Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.
Содержание
- Разновидности актов
- Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать
- Из чего состоит акт
- Принимать или не принимать письмо?
- Текст акта
- Образец акта
- Регистрация актов
- Условия предоставления кредита юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям:
- Юридическим лицам:
- Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям использующим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности:
- Индивидуальным предпринимателям, использующим вмененную систему налогообложения, учета и отчетности при выдаче кредита:
- В качестве обеспечения по кредитам рассматривается ликвидное имущество:
- Открытые парадные
- Тепловые магистрали
- Открытые окна
- Лоджии и балконы
- Радиаторы греют улицу
- Радиаторы на балконе
- Стыки, углы и пристройки
Разновидности актов
Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.
Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:
- акт приема-передачи;
- акт инвентаризации;
- акт осмотра;
- акт списания материальных ценностей;
- акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, акт об опоздании на работу;
- акт выделения к уничтожению и другие.
С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.
Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать
Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.
Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.
Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).
Из чего состоит акт
Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:
- название организации
- название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:
АКТ
выполненных работ
или
АКТ
списания материальных ценностей
- дата и место составления акта
- его регистрационный номер
- гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.
Далее идет констатирующая часть. Здесь мы видим:
- текст
- перечень приложений (не всегда, только если они есть)
- количество экземпляров
- подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
- подписи присутствующих при его составлении
- подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.
Принимать или не принимать письмо?
Каждый случай индивидуален. Может быть, неполный пакет документов не повлияет на работу над письмом. Тогда почему бы его и не принять. А может, наоборот: без приложения польза от письма равна нулю. Ответ на этот вопрос может дать только тот руководитель, которому письмо адресовано, или его секретарь. Но акт составляется в любом случае!
От того, примем мы письмо или нет, зависит количество экземпляров акта:
- если все-таки примем, то акт составляется в трех экземплярах: первый отдадим курьеру, второй приложим к письму, третий поместим в дело;
- если не примем, то хватит и двух экземпляров: один вручим курьеру вместе с письмом, второй оставим у себя и положим в дело.
Текст акта
Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.
Пример:
Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.
Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.
Настоящий акт составлен в одном экземпляре.
Образец акта
Закрытое акционерное общество
«Развлекательный центр Лайм Плюс»
(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)
АКТ
списания материальных ценностей
17 июля 2015 г. №2 г. Томск
Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.
В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах.
Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова
Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов
Начальник смены Федотов И.И. Федотов
Маркер смены Психеева И.В. Психеева
Статья о том, как составить акт приема-передачи, по ссылке!
Регистрация актов
Обязательное условие правильного составления акта – его регистрация. Каждая компания вправе самостоятельно разработать свой собственный журнал регистрации актов или воспользоваться одним из универсальных вариантов, например:
Условия предоставления кредита юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям:
Кредиты предоставляются в виде разового зачисления всей суммы кредита на расчетный счет клиента-Заемщика, либо путем открытия невозобновляемой кредитной линии.
Процентная ставка по кредитам, предоставляемым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим положительную кредитную историю в Банке установлена в размере от 15% до 18% годовых.
Процентная ставка по кредитам, предоставляемым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим клиентские отношения с банком более 1 года, обороты по расчетному счету в Банке более 100 млн.руб. за последние 12 месяцев и относящиеся к I (стандартные) категории качества устанавливается на уровне 14% годовых.
Объектами кредитования в соответствии с настоящим Положением могут являться:
- производственные нужды;
- торгово-посреднические нужды;
- инвестиционные цели;
- пополнение оборотных средств;
- другие цели.
Юридическим лицам:
Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика — учредительные документы:
- учредительные документы, заверенные копии предприятием (устав);
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
- Выписка из ЕГРЮЛ (составленная не позднее 30 дней до момента заполнения Заявления на получение кредита в Банке);
- информационное письмо о присвоении статистических кодов;
- лицензия (при необходимости);
- документы, подтверждающие полномочия руководителя и бухгалтера (при наличии в штате бухгалтерского работника);
- карточка с образцами подписей и оттиском печати, заверенная в установленном порядке;
- копии паспортов руководителя и главного бухгалтера;
(для Заемщиков — клиентов Банка достаточно наличие этих документов находящихся в юридическом деле клиента, принятых при открытии расчетного счета):
Финансовые документы:
Официальная бухгалтерская отчетность, составленная на основании образцов, приведенных в инструкции о формах бухгалтерской отчетности организаций утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 02.07.2010г. № 66н.
Бухгалтерская отчетность должна быть предоставлена в форме копии отчетности, предоставляемой в налоговые органы (со штампом налоговых органов на лицевом листе Отчетности) и отметкой заемщика «копия верна» за подписью директора или главного бухгалтера.
В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы по почте, заемщик предоставляет копию почтовой квитанции либо уведомления об отправке отчетности.
В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.
Другая информации должна быть подписана в обязательном порядке директором Предприятия Заемщика или лицом, его замещающим (имеющим доверенность на совершение сделок и подписи документов) и заверена печатью:
- форма №1 «Бухгалтерский баланс» на последнюю отчетную дату;
- форма №2 «Отчет о прибылях и убытках» на последнюю отчетную дату;
- расшифровки «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»;
- расшифровка просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;
В случае если последняя отчетная дата предусматривает предоставление годовой отчетности дополнительно:
- форма №3 отчет об изменении капитала;
- форма №4 отчет о движении денежных средств;
- форма №5 приложение к бухгалтерскому балансу;
- пояснительная записка к годовому отчету;
Дополнительно предоставляются сведения:
- данные о дебиторской (в том числе просроченной) и кредиторской задолженности;
- бизнес-план либо стратегия развития (при наличии);
- справка налогового органа об открытых расчетных счетах в кредитных организациях;
- справки из кредитных организаций о движении средств по расчетным счетам с указанием:
- оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев;
- о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных документов с указанием суммы неплатежей, приостановлений и арестов;
- о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату (при необходимости предоставить копии кредитных и договоров обеспечения);
- кредитная история (при наличии);
- справки из налоговых органов об отсутствии (наличии) задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
- справка о наличии (отсутствии) исковых требований со стороны налоговых и других контролирующих органов;
- сведения о наличии (отсутствии) просроченной задолженности по заработной плате.
- справка о наличии (отсутствии) скрытых потерь (неликвидных запасов готовой продукции и/или требований, безнадежных ко взысканию);
* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.
Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям использующим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности:
Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика-копии:
- уведомление о возможности применения упрощенной системы налогообложения;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
- выписка из ЕГРЮЛ, либо Выписка из ЕГРИП;
Финансовые документы
В случае если последняя отчетная дата предусматривает предоставление сдачи годовой отчетности:
- налоговую декларацию по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (за отчетный год), заверенные налоговым органом с указанием даты предоставления. В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС, на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.
Дополнительно предоставляются сведения:
- сведения о доходах и расходах, подтвержденные данными Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную системы (за последние 2 квартала), либо налоговая декларация за отчетный период;
- справки из налоговых органов об отсутствии (наличии) задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
- справка налогового органа об открытых счетах в кредитных организациях;
- данные о дебиторской (в том числе просроченной) и кредиторской задолженности;
- бизнес-план либо стратегия развития (при наличии);
- справки из кредитных организаций о движении средств по расчетным счетам с указанием:
- оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев;
- о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных документов с указанием суммы неплатежей, приостановлений и арестов;
- о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату (при необходимости предоставить копии кредитных и договоров обеспечения);
- кредитная история (при наличии);
- справка о наличии (отсутствии) исковых требований со стороны налоговых и других контролирующих органов;
- сведения о наличии (отсутствии) просроченной задолженности по заработной плате;
- справка о наличии (отсутствии) скрытых потерь (неликвидных запасов готовой продукции и/или требований, безнадежных ко взысканию);
* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.
Индивидуальным предпринимателям, использующим вмененную систему налогообложения, учета и отчетности при выдаче кредита:
Документы, подтверждающие правоспособность Заемщика
- уведомление о возможности применения вмененной системы налогообложения;
- копия свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
- выписка из ЕГРИП;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица (ИНН);
- копия паспорта (2-3 стр. и прописка).
Финансовые документы
- налоговые декларации (за последние 2 отчетных квартала), заверенные налоговым органом с указанием даты предоставления. В случае если бухгалтерская отчетность была отправлена в налоговые органы в электронном виде, заемщик предоставляет копию отчета о приеме, отправке и получении отчетности в ИФНС, на бумажных носителях. Отметка налогового органа в этих случаях не требуется.
- сведения о доходах от поступаемой в кассу ежемесячной выручки от осуществления оптово-розничной торговли;
Дополнительно предоставляются сведения:
- справка налогового органа об открытых счетах в кредитных организациях;
- оборотов по расчетным счетам за последние 3-6 месяцев (при наличии р/сч);
- о наличии (отсутствии) картотеки неоплаченных расчетных документов по всем открытым расчетным счетам на текущую дату;
- о наличии (отсутствии) ссудной задолженности на текущую дату;
- справки из налоговых органов об отсутствии задолженности перед бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами;
* в случае наличия у предприятия 3-х и более открытых р/счетов, достаточно предоставление в банк не менее 3-х справок из кредитных организаций.
В качестве обеспечения по кредитам рассматривается ликвидное имущество:
- недвижимость;
- транспортные средства;
- оборудование;
- товарно — материальные ценности;
Кредиты предоставляются клиентам имеющим расчетные счета в Банке, максимальная сумма кредита определяется в ходе определения финансового состояния клиента.
Срок кредитования до 2-х лет.
Зимой 2014—2015 годов мы провели тепловизионное обследование 300 многоквартирных жилых домов в Одессе. Дома разной этажности, года постройки, материала стен, компоновки и технического состояния.
Цель обследования — оценить общее энергетическое состояние зданий. Найти ошибки, скрытые дефекты и проблемные места, которые увеличивают тепловые потери зданий, влияют на стоимость газа и температуру в помещениях.
Далее я привожу типичные ошибки, которые повторяются чаще всего.
Справка:
Тепловизионное обследование — способ диагностики зданий. Тепловизор показывает, как на поверхности объекта распределена температура. Чем ярче цвет на картинке, тем выше температура. Это позволяет выявить участки, которые теряют больше тепла, дефекты и так далее.
Открытые парадные
Открытые двери в парадную — источник дополнительных теплопотерь. Также это провоцирует образование сквозняка, что увеличивает приток холодного воздуха в квартиры через щели входных дверей.
И даже если открытая дверь оказывает не самое серьезное влияние на суммарные потери тепла в здании, устранить эту проблему очень просто. Минимум — закрывать за собой двери, максимум — установить новые двери или доводчики.
Тепловые магистрали
Часть тепла теряется еще на этапе транспортировки из котельной в квартиру. В квартирах недостаточно теплые радиаторы? Вот три варианта ответа, почему это может быть:
а) Греем землю
На термограмме видна тепловая магистраль, проходящая в земле на уровне 0,5-1м. Вероятная причина — отсутствие или разрушение тепловой изоляции трубы.
б) Ввод трубы в здание
Недостаточная герметизация и/или толщина тепловой изоляции трубы на вводе в здание. При уличной температуре +3 ºС, труба нагревается до +19 ºС.
в) Повреждение изоляции
Поврежденную изоляцию труб видно обычным взглядом. Но увидев термограммы и цифры, можно понять серьезность этой проблемы.
- Уличная температура +3ºС.
- Температура на поверхности поврежденных участков: +31,8…+48ºС.
Для сравнения можно взглянуть на участки, где изоляция работает эффективно: температура поверхности трубы -0,8ºС. То есть, тепловых потерь практически нет и изоляция сохраняет тепло.
Открытые окна
Десятки открытых окон — это ежеминутно выброшенное впустую тепло. Особенно эта проблема проявляется при уличной температуре +10…+15 °С.
Пример: солнечный декабрьский день. На улице тепло. Потребность в тепловой мощность снизилась, а теплоцентраль работает как при 0°С. В квартирах становится жарко и приходится открывать окна. Также мы открываем окна для проветривания, а потом забываем закрыть. В обоих случаях — нерациональный расход тепла.
Решение — установка на дом индивидуального теплового пункта. Он считает потребляемое зданием тепло и снижает отбор тепла, в зависимости от роста температуры. Когда на улице тепло, потребность здания в тепле меньше. Когда температура падает, отопительная мощность увеличивается. В противном случае, мы сжигаем лишний газ.
Лоджии и балконы
Остекление лоджии и балкона уменьшает теплопотери здания. На термограммах эти участки явно выделяются на фоне остальных.
Радиаторы греют улицу
Радиаторы греют не только квартиру, но и улицу. Это видно на термограммах — яркие участки под окнами, это радиаторы, установленные внутри квартиры. Они прогревают стену настолько сильно, что часть тепла уходит на улицу.
Вот причины, почему это происходит:
- Радиаторы установлены в нишах. В нишах стена уже, а её сопротивление теплопередаче слабее.
- Изначально слабое термическое сопротивление стены.
- Радиаторы закрыты мебелью, тепло скапливается перед стеной и ищет выход через стену.
Радиаторы на балконе
Аналогичная ситуация. При этом радиатор установлен на балконе, который теряет больше тепла, чем комната. Нерациональный нагрев помещений.
Стыки, углы и пристройки
Углы стен — участки повышенных потерь тепла. Это обусловлено их теплофизическими свойствами: угол всегда теряет больше тепла, чем прямой участок стены. Однако каждая пристройка, это дополнительный мостик холода, не учтенный при проектировании.