется в трех экземплярах: первый отдадим курьеру, второй приложим к письму, третий поместим в дело;
  • если не примем, то хватит и двух экземпляров: один вручим курьеру вместе с письмом, второй оставим у себя и положим в дело.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Пример:

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

АКТ

списания материальных ценностей

17 июля 2015 г. №2 г. Томск

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов И.И. Федотов

Маркер смены Психеева И.В. Психеева

Статья о том, как составить акт приема-передачи, по ссылке!

Регистрация актов

Обязательное условие правильного составления акта – его регистрация. Каждая компания вправе самостоятельно разработать свой собственный журнал регистрации актов или воспользоваться одним из универсальных вариантов, например:

Условия предоставления кредита юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям:

Кредиты предоставляются в виде разового зачисления всей суммы кредита на расчетный счет клиента-Заемщика, либо путем открытия невозобновляемой кредитной линии.

Процентная ставка по кредитам, предоставляемым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим положительную кредитную историю в Банке установлена в размере от 15% до 18% годовых.
Процентная ставка по кредитам, предоставляемым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим клиентские отношения с банком более 1 года, обороты по расчетному счету в Банке более 100 млн.руб. за последние 12 месяцев и относящиеся к I (стандартные) категории качества устанавливается на уровне 14% годовых.

Объектами кредитования в соответствии с настоящим Положением могут являться:

  • производственные нужды;
  • торгово-посреднические нужды;
  • инвестиционные цели;
  • пополнение оборотных средств;
  • другие цели.

Юридическим лицам:

Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика — учредительные документы:

  • учредительные документы, заверенные копии предприятием (устав);
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • Выписка из ЕГРЮЛ (составленная не позднее 30 дней до момента заполнения Заявления на получение кредита в Банке);
  • информационное письмо о присвоении статистических кодов;
  • лицензия (при необходимости);
  • документы, подтверждающие полномочия руководителя и бухгалтера (при наличии в штате бухгалтерского работника);
  • карточка с образцами подписей и оттиском печати, заверенная в установленном порядке;
  • копии паспортов руководителя и главного бухгалтера;

(для Заемщиков — клиентов Банка достаточно наличие этих документов находящихся в юридическом деле клиента, принятых при открытии расчетного счета):

Финансовые документы:

Официальная бухгалтерская отчетность, составленная на основании образцов, приведенных в инструкции о формах бухгалтерской отчетности организаций утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 02.07.2010г. № 66н.

Бухгалтерская отчетность должна быть предоставлена в форме копии отчетности, предоставляемой в налоговые органы (со штампом налоговых органов на лицевом листе Отчетности) и отметкой заемщика «копия верна» за подписью директора или главного бухгалтера.

В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы по почте, заемщик предоставляет копию почтовой квитанции либо уведомления об отправке отчетности.

В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.

Другая информации должна быть подписана в обязательном порядке директором Предприятия Заемщика или лицом, его замещающим (имеющим доверенность на совершение сделок и подписи документов) и заверена печатью:

  • форма №1 «Бухгалтерский баланс» на последнюю отчетную дату;
  • форма №2 «Отчет о прибылях и убытках» на последнюю отчетную дату;
  • расшифровки «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»;
  • расшифровка просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;

В случае если последняя отчетная дата предусматривает предоставление годовой отчетности дополнительно:

  • форма №3 отчет об изменении капитала;
  • форма №4 отчет о движении денежных средств;
  • форма №5 приложение к бухгалтерскому балансу;
  • пояснительная записка к годовому отчету;

Дополнительно предоставляются сведения:

  • данные о дебиторской (в том числе просроченной) и кредиторской задолженности;
  • бизнес-план либо стратегия развития (при наличии);
  • справка налогового органа об открытых расчетных счетах в кредитных организациях;
  • справки из кредитных организаций о движении средств по расчетным счетам с указанием:

  1. оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев;
  2. о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных документов с указанием суммы неплатежей, приостановлений и арестов;
  3. о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату (при необходимости предоставить копии кредитных и договоров обеспечения);
  • кредитная история (при наличии);
  • справки из налоговых органов об отсутствии (наличии) задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
  • справка о наличии (отсутствии) исковых требований со стороны налоговых и других контролирующих органов;
  • сведения о наличии (отсутствии) просроченной задолженности по заработной плате.
  • справка о наличии (отсутствии) скрытых потерь (неликвидных запасов готовой продукции и/или требований, безнадежных ко взысканию);

* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям использующим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности:

Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика-копии:

  • уведомление о возможности применения упрощенной системы налогообложения;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, либо Выписка из ЕГРИП;

Финансовые документы

В случае если последняя отчетная дата предусматривает предоставление сдачи годовой отчетности:

  • налоговую декларацию по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (за отчетный год), заверенные налоговым органом с указанием даты предоставления. В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС, на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.

Дополнительно предоставляются сведения:

  • сведения о доходах и расходах, подтвержденные данными Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную системы (за последние 2 квартала), либо налоговая декларация за отчетный период;
  • справки из налоговых органов об отсутствии (наличии) задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
  • справка налогового органа об открытых счетах в кредитных организациях;
  • данные о дебиторской (в том числе просроченной) и кредиторской задолженности;
  • бизнес-план либо стратегия развития (при наличии);
  • справки из кредитных организаций о движении средств по расчетным счетам с указанием:
  1. оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев;
  2. о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных документов с указанием суммы неплатежей, приостановлений и арестов;
  3. о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату (при необходимости предоставить копии кредитных и договоров обеспечения);
  • кредитная история (при наличии);
  • справка о наличии (отсутствии) исковых требований со стороны налоговых и других контролирующих органов;
  • сведения о наличии (отсутствии) просроченной задолженности по заработной плате;
  • справка о наличии (отсутствии) скрытых потерь (неликвидных запасов готовой продукции и/или требований, безнадежных ко взысканию);

* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.

Индивидуальным предпринимателям, использующим вмененную систему налогообложения, учета и отчетности при выдаче кредита:

Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика

  • уведомление о возможности применения вмененной системы налогообложения;
  • копия свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
  • выписка из ЕГРИП;
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица (ИНН);
  • копия паспорта (2-3 стр. и прописка).

Финансовые документы

  • налоговые декларации (за последние 2 отчетных квартала), заверенные налоговым органом с указанием даты предоставления. В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС, на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.
  • сведения о доходах от поступаемой в кассу ежемесячной выручки от осуществления оптово-розничной торговли;

Дополнительно предоставляются сведения:

  • справка налогового органа об открытых счетах в кредитных организациях;
  • оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев (при наличии р/сч);
  • о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных расчетных документов по всем открытым расчетным счетам на текущую дату;
  • о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату;
  • справки из налоговых органов об отсутствии задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;

* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.

В качестве обеспечения по кредитам рассматривается ликвидное имущество:

  • недвижимость;
  • транспортные средства;
  • оборудование;
  • товарно — материальные ценности;

Кредиты предоставляются клиентам имеющим расчетные счета в Банке, максимальная сумма кредита определяется в ходе определения финансового состояния клиента.

Срок кредитования до 2-х лет.

Зимой 2014—2015 годов мы провели тепловизионное обследование 300 многоквартирных жилых домов в Одессе. Дома разной этажности, года постройки, материала стен, компоновки и технического состояния.

Цель обследования — оценить общее энергетическое состояние зданий. Найти ошибки, скрытые дефекты и проблемные места, которые увеличивают тепловые потери зданий, влияют на стоимость газа и температуру в помещениях.

Далее я привожу типичные ошибки, которые повторяются чаще всего.

Справка:

Тепловизионное обследование — способ диагностики зданий. Тепловизор показывает, как на поверхности объекта распределена температура. Чем ярче цвет на картинке, тем выше температура. Это позволяет выявить участки, которые теряют больше тепла, дефекты и так далее.

Открытые парадные

Открытые двери в парадную — источник дополнительных теплопотерь. Также это провоцирует образование сквозняка, что увеличивает приток холодного воздуха в квартиры через щели входных дверей.

И даже если открытая дверь оказывает не самое серьезное влияние на суммарные потери тепла в здании, устранить эту проблему очень просто. Минимум — закрывать за собой двери, максимум — установить новые двери или доводчики.

Тепловые магистрали

Часть тепла теряется еще на этапе транспортировки из котельной в квартиру. В квартирах недостаточно теплые радиаторы? Вот три варианта ответа, почему это может быть:

а) Греем землю

На термограмме видна тепловая магистраль, проходящая в земле на уровне 0,5-1м. Вероятная причина — отсутствие или разрушение тепловой изоляции трубы.

б) Ввод трубы в здание

Недостаточная герметизация и/или толщина тепловой изоляции трубы на вводе в здание. При уличной температуре +3 ºС, труба нагревается до +19 ºС.

в) Повреждение изоляции

Поврежденную изоляцию труб видно обычным взглядом. Но увидев термограммы и цифры, можно понять серьезность этой проблемы.

  • Уличная температура +3ºС.
  • Температура на поверхности поврежденных участков: +31,8…+48ºС.

Для сравнения можно взглянуть на участки, где изоляция работает эффективно: температура поверхности трубы -0,8ºС. То есть, тепловых потерь практически нет и изоляция сохраняет тепло.

Открытые окна

Десятки открытых окон — это ежеминутно выброшенное впустую тепло. Особенно эта проблема проявляется при уличной температуре +10…+15 °С.

Пример: солнечный декабрьский день. На улице тепло. Потребность в тепловой мощность снизилась, а теплоцентраль работает как при 0°С. В квартирах становится жарко и приходится открывать окна. Также мы открываем окна для проветривания, а потом забываем закрыть. В обоих случаях — нерациональный расход тепла.

Решение — установка на дом индивидуального теплового пункта. Он считает потребляемое зданием тепло и снижает отбор тепла, в зависимости от роста температуры. Когда на улице тепло, потребность здания в тепле меньше. Когда температура падает, отопительная мощность увеличивается. В противном случае, мы сжигаем лишний газ.

Лоджии и балконы

Остекление лоджии и балкона уменьшает теплопотери здания. На термограммах эти участки явно выделяются на фоне остальных.

Радиаторы греют улицу

Радиаторы греют не только квартиру, но и улицу. Это видно на термограммах — яркие участки под окнами, это радиаторы, установленные внутри квартиры. Они прогревают стену настолько сильно, что часть тепла уходит на улицу.

Вот причины, почему это происходит:

  • Радиаторы установлены в нишах. В нишах стена уже, а её сопротивление теплопередаче слабее.
  • Изначально слабое термическое сопротивление стены.
  • Радиаторы закрыты мебелью, тепло скапливается перед стеной и ищет выход через стену.

Радиаторы на балконе

Аналогичная ситуация. При этом радиатор установлен на балконе, который теряет больше тепла, чем комната. Нерациональный нагрев помещений.

Стыки, углы и пристройки

Углы стен — участки повышенных потерь тепла. Это обусловлено их теплофизическими свойствами: угол всегда теряет больше тепла, чем прямой участок стены. Однако каждая пристройка, это дополнительный мостик холода, не учтенный при проектировании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *